Success Story

Как успешно наладить закупки распорядителей бюджетных средств и превратить свой город в лидера рейтинга Transparency International Ukraine? Какая стратегия поможет организации заключить свое первое рамочное соглашение? Об этом и многом другом мы побеседовали с Юлией Дуденковой — главным специалистом отдела конкурентной обработки и анализа рынка тендерного управления Исполнительного комитета Мариупольского городского совета.

Как давно вы работаете в сфере закупок и почему решили выбрать именно эту специальность?

Свою профессиональную деятельность я начала с отдела коммерции и сбыта одного из промышленных предприятий города Мариуполя. В 2015 году возглавила отдел материально-технического снабжения на этом же предприятии.

Уже тогда у меня было понимание, что организация процесса закупок на коммерческом предприятии имеет значительные отличия от организации закупочного процесса в бюджетной сфере, хотя в основных принципах они похожи. Именно желание разобраться в этих различиях и добавить в свою профессиональную деятельность новый опыт привело меня в 2019 году к работе с закупками в бюджетной сфере. Так я стала главным специалистом отдела конкурентной обработки и анализа рынка тендерного управления Исполнительного комитета Мариупольского городского совета. Попала в круг людей, которые своей целью видят улучшение и вывод на качественно новый уровень организации закупочной деятельности коммунальных предприятий, организаций и других распорядителей бюджетных средств города Мариуполя.

С июля 2020 года, параллельно с основной работой, я начала исполнять обязанности уполномоченного лица на проведение закупок Исполнительного комитета Мариупольского городского совета.

Как вы применяете полученные от обучения в KSE знания на практике?

Во время обучения на курсе «Менеджер по закупкам» я получила много новых знаний по управлению бизнес-процессами, усвоила новые аналитические методы и инструменты закупщика. Эти знания я прежде всего использовала при разработке проекта категорийной стратегии и использую до сих пор в повседневной работе.

Из концепции проектного менеджмента для решения определенного проблемного вопроса использую на практике Диаграмму Ишикавы (рыбий скелет), которая позволяет наглядно определить причинно-следственные взаимосвязи между факторами и последствиями. После определения коренных причин легко определить инициативы для их решения и приоритизировать инициативы с помощью инструмента Матрицы приоритизации инициатив.

Из категорийного менеджмента я отметила для себя «7 шагов в закупках» с учетом особенностей закупок в бюджетной сфере:

1. Формирование профиля категории (объемы, цены, поставщики), выделение приоритетного фокуса в категории с помощью АВС-анализа и Куба расходов.
2. Определение потребности внутреннего заказчика. Главное — сформировать адекватную техническую спецификацию и проинформировать внутреннего заказчика о продолжительности закупки.
3. Анализ рынка, включая анализ текущей ситуации на рынке, составляющих ценообразования, составление списка поставщиков, определение силы спроса и предложения.
4. Определение стратегии закупки (существует 4 базовых стратегии) и методов в рамках категории.
5. Внедрение закупочной стратегии: коммуникация с поставщиками путем предтендерной обработки рынка, использование новых разрешенных законом инструментов рыночных консультаций, запрос ценовых предложений. Открытое проведение тендера через электронную систему закупок Prozorro.
6. Сотрудничество с выбранными поставщиками — договорная работа по результатам тендера.
7. Обеспечение устойчивого развития — постоянная оценка поставщиков на предмет своевременности и качества поставок, формирование базы недобросовестных поставщиков — инструмент действенный, поскольку, согласно действующему законодательству о публичных закупках, при наличии претензионной работы заказчик может отклонить предложение такого недобросовестного поставщика.

Урок об основах договорного права позволил мне в августе 2020 года принять участие в разработке Положения об организации договорной работы, которое сейчас действует в Мариуполе для распорядителей бюджетных средств и содержит типовые формы договоров, составленные в соответствии с ГКУ и ХКУ.

В общем приобретенные знания позволили начать мыслить гораздо шире, чем рядовой специалист по закупкам.

Как тендерное управления городского совета осуществляет анализ рынка?

Для организации более эффективного и прозрачного процесса закупок в Мариупольском городском совете было создано Тендерное управление с двумя отделами: отделом закупок и отделом конкурентной обработки и анализа рынка.

Тендерное управление рассматривает процесс закупок в городе как со стороны заказчиков, так и со стороны контролеров, чтобы своевременно реагировать на возможные проблемы, иметь возможность профессионально проанализировать их и дать советы по эффективному решению. Для этого постоянно мониторится и анализируется практика решений АМКУ и Госаудитслужбы Украины.

Тендерное управления также отвечает за следующее:

1. Контролирует выполнение квартальных планов закупок местных распорядителей бюджетных средств, мотивирует их планировать свои закупки. Ведь когда нет планов, заказчик физически не видит даты и цифры, и как результат — товар не закупается вовремя или тендер объявляется за месяц до необходимой поставки.
2. Согласовывает технические задания и тендерную документацию на ключевые позиции. У нас есть распоряжение городского главы с рекомендациями, как правильно анализировать рынок, чтобы сформировать качественное ТЗ (техническое задание). Наши заказчики обрабатывают предложения нескольких поставщиков и определяют типичные характеристики и требования, которые будут указаны в будущем ТЗ. Для удобства мы разработали примеры универсальных ТЗ для приобретения товаров, работ и услуг.
3. Рассматривает, регистрирует и анализирует все заключенные договора на соответствие рыночным ценам.

Мариуполь — лидер рейтинга прозрачности городов Украины 2020 года. Как вашей команде удалось достичь такого результата?

Такая высокая награда — это результат комплексной и слаженной работы всех структурных подразделений городского совета. Среди факторов, благодаря которым Мариуполь стал самым прозрачным городом в Украине, хочу отметить следующие:

1. Использование системного подхода во всех сферах, включая закупки. Благодаря этому каждая структура четко понимает ожидаемый результат и меры для его достижения.
2. Улучшение сервисов для людей. Примером качественных услуг стали три Центра предоставления административных услуг, один из них — самый крупный Мультицентр в Украине.
3. Внедрение современных инструментов прозрачности и электронной демократии, чтобы обеспечить конструктивный диалог с обществом. Было проведено диджитализацию всех сервисов: обновлен сайт городского совета, автоматизированы субсидии, создана система местных петиций, единая информационная система города, контакт-центр и электронный кабинет мариупольца. Использование системы Prozorro позволило сэкономить более 1 млрд грн бюджетных средств. Также с помощью инструментов прозрачности и электронной демократии мы привлекаем жителей в процесс развития города. Примерами являются Программа поддержки ОСМД, Общественный бюджет, Родительский фонд и другие.
4. Мотивационная составляющая — прозрачность открывает новые возможности для развития Мариуполя, а именно привлечение инвестиций в развитие города. Для Мариуполя лидирующие позиции в рейтинге, наличие стратегии развития, грамотное управление бюджетом, открытость и прозрачность работы стали важным аргументом в переговорах с международными партнерами.

Success Story

Открытость и прозрачность стали фундаментом изменений в Мариуполе. Первое место в рейтинге — это не результат, на котором мы останавливаемся, это толчок работать дальше на повышение прозрачности и развитие нашего города.

Как у вас внедрена категорийная стратегия?

Во время учебы в KSE я разрабатывала категорийную стратегию закупки материалов на примере своего подотчетного предприятия ККП «Мариупольавтодор» Мариупольского городского совета. Эта категория товаров является ключевой и сверхважной в деятельности предприятия. По результатам оценки поставщиков, анализа силы спроса и предложения была выбрана комбинация стратегий управления затратами и конкуренцией между поставщиками. Для реализации стратегии была создана команда под моим председательством. Мы объединили объемы закупки и усовершенствовали процесс проведения тендера. В результате предприятие первым в Украине провело закупку сыпучих путем заключения рамочного соглашения. Общая экономия по проведенным первыми отборам в марте 2021 года составила более 2 млн грн. Благодаря рамочным соглашениям и отборам продукция закупается по рыночным ценам, снижается показатель срыва тендеров.

Похожую категорийную стратегию планируем в будущем тиражировать на другие ключевые категории предприятия: плитку ФЭМ, бордюры и т.п.

Что касается использования категорийного подхода в закупках в исполнительном комитете, то из-за разноплановости закупок невозможно выделить приоритетные. Целесообразнее тиражировать категорийный подход на больших коммунальных предприятиях города. Так в течение последних двух лет были разработаны и внедрены стратегии в закупке горючего и электроэнергии. Это сложные закупки, ведь цены постоянно колеблются, волатильность рынка высокая. Поэтому, чтобы качественно и своевременно проводить такие закупки, нужно искать отдельные оптимальные решения.

Мы проанализировали предыдущие года и решили работать по рамочным соглашениям. Тщательно отработали механизм поставки — разложили стоимость электроэнергии на составляющие: стоимость транспортировки и распределение электроэнергии. Также мы полностью отошли от предоплаты — теперь у нас оплата с отсрочкой платежа по факту потребления электрической энергии ежемесячно. Ранее же электроэнергия продавалась только по предоплате.

Что касается горючего, то при анализе 2016-2017 годов мы обнаружили случаи, когда поставщики на торгах демпинговали, выигрывали торги, а затем дополнительными соглашениями даже перегоняли своих конкурентов по цене. Поэтому мы ввели механизм формульного ценообразования, который не позволял поставщикам демпинговать. Это эффективный механизм, но сейчас мы начали использовать рамочные соглашения с определенными наиболее выгодными периодами проведения отборов.

Также сегодня мы идем по пути централизации закупок в Мариуполе на базе главного распорядителя и отрабатываем возможность централизации определенных категорий закупок заказчиков города, что позволит шире использовать инструменты категорийного менеджмента на практике.

Ваши ТОП-5 личных советов для эффективной работы закупщика?

Для эффективной работы посоветую закупщикам следующее:

1. Постоянно учитесь и повышайте свой профессиональный уровень, поскольку мир изменчив и надо успевать за изменениями.
2. Будьте ответственными, понимайте важность своих действий и оценивайте их возможный результат (избегайте понятия «моя хата с краю, от меня ничего не зависит»).
3. Анализируйте и используйте опыт других — таким образом можно избежать многих ошибок и сэкономить время.
4. Не бойтесь высказывать и отстаивать собственное мнение, в том числе по внедрению чего-то нового, ведь ваши идеи и мысли могут иметь большую ценность.
5. Планируйте свое время, развивая умение правильно расставлять приоритеты.

Как стать профессиональным закупщиком

Если вы также хотите усовершенствовать организацию тендеров в вашей компании, научиться применять категорийный менеджмент и анализировать данные о проведенных закупках, предлагаем пройти курс «Закупочный менеджмент» от Центра совершенствования закупок KSE. Нажмите кнопку ниже, чтобы узнать подробности.

Подробнее о курсе

Предыдущую Success Story в рамках совместного спецпроекта SmartTender и KSE читайте здесь.

Узнавайте самое интересное о сфере закупок и побеждайте вместе со SmartTender!