Сервис «Мои документы»

Каждый поставщик, который подает предложение в публичной закупке, должен предоставить организатору пакет документов, указанных в условиях тендерной документации.

 

Сервис «Мои документы» — это облачное хранилище площадки SmartTender, которое позволяет загружать и хранить необходимые документы, структурировать их (создавать папки) и защищать нанесением водяного знака. Это очень удобно, поскольку предоставляет поставщику следующие возможности:

• • избавляет от необходимости загружать одни и те же документы в систему при подаче каждого тендерного предложения;

  • позволяет заранее загрузить документы в систему, а тендерное предложение подать позже. Например, если поставщик планирует подать предложение в конкретный день, но знает, что не будет иметь доступа к рабочему компьютеру.

 

Как загрузить документы в облачное хранилище

Для того, чтобы начать пользоваться сервисом «Мои документы», используйте нашу простую инструкцию:

 

Шаг №1 — авторизация на площадке SmartTender

Для того, чтобы загрузить необходимые документы в облачное хранилище «Мои документы», войдите в свой аккаунт на площадке SmartTender.

 

Введите данные в форму и нажмите кнопку «Войти» (рис. 1).

 

Рис. 1

 

Обращаем ваше внимание на то, что использовать сервис «Мои документы» могут только зарегистрированные на площадке SmartTender пользователи. Если у вас нет учетной записи, ее можно создать, руководствуясь нашей простой инструкцией по регистрации.

 

Шаг №2 — переход на страницу сервиса

В личном кабинете в разделе «Дополнительные сервисы» выберите пункт «Мои документы» (рис. 2).

 

Рис. 2

 

Перед вами откроется страница для загрузки документов (рис. 3).

 

Рис. 3

 

Шаг №3 — загрузка документов в облачное хранилище

Нажмите кнопку «Загрузить файл», чтобы открыть окно для загрузки документов (рис. 4).

 

Рис. 4

 

Нажмите кнопку «Выбрать файлы» (рис. 5).

 

Рис. 5

 

Загрузите выбранные документы со своего компьютера.

 

Важно! Файлы, которые вы хотите загрузить, должны быть размером не более 49 Мб.

 

Если вы не уверены, что выбрали правильные документы, хотите проверить их, но не хотите закрывать форму загрузки, вы можете заново скачать их на свой компьютер для ознакомления. Для этого наведите курсор на название необходимого документа, дождитесь, пока появится кнопка «Загрузить» и нажмите на нее (рис. 6). Документ сразу загрузится на ваш компьютер.

 

Рис. 6

 

Для того, чтобы удалить лишний документ из списка, нажмите кнопку удаления (рис. 7).

 

Рис. 7

 

Нажмите кнопку «Ок», чтобы загрузить документы в систему. Если все хорошо, система выдаст вам текстовое оповещения «Файлы успешно загружены» (рис. 8).

 

Рис. 8

 

Важно! Система не позволит вам загрузить в хранилище файл, название и тип которого совпадают с уже загруженным документом, а также файл размером более 49 Мб.

 

Для того, чтобы удостовериться, что в хранилище находятся нужные вам документы, проверяйте их дату создания (рис. 9). Датой создания считается момент, когда вы загрузили файл в «Мои документы».

 

Рис. 9

 

Доступные действия с документами в облачном хранилище

Со всеми загруженными в хранилище документами и созданными папками, вы можете осуществлять определенный набор действий. Для этого нажмите кнопку с тремя точками напротив названия соответствующего документа или папки (рис. 10).

 

Рис. 10

 

В выпадающем меню выберите необходимую команду для осуществления следующих действий:

1. 1. Переименовать — выберите команду «Переименовать» и впишите новое название. При редактировании важно случайно не изменить/не удалить расширение файла (в названии документа), иначе его будет невозможно открыть.

   2. Переместить документ в другую папку — выберите команду «Переместить» и выберите папку, в которую хотите переместить документ (рис. 11). 

 

Рис. 11

 

     3. Удалить документ — выберите команду «Удалить».

 

     4. Защитить документ водяным знаком (функция работает только для PDF-файлов) — выберите команду «Нанести водяной знак». После этого напротив названия документа появится отметка о наличии водяного знака (рис. 12), а на самом документе — соответствующая надпись (рис. 13). Удалить водяной знак из документа невозможно.

 

Рис. 12

 

Рис. 13

 

     5. Установить автоматическое добавление документов в тендер (при условии, что вы уже подали предложение по этому тендеру) — выберите команду «Свойства», поставьте галочку напротив автодобавления и нажмите кнопку «Ок» (рис. 14). Возможность доступна пользователям коммерческого направления.

 

Рис. 14

 

     6. Установить срок действия — дату, после которой система автоматически удалит документ из хранилища. Для этого выберите команду «Изменить срок действия до» и впишите необходимую дату или выберите ее в выпадающем календаре (рис. 15).

 

Рис. 15

 

За 1 день до окончания срока действия документа система пришлет вам уведомление об этом (рис. 16).

 

Рис. 16

 

Документы с истекшим сроком действия выделяются красным цветом (рис. 17). Добавить в тендер документы с просроченным сроком действия невозможно.

 

Рис. 17

Если вы хотите удалить или переместить сразу несколько папок или документов, поставьте галочки возле их названий (или около надписи «Имя», если хотите выделить все документы в папке) и нажмите соответствующую кнопку «Удалить» или «Переместить» (рис. 18).

 

Рис. 18

 

Для того, чтобы загрузить документ из хранилища «Мои документы» на свой компьютер, нажмите на его название (рис. 19).

 

Рис. 19

 

Создание папок и настройка доступов

Если вы часто используете сервис «Мои документы» или одновременно участвуете в нескольких закупках, рекомендуем создавать отдельные папки и сортировать документы между ними.

 

Для того, чтобы создать новую папку, нажмите кнопку «Создать папку», введите название и нажмите клавишу Enter на клавиатуре (рис. 20).

 

Рис. 20

 

Нажав отметку с тремя точками, можно настроить «Доступ» к каждой папке (рис. 21).

Рис. 21

 

Доступные уровни доступа для папок (рис. 22):

• • просмотр — исключительно ознакомление/загрузка документов;
  • редактирование — доступ ко всем функциям для работы с документами.

Рис. 22

 

Доступ устанавливается в соответствии со структурой предприятия (рис. 23).

Рис. 23

 

Основные правила доступа к папкам/документам

Доступ можно установить на любом уровне вложения (рис. 24).

 

Рис. 24

 

При этом после предоставления доступа пользователю, на его экране папка будет отображена на верхнем уровне вложения (рис. 25).

 

Рис. 25

 

В случае установления различных прав на верхний и второй уровень права будут разделены. Например, если вы создаете для папки «Prequalification» право доступа «Просмотр», а для папки «Prequalification 1.1» — «Редактирование», пользователь сможет редактировать только папку «Prequalification 1.1», а все остальные вложения папки «Prequalification» будут доступны только для просмотра, даже если для них не настраивались права доступа (рис. 26).

 

То есть, чтобы обеспечить корректную работу пользователя с документами, нужно начинать настройку со вложенных папок и только затем переходить на верхний уровень.

 

Рис. 26

 

Для документов, находящихся на самом верхнем уровне вложения в «Мои документы», невозможно предоставить доступ — свойства доступа настраиваются исключительно для папок и вложенных в них документов (рис. 27).

 

Рис. 27

 

Как пользоваться разделом «Мои документы» при подаче тендерного предложения

Одним из этапов подачи тендерного предложения по выбранной закупке является добавление указанных в условиях тендера документов.

 

Для того, чтобы прикрепить к своему предложению файлы из хранилища «Мои документы», на странице подачи тендерного предложения нажмите кнопку «Выбрать из моих документов» (рис. 28).

 

Рис. 28

 

Поставьте галочки напротив названий необходимых документов (или напротив надписи «Мои документы», если хотите прикрепить сразу все файлы из хранилища) и нажмите кнопку «Прикрепить» (рис. 29). Выбор папки автоматически выбирает все вложенные в нее файлы. Документы моментально загрузятся в ваше тендерное предложение.

 

Рис. 29

 

Вы можете убедиться, что добавили правильные файлы, загрузив их на свой компьютер — для этого наведите курсор мыши на название документа, дождитесь появления кнопки «Загрузить» и нажмите ее. Также вы можете удалить ненужные файлы путем нажатия соответствующей кнопки удаления напротив названия документа (рис. 30).

 

Рис. 30

 

Находите интересные тендеры, подавайте заявки на участие и побеждайте в госзакупках вместе со SmartTender!