Запрос предложений – это прямая дорога к определению потенциального поставщика или исполнителя. Он осуществляется путем информирования неограниченного круга лиц о необходимости совершения закупки или реализации работ посредством размещения соответствующего уведомления в торговой информационной системе. С конкурентной точки зрения этот способ является наиболее адекватным и объективным, так как обеспечивает четкую и прозрачную процедуру отбора участников и определения победителя.
Повышение уровня конкуренции в вашей закупочной деятельности определенно влияет на эффективность ваших закупок. Если необходимый вам продукт может быть предоставлен большим количеством поставщиков, то вам необходимо составлять запрос предложений так, чтобы извлечь максимум выгоды и избежать переизбытка заявок, половина которых совершенно не соответствует вашим требованиям.
Помимо уточнения условий, запрос предложений играет важную роль в привлечении новых поставщиков. Он также может помочь упростить процесс принятия решений путем формирования шкалы главных закупочных приоритетов.

Запрос предложений. Знакомство

Для начала нужно просто уяснить суть запроса предложений – это уведомление о ваших требованиях. Изучив запрос, поставщики видят, чего хочет ваша организация.
Практика работы площадки SmartTender свидетельствует о том, что, если речь не идет о новом проекте, запрос должен быть максимально конкретным. Вопросы по возможности должны быть структурированы так, чтобы поставщики давали дискретные, а не качественные ответы. Это значит больше единиц измерения и меньше абстрактных характеристик, которые, к тому же, могут восприниматься субъективно, как, скажем, цвета или текстуры. Дискретный подход значительно упростит и ускорит сравнение предложений.

Процесс подготовки вашего запроса

Интересное замечание: иногда организатор формулирует очень четкий и конкретный запрос, однако при этом демонстрирует катастрофическую неосведомленность о текущем состоянии рынка. Рынок динамичен, продукция меняется, приходят и уходят тренды. Владея этой информацией, заказчик получает гораздо большие шансы привлечь лучших поставщиков.
Чем лучше составлен запрос на предложение, тем более подходящие заявки получите и тем больше времени выиграете. Работая над запросом, поставьте себе такие вопросы:

Для чего нужен этот продукт?
Какие функции он должен выполнять?
Какие главные характеристики продукта связаны с этими функциями?
Какова приоритетность этих характеристик?
Каков ожидаемый эффект от закупки?

После того, как вы ответили на каждый из этих вопросов, вам будет гораздо проще сформулировать уже четкие и конкретные запросы, отражающие ваши ожидания.

Какой вопрос, такой и ответ

Избегайте неопределенности в вопросе формы подачи тендерного предложения. Здесь у поставщиков не должно возникнуть недопонимания, так как в противном случае все предложения будут предоставлены в абсолютно разных формах. Маловероятно, что это упростит вам отбор.
Вы должны четко понимать, что вы хотите от поставщика, и на основании этой информации запрашивать предложение. Конечно, каждый поставщик волен предоставлять информацию о своих преимуществах в форме, которую он считает наиболее презентабельной. Однако нужно обеспечить наличие не только дополнительных сведений, но и самых важных дискретных данных, о которых мы говорили выше.
Убедитесь в том, что потенциальные участники имеют возможность задать вопросы или уточнить свое понимание ваших требований.

Создание вашего запроса

В зависимости от ваших требований и интерпретации формулировки запроса он может содержать следующие разделы:

Ваш проект
Ваши требования
Ваша временная шкала
Ваш бюджет
Ваши критерии принятия решений
Предпочитаемый формат

Финишная прямая

После того, как все пункты запроса определены и изложены, перечитайте его еще раз и, как вариант, предоставьте на рассмотрение одному или нескольким членам команды. Вам важно знать, достаточно ли вы доступно изложили свои требования или можно было бы что-то переформулировать в более простой форме.