Клуб Сыра

Правильная стратегия проведения тендеров напрямую зависит от отрасли, в которой работает то или иное предприятие. Мы узнали, как построены закупочные процессы в компаниях «Клуб Сыра» и «КОМО», у Анатолия Чередниченко — директора по закупкам товаров, работ и услуг.

Расскажите, пожалуйста, что представляют собой компании «Клуб сыра» и «КОМО» сегодня?

Компании «КОМО» и «Клуб сыра» относятся к сырному бизнесу группы компаний «Континиум». Предприятия производят твердые и плавленые сыры, масло и сухую сыворотку. Завод компании «КОМО» находится в городе Дубно Ровенской области, а «Клуб сыра» — в Каневе Черкасской области.

Сегодня «КОМО» и «Клуб сыра» являются лидерами на рынке Украины в категории натурального сыра. «КОМО» также занимает лидирующие позиции на рынке плавленого сыра Украины. Продукция экспортируется в более чем 20 стран мира, среди которых США, Нидерланды, ОАЭ, Дания, Израиль, Пакистан, Иордания, Китай, Казахстан, Узбекистан, Армения, Азербайджан и Грузия. Оба предприятия имеют современное оборудование и производят высококачественную продукцию.

Клуб Сыра

Как сейчас в вашей компании проходит процесс закупок?

Мы проводим закупки по потребности, в соответствии с годовым планом. В наших правилах предусмотрено, что закупки должны проходить не реже одного раза в год: то есть раз в год мы обязательно просматриваем или договора, или поставщиков, или условия закупок, и вносим необходимые коррективы. Делаем это потому, что за год может измениться много факторов как на нашем производстве, так и на производстве поставщиков.

Клуб Сыра

Получая заявку от инициатора закупки, мы прорабатываем технический заказ, смотрим, составлена ли заявка согласно нашим нормам и правилам и соответствует ли она годовому плану. Затем мы размещаем объявление о закупке на электронной площадке. Далее принимаем предложения потенциальных поставщиков в течение указанного в условиях закупки времени, анализируем род деятельности участников и т.п.

После того как мы получаем отчеты с анализом поставщиков, тендерный комитет начинает рассматривать их предложения. К сожалению, бывают такие случаи, когда предложения с наименьшей ценой является невыгодным для дальнейшего сотрудничества. Например, компании ставят дешевую стоимость, тем самым демпингуя всех остальных, а на самом деле предлагают менее качественную продукцию. Во всем этом тендерный комитет должен уметь разобраться. Но в любом случае он принимает решение, каким будет результат торгов, не самостоятельно, а при участии заказчика: инициатор закупки обязательно изучает все документы, предоставленные поставщиком, и только потом принимается окончательное решение по выбору победителя и дальнейшему сотрудничеству с ним.

Мы стараемся объединять одинаковые закупки для «Клуба сыра» и «КОМО», когда есть такая возможность — это позволяет нам получать от поставщиков более привлекательные предложения. Очевидно, что когда мы покупаем определенный объем продукции только для одного производства — цена будет выше, чем когда закупаем продукцию сразу для двух производств. Во втором случае поставщики охотнее предлагают более низкую цену за больший объем закупки.

Возникали ли у вас какие-нибудь недоразумения с поставщиками?

Недавно в ходе сотрудничества у нас возникла одна некорректная ситуация. Поставщик после 10 дней работы по новому договору объявил нам об изменении цены, ничем это не обосновывая. Цена данного товара утверждена на законодательном уровне, и в нашем договоре прописано, что она может изменяться только в случае изменений законодательства. Но поставщик решил повысить цену по своему усмотрению.

Есть ли у вас планы в ближайшее время менять основных поставщиков?

В наших планах — просматривать только те договоры, у которых закончился срок действия, определенный нашими внутренними положениями о закупке. У нас есть важная причина не менять поставщиков — производство молочной продукции имеет узкий круг потребительских материалов, с которыми мы работаем. Соответственно, и наши основные поставщики уже имеют необходимые наработки для сотрудничества с нами.

Например, это может быть специальная пресс-форма для изготовления ящиков: у старого поставщика она уже есть, а у нового нам понадобится заказывать ее с нуля, что будет стоить дополнительных затрат. Поэтому мы всегда оцениваем, будет ли нам выгодно начать сотрудничество с новым поставщиком. Если он предложит цену, что перекроет дополнительные расходы, тогда мы можем рассмотреть его предложение.

Какие результаты вы получили, когда перешли на электронные торги?

Экономически мы получили существенный эффект от такого перехода. Но конечно, бывает так, что то или иное тендерное предложение имеет подводные камни. Как я уже говорил, не всегда выгодная цена товара предшествует плодотворному сотрудничеству. Иногда поставщики в предложении пишут одно, а на самом деле предлагают совсем другое. Например, мы хотим приобрести «колбасу», а поставщик предлагает нам вместо нее «мясной продукт».

По правилам закупки мы должны прописать, что именно хотим приобрести, но одновременно не имеем права указывать конкретного продавца. На этом фоне между заказчиком и поставщиками могут возникать недоразумения. Но умение выбирать правильную продукцию приходит с опытом.

Лично у меня большая практика работы с электронными торгами. Я работал с ними с самого начала их возникновения, еще будучи сотрудником другой крупной компании — тогда мы проводили очень много закупок. И поскольку компания была государственной, мы обязаны соблюдать все нормы Закона «О публичных закупках». Благодаря тому опыту сейчас я могу эффективно рассматривать коммерческие предложения и анализировать, что подходит инициатору закупки, а что — нет.

Подытоживая, я уверенно могу сказать, что электронные торги дают нам три главных преимущества:

- реальную экономию средств;
- широту выбора потенциальных поставщиков;
- возможность получить альтернативного поставщика в случае, если у основного на производстве происходят какие-то проблемы.

Клуб Сыра

Почему при выборе площадки вы остановились именно на SmartTender.biz, и какие доработки были реализованы специально для вашей компании?

При выборе электронной площадки мы опирались на ее удобство и функциональность. Выбрали именно SmartTender.biz, поскольку сегодня его инструментов достаточно для выполнения всех наших задач, связанных с закупочными процессами. В частности хочу отметить две его преимущества:

1. Возможность увидеть в одном открытом окне большое количество полезной информации об открытых процедуры закупки.
2. Сравнительная таблица предложенных коммерческих предложений — ее использование значительно упрощает работу тендерного комитета и сокращает время на анализ предложений участников.

В общем площадка SmartTender.biz очень удобная, и мы полностью удовлетворены нашим сотрудничеством.

Какими качествами, по-вашему, должен обладать современный закупщик для эффективной работы?

Для успешной работы закупщику важно уметь работать с поставщиками и выстраивать с ними корректную коммуникацию, а также анализировать предложения и сразу отклонять те, что не соответствуют условиям закупки.

Также важно уметь работать с государственным классификатором — именно по коду товара вас могут найти потенциальные поставщики, и для них это значение может стать решающим в вопросе подачи или неподачи предложения.

И конечно, нужно уметь координировать работу подчиненных — от этого зависит то, насколько эффективно будет работать ваша команда, отвечающая за осуществление закупок.