Агреговані закупівлі в Prozorro: повний гайд для замовників

 

Коли замовники об’єднуються — виграють усі. Мова йде про закриття схожих потреб шляхом їх зведення у єдиний тендер. Саме так працюють агреговані закупівлі — модель, що дозволяє державним установам купувати ефективніше, а постачальникам — отримувати масштабні контракти. Особливої актуальності процедура набуває в умовах обмеженого бюджету.  

 

Тож, що таке агреговані закупівлі, як вони відбуваються у системі Prozorro на SmartTender і що потрібно зробити замовнику, аби до них долучитися — розповімо далі.

Більше = вигідніше: що таке агреговані закупівлі

Уявіть, що кілька установ хочуть купити однаковий товар — скажімо, електроенергію або канцелярське приладдя. Якщо кожен замовник буде проводити закупівлю окремо, це вимагатиме багато часу та зусиль. Але що буде, якщо їх запити об’єднати в один тендер? Саме для таких випадків існує агрегація закупівель у Prozorro.

 

 

Як це працює:

1. 1. Об’єднання потреб. Різні держустанови формують свої запити та передають їх у Централізовану закупівельну організацію.
   2. Один великий тендер. ЦЗО проводить закупівлю на загальну суму, що дозволяє отримати кращі умови від постачальників.
   3. Окремі договори. Кожен замовник укладає свій договір із переможцем торгів.

 

Такий механізм дозволяє економити кошти, зменшувати бюрократію та отримувати якісні товари й послуги без зайвих витрат часу.

Ключові переваги для замовників

Чому агреговані закупівлі стають дедалі популярнішими? Вони не лише спрощують роботу держустанов, а й дають реальну вигоду.

І ще одна гарна новина: агрегація закупівель підходить абсолютно для різних видів товарів та послуг. Це можуть бути як продукти харчування, медикаменти чи пальне, що мають постійний попит, так і менш затребувані позиції, наприклад, канцелярські товари або ІТ-послуги.

 

Як приєднатися до агрегованої закупівлі?

Хочете долучитися до агрегованих закупівель, але не знаєте, з чого почати? Це простіше, ніж здається. Різні замовники (державні установи, органи місцевого самоврядування тощо) формують свої потреби в закупівлі товарів, робіт чи послуг, створюючи річний план. На цьому етапі кожен може визначити, чи доцільно проводити закупівлю через ЦЗО. 

 

Якщо замовник прийняв рішення передати закупівлю до ЦЗО, то при створенні плану в Prozorro в графі «Тип процедури закупівлі» необхідно зазначити «Закупівля через Централізовану закупівельну організацію», а в річному плані вказати як «Закупівельника» ЦЗО.

 

Для зручності ми детально прописали кроки, які потрібно зробити на майданчику SmartTender:

1. Увійдіть в персональний обліковий запис на сайті, натиснувши кнопку «Вхід» та перейдіть в розділ «План закупівель» (мал. 1).

 

Мал. 1

2. Натисніть кнопку  «Додати план закупівель» (мал. 2).

 

Мал. 2

3. Заповніть електронні поля в системі (мал. 3):

 

Мал. 3

 

• • У полі «Тип процедури закупівлі» оберіть зі списку «Закупівля через Централізовану закупівельну організацію» (натисніть мишею у полі для того, щоб відкрився перелік для вибору).
  • В графі «Орієнтовний початок процедури закупівлі» вкажіть планову дату публікації закупівлі.
  • У розділі «Закупівельник» оберіть закупівельну організацію, наприклад «ДП Українські спеціальні системи».
  • Заповніть інші поля: «Очікувана вартість», «Джерело фінансування», «код КЕКВ». В плані обов'язково повинні бути заповнені поля номенклатур.

 

Після публікації плану ЦЗО отримує повідомлення та починає роботу над вашим запитом. А ви, як замовник, можете розслабитись, довіривши закупівлю професіоналам і зекономивши власні ресурси.

 

Дії ЦЗО: що відбувається далі?

Центральна закупівельна організація отримує повідомлення про те, що її вказали в річному плані замовника. Схематично процес агрегованої закупівлі виглядає так (мал. 4): 

 

Мал. 4

 

Далі співпраця відбувається наступним чином:

• • ЦЗО вивчає заявку/формує документ (файл) з даними про планову закупівлю (за потреби);
  • ЦЗО взаємодіє із замовником через електронну систему закупівель, консультуючись з ним щодо:  
    • характеристик предмета закупівлі, кількості;  
    • місця та строків постачання товарів/послуг;  
    • інших істотних умов договору про закупівлю.  
  • замовник, своєю чергою, може комунікувати з ЦЗО та прикріплювати файли у відповідь чи вносити зміни.

 

Наступні кроки нічим не відрізняються від проведення звичайних тендерів. Будь-який постачальник, готовий працювати одночасно з кількома замовниками та надавати товар в заявленій кількості та в описані строки, може подати пропозицію.  

 

За результатами проведеної процедури кожен замовник укладає договір з переможцем, а ЦЗО розміщує цей договір в електронній системі.

 

Розгляд скарг учасників, ухвалення рішень про їх розгляд, надання роз’яснень щодо тендерної документації та виправлення порушень у процесі закупівлі — все це лягає на плечі ЦЗО. Для цього вони призначають уповноважених осіб відповідно до чинного законодавства. Також закупівельна організація може приймати рішення про скасування торгів або визнання їх такими, що не відбулися, відповідно до вимог Закону. 

Отже, отримавши запити від різних замовників та проаналізувавши ці потреби за кодом ДК, ЦЗО можуть застосувати механізм агрегованих закупівель. Проведення торгів відбувається в електронній системі Prozorro за чинними правилами для «Відкритих торгів з особливостями».

 

А щоб детально ознайомитись з усіма деталями процедури й нагадати собі основні правила, рекомендуємо перечитати Постанову № 1178.

 

Як знайти агреговані закупівлі на SmartTender?

Якщо хочете взяти участь у таких закупівлях — знайти їх можна за кілька кліків. Вони не мають окремого фільтра, тому скористайтесь цією підказкою: введіть код ЄДРПОУ відповідної ЦЗО у пошук на майданчику SmartTender (мал. 5).

 

Мал. 5

 

Або скористайтесь додатковою інформацією, яку підготували для вас наші спеціалісти: в особистому кабінеті замовника на майданчику зайдіть в розділ «Інструкції по роботі» та завантажте інструкцію: «Закупівля через Централізовану закупівельну організацію», в якій покроково описано та наочно показано процес делегування закупівлі й порядок комунікації з ЦЗО через наш електронний майданчик (мал. 6). 

 

Мал. 6

 

---

 

Агреговані закупівлі мають той самий законодавчий механізм, що й інші тендери, вони тривають не довше за звичайні відкриті торги з особливостями, але дають значно більше переваг. Завдяки ним:

• • замовники отримують кращі ціни, знижують адміністративне навантаження та спрощують процес придбання товарів або послуг;
  • постачальники отримують масштабні замовлення та можливість розвивати власний бізнес. 

 

А майданчик SmartTender допоможе вам оптимізувати цю процедуру та уникнути будь-яких труднощів. За додатковою інформацією звертайтесь до служби підтримки за номером: 0 800 75 10 10.