SmartTender

Велика кількість постачальників не користується можливістю збільшення свого доходу за рахунок участі в публічних закупівлях лише через необхідність збирати певний пакет документів, що підтверджують їхню відповідність вимогам замовника. Як розібратися, що саме це має бути? Майданчик SmartTender.biz вирішив полегшити це завдання для постачальників та підготував перелік основних документів, які знадобляться для участі у будь-якому державному тендері.

Чи існує універсальний перелік документів для участі в тендері

На жаль, скласти універсальний перелік документів для участі в будь-яких закупівлях товарів, послуг чи робіт неможливо, оскільки вимоги замовників залежать від виду предмета закупівлі. Наприклад, тендер на придбання газу, електроенергії чи фармацевтичної продукції передбачає наявність у постачальника відповідних ліцензій. А для того, щоб виграти тендер на проведення ремонтних робіт, необхідно грамотно скласти кошторис.

Попри це все одно існує стандартний список документів, які точно знадобляться вам для участі у будь-якому державному тендері.

Перелік стандартних документів для участі в закупівлі

До списку стандартних документів входять наступні:

1. Документи, що підтверджують вашу особу

Для підтвердження вашої особи необхідно надати наступні документи:

- копію паспорта (сторінки 1-6 та ті, на яких зазначено місце проживання);
- або копію іншого документа, передбаченого ст. 13 Закону «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України».

Зазвичай копію паспорта запитують у фізичних осіб-підприємців, але замовник може також запитати її у директора чи уповноваженої особи компанії.

2. Статут або інший установчий документ вашої компанії

Як правило державний замовник вимагатиме від вас надати один з наступних документів:

- оригінал або копію останньої зареєстрованої редакції статуту вашої компанії:
- або оригінал чи копію іншого установчого документа вашої компанії;
- або копію опису за підписом державного реєстратора, за допомогою коду якого є можливим перевірити останню редакцію такого установчого документа через офіційний веб-сайт (вимога встановлюється для учасника — юридичної особи).

Положення статуту, що подається учасником з організаційно-правовою формою господарювання: товариство з обмеженою відповідальністю та товариство з додатковою відповідальністю, повинні відповідати вимогам Закону України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю».

3. Документи, що підтверджують статус платника податків

Для підтвердження статусу платника податків вам знадобляться наступні документи:

1. Якщо ви — платник ПДВ:

- - копія довідки чи свідоцтва платника ПДВ;
  - копія витягу з реєстру платників ПДВ.

2. Якщо ви — платник єдиного податку:

- - копія довідки чи свідоцтва платника єдиного податку;
  - копія витягу з реєстру платників єдиного податку.

4. Підтвердження відсутності підстав для відмови в участі у процедурі закупівлі

Державний замовник обов’язково попросить вас підтвердити відсутність підстав для відхилення вашої тендерної пропозиції, визначених частинами 1 та 2 ст. 17 Закону «Про публічні закупівлі». Наразі вони доступні у вигляді електронних полів на сторінці подачі тендерної пропозиції. Це зокрема наступні підстави:

1. Вчинення злочинів, скоєних з корисливих мотивів.
2. Вчинення економічних злочинів (антиконкурентних дій).
3. Вчинення корупційних порушень.
4. Вчинення правопорушень, пов'язаних з використанням дитячої праці або будь-якими формами торгівлі людьми.
5. Заборгованість у сплаті податків і зборів (обов'язкових платежів).
6. Порушення справ про банкрутство.
7. Наявність інших обставин для відмови в участі у процедурі закупівлі.

Ви можете підтвердити відсутність перерахованих підстав для відмови в участі способом, який вкаже організатор в умовах тендерної документації:

1. Виключно шляхом проставлення відміток у відповідних чек-боксах на сторінці подачі пропозиції.

SmartTender

2. Шляхом проставлення відповідної позначки в чек-боксі, завантаження довідки про відсутність підстав для відхилення вашої тендерної пропозиції у довільній формі та/або заповнення текстового поля для підтвердження відсутності підстав для відхилення тендерної пропозиції:

SmartTender

5. Підтвердження відповідності технічним вимогам

Організатор самостійно прописує в умовах тендерної документації перелік документів, які необхідно завантажити для підтвердження технічної відповідності постачальника. Це можуть бути наступні документи:

- довідки в довільній формі;
- ліцензії;
- сертифікати.

У складі вашої пропозиції завжди має бути копія Додатку до тендерної документації, яку пропонує замовник, підписана вами як згода на те, що ваша пропозиція відповідає вимогам. Попередньо вам варто уважно вичитати документ «Технічні вимоги», аби виправити деякі словосполучення. Наприклад, якщо замовник вказав, що той чи інший параметр «повинен відповідати» будь-чому, то ви обов’язково маєте замінити цей вираз на «відповідає». Також не зайвим буде додати лист-згоду з технічними умовами.

6. Підтвердження досвіду виконання аналогічного договору

Організатор може запитати у вас копію одного аналогічного договору за останній рік або кілька років, з усіма додатками, зазначеними в договорі, та з усіма актами прийому-передачі товару.

Замовник самостійно прописує в умовах тендерної документації перелік документів, які необхідно завантажити для підтвердження відповідності кваліфікаційним критеріям.

7. Документи, що підтверджують повноваження для підпису документів тендерної пропозиції

Таким документом може бути протокол засновників та/або наказ про призначення, довіреність (у разі підписання іншою уповноваженою особою учасника) чи інший документ, що підтверджує повноваження представника учасника на підписання документів:

- для посадових (службових) осіб учасника, які уповноважені підписувати документи пропозиції та вчиняти інші юридично значущі дії від імені учасника на підставі положень установчих документів — розпорядчий документ про призначення (обрання) на посаду відповідної особи (наказ про призначення та/або протокол зборів засновників, тощо);
- для осіб, що уповноважені представляти інтереси учасника під час проведення процедури закупівлі, та які не входять до кола осіб, які представляють інтереси учасника без довіреності — довіреність, оформлена у відповідності до вимог чинного законодавства, із зазначенням повноважень повіреного, разом з документами, що підтверджують повноваження посадової (службової) особи учасника, що підписала від імені учасника вказану довіреність.

8. Тендерна чи цінова пропозиція

Даний документ оформлюється відповідно до шаблону, який організатор прикріпив до тендерної документації.

Як зрозуміти, які документи потрібні для участі в закупівлі

Для того, щоб зрозуміти, які документи необхідні для участі в тому чи іншому тендері, читайте умови тендерної документації — організатор зобов'язаний складати їх згідно з нормами Закону «Про публічні закупівлі». Замовник не має права вимагати документи, що протирічать цим нормам.

Якщо вам потрібна додаткова допомога у процесі підготовки документів для участі в тендері, звертайтеся до вашого особистого менеджера на SmartTender.biz або замовляйте безкоштовну консультацію чи повний персональний супровід від юристів майданчика.

Беріть участь у публічних закупівлях та перемагайте разом зі SmartTender!