Signy

Сервис электронного документооборота Signy является одним из продуктов компании SmartTender. С его помощью пользователи могут обмениваться е-документами сразу в среде площадки. Недавно Signy стал одним из провайдеров электронных товарно-транспортных накладных (е-ТТН), которые уже с лета будут обязательными в Украине. Мы пообщались с Юлией Тарасенко — руководителем проекта Signy — и узнали, в чем преимущества использования именно е-ТТН, как компаниям подготовиться к их применению, и чем сервис Signy может быть полезен бизнесу.

1. Расскажите, пожалуйста, что такое Signy и какие задачи он помогает решать компаниям?

Signy — это облачное решение для онлайн-обмена юридически значимыми документами, которое позволяет за считанные минуты получить полностью легитимный документ, подписанный электронными подписями всех контрагентов. Данный сервис не требует установки дополнительного программного обеспечения и доступен с любого устройства, подключенного к сети Интернет.

С помощью Signy можно полностью диджитализировать процесс документообмена в компании или на предприятии. Пользователь имеет возможность как воспользоваться готовыми шаблонами для создания документов, так и добавить свои уникальные формы. Также можно настраивать персональные бизнес-процессы согласования и подписания документов (как параллельные — когда контрагенты выполняют действия одновременно, так и последовательные — когда контрагенты осуществляют действия друг за другом) и с легкостью отслеживать весь жизненный цикл документа.

2. Чем Signy может быть полезен участникам и организаторам государственных и коммерческих закупок и аукционов?

Расскажу отдельно о каждом направлении деятельности на площадке:

Поставщики имеют возможность удобно и быстро готовить документы для тендерного предложения к закупке: загружать уже подписанные электронные документы из внутренней системы электронного документооборота (далее — ЭДО), согласовывать и подписывать файлы в несколько кликов, придавая им юридическую значимость. Также с помощью Signy можно быстро подписывать акты от ООО «Смарттендер».

Организаторы и участники аукционов Prozorro.Продажи постоянно используют наш сервис для подписания договоров и протоколов между организатором и победителем торгов, а также актов от ООО «Смарттендер».

Заказчики коммерческих закупок имеют возможность после определения победителя тендера запустить процесс формирования и подписания договора сразу из кабинета Smart Procurement — документ будет автоматически отправлен через бесшовно интегрированный сервис Signy на поставщика. Также, перейдя в кабинет Signy, можно быстро обменяться с участником тендера сопроводительной документацией. Это значительно экономит время и средства по сравнению с отправкой аналогичных документов почтовым оператором.

3. Как военное положение сказалось на работе вашего сервиса и активности клиентов?

Как и для всего украинского бизнеса, начало широкомасштабного военного вторжения повлияло на судьбу сервиса Signy. В первые дни войны активность клиентов конечно уменьшилась, но впоследствии, благодаря тому, что наши технические специалисты, менеджеры и консультанты продолжали работать и оказывать поддержку нашим клиентам из разных уголков Украины, работу удалось стабилизировать.

Были такие случаи, когда пользователи звонили и просили помочь с подписанием, находясь на заводе своего предприятия непосредственно под обстрелами. И в такие моменты особенно остро ощущалась их потребность в квалифицированной, а главное — оперативной помощи наших специалистов. Мы старались как можно быстрее решать подобные кейсы и поддерживали наших клиентов.

В дальнейшем, несмотря на военное положение и обстановку в стране в целом, мы продолжали развивать сервис и добавлять новый функционал, а также привлекать новых крупных клиентов. Например, в течение последнего года к нам присоединились такие компании как ООО «Комфи Трейд» (Comfy), ООО «Групп Себ Украина» и другие.

Именно за время военного положения наша команда разработала два новых механизмы интеграции с такими системами ЭДО как Deals и Document.Online в комплексе с уже существующими коннекторами Вчасно и M.E.Doc. Это позволило нам стать единственным на рынке Украины агрегатором систем ЭДО. То есть, пользователи Signy могут бесшовно обмениваться документами с клиентами любого другого сервиса (подробнее об этом можно узнать из записи нашего доклада на онлайн-ивенте «Legal Talks: внедрение электронного документооборота в IT-компаниях»).

4. Расскажите подробнее о возможности Signy интегрироваться с другими сервисами ЭДО

Обычно компания, постоянно обменивающаяся е-документами с контрагентами, вынуждена пользоваться различными интерфейсами, выбор которых часто зависит не от ее желания, а от требований контрагентов.

Мы решили избавить своих пользователей от такой проблемы, поэтому на сегодня Signy является единственным сервисом на рынке Украины, который может обеспечить обмен документами между несколькими различными системами ЭДО. Наши специалисты разработали специальные модули интеграции, которые позволяют пользователям отправлять и получать документы вместе с юридически значимыми подписями от контрагентов, даже если те работают из других систем ЭДО. Дополнительно есть возможность обмениваться статусами, комментариями и отказами по документу. Подробнее об этом можно почитать здесь.

5. Signy является участником проекта внедрения е-ТТН в Украине. Почему переход на электронный формат таких документов является важным?

Основным преимуществом внедрения е-ТТН, по моему мнению, является значительная экономия затрат на подготовку и передачу пакета перевозочных документов, а также прозрачность системы перевозки.

Ранее для полноценного процесса перевозки готовился пакет документов, который включал в себя три копии товарно-транспортной накладной — это основной первичный документ, который содержит информацию о перевозке груза, объемы такой перевозки и ответственных за его осуществление лиц (для каждого участника перевозки отдельно), — а также сопроводительную документацию. Такой пакет документов перевозчик должен был возить с собой, а после выполнения доставки и подписания со стороны грузополучателя документацию нужно было передать обратно грузоотправителю. Нередко бывали случаи, когда эта документация терялась в процессе перевозки. Или же процесс получения полного подписанного пакета документов после выполнения перевозки занимал немало времени, что, в свою очередь, могло задерживать взаиморасчеты между сторонами.

Если же применяется система электронных ТТН, пользователи получают:

1. Одновременный доступ к документам для отправителя, получателя и перевозчика товара.
2. Единую базу документов, в которой всегда хранится самая актуальная информация.
3. Оперативное отслеживание и анализ нагрузки на дороги.
4. Быстрые взаиморасчеты для бизнеса.
5. Интеграцию с е-CMR (международные е-ТТН) в будущем.
6. Распределение ответственности за перегрузку транспортного средства (в случае с бумажной ТТН, она была только на перевозчике).

Одновременно это дает возможность избегать коррупционных рисков из-за перегрузки транспортного средства и рисков налоговых преступлений и неправомерной налоговой «оптимизации».

Попробовать е-ТТН

6. Кто из ваших клиентов уже начал пользоваться е-ТТН и для каких задач?

Сервис Signy (ранее SmartSign) с самого начала участвовал в пилотном проекте е-ТТН. Именно с использованием ЭДО Signy была создана e-ТТН, которая стала первой, зарегистрированной в промышленной ЦБД (Центральной базе данных).

На данный момент к подготовительным работам по внедрению е-ТТН и адаптации сценариев перевозки в соответствии с нормативными требованиями уже присоединились несколько наших клиентов. Среди них ООО «ПСГ КОВАЛЬСКАЯ», ООО «КОНТИНЕНТАЛ ФАРМЕРЗ ГРУП» (они используют е-ТТН для оформления внутригрупповых перевозок), ООО «ФАРМВЕЙ ТРЕЙДИНГ». Эти компании уже готовятся к тестированию функционала е-ТТН и с нашей помощью обрабатывают и адаптируют свои сценарии перевозки.

7. Летом 2023 года е-ТТН станут обязательными в Украине. Как бизнесу подготовиться к их внедрению?

Во-первых, советую начинать подготовку уже в ближайшее время, чтобы переход на электронные ТТН состоялся постепенно и максимально комфортно. Это обезопасит компанию от возможных штрафов и недоразумений, когда е-ТТН станут обязательными.

Далее поделюсь чек-листом того, что нужно сделать:

1. Выбрать провайдера, который предоставит вам технические средства для создания, подписания и регистрации е-ТТН в ЦБД. Это может быть Signy или другой выбранный вами сервис ЭДО, аккредитованный для такой деятельности.
2. Заказать квалифицированные электронные подписи для всех сотрудников, которые будут задействованы в процессах перевозки грузов. По правилам хотя бы одна КЭП должна быть у каждого участника грузоперевозки: отправителя, перевозчика и получателя.
3. Провести инструктаж для сотрудников по использованию сервиса ЭДО, заполнению е-ТТН и наложению КЭП.
4. Обеспечить водителей смартфонами или планшетами с доступом в Интернет для работы с е-ТТН.

Дополнительно грузоотправителю и грузополучателю стоит рассмотреть возможность обустройства рабочего места с компьютером или другим гаджетом с доступом в Интернет, которое смогут использовать водители-перевозчики в случае возникновения у них сложностей при подписании е-ТТН на собственных устройствах.

8. Как происходит перевозка грузов с е-ТТН?

Процедура грузоперевозки с е-ТТН довольно проста:

1. После загрузки груза отправитель, пользуясь сайтом провайдера, формирует е-ТТН, подписывает ее КЭП и прикрепляет сопроводительные документы. Далее е-ТТН автоматически вносится в ЦБД (реестр ТТН Министерства развития общин и территорий Украины) и становится доступной для всех участников процесса перевозки.
2. Перевозчик получает доступ к зарегистрированной е-ТТН, проверяет груз и, если все хорошо, накладывает КЭП на накладную. Статус е-ТТН в ЦБД автоматически меняется на «Груз направляется к получателю».
3. Получатель, после проверки доставленного груза, накладывает на е-ТТН свою КЭП и отправляет ее перевозчику и отправителю для формирования акта выполненных работ, а также заказчику товара для оплаты за услуги перевозки. Статус е-ТТН в ЦБД снова меняется.

Signy

9. Нужно ли возить с собой бумажную копию ТТН?

Пока что инспекторы Укртрансбезопасности не имеют технической возможности проверить электронные документы, поэтому, даже если перевозчик использует е-ТТН, ему понадобится иметь при себе бумажную копию накладной.

Но, поскольку с лета е-ТТН должны стать обязательными, в ближайшие месяцы данный вопрос планируют решить, и бумажные копии больше не понадобятся. Представители Укртрансбезопасности будут проводить проверки через специально разработанный Кабинет инспектора.

10. Что делать, если грузоотправитель, перевозчик и получатель пользуются разными сервисами ЭДО?

Одной из главных задач внедрения системы е-ТТН было обеспечение так называемой интероперабельности. То есть механизма, при котором каждый участник перевозки сможет видеть е-ТТН и акты с актуальными данными и статусами по ним, независимо от того, услугами какого именно провайдера он пользуется.

Здесь нужно объяснить, что е-ТТН только регистрируются в ЦБД, но не хранятся. То есть, центральная база содержит только метаданные, необходимые государственным органам для контроля (например, информацию об участниках перевозки, транспортном средстве и т.д.).

Сами же накладные передаются между провайдерами, и, благодаря интероперабельности, это происходит напрямую, незаметно для пользователей и независимо от того, какими именно сервисами ЭДО они пользуются.

Как начать пользоваться е-ТТН через сервис Signy

Сейчас проходит тестирование системы е-ТТН, в котором могут принять участие все желающие. Если вы хотите заранее подготовиться к переходу на электронные накладные, заполните форму на этой странице. Менеджеры Signy свяжутся с вами и предоставят полную информацию о дальнейших действиях.