Success Story

О том, на каких принципах строится эффективное взаимодействие закупщика с внутренним заказчиком, как оптимизировать это взаимодействие и какие результаты можно от этого получить — читайте в интервью Дмитрия Троценко, начальника департамента инвестиций, строительства и ремонта АО «УКРТРАНСГАЗ». Материал подготовлен в рамках совместного спецпроекта SmartTender и KSE о достижениях выпускников учебных программ для закупщиков Центра совершенствования закупок Киевской Школы Экономики.

Расскажите, пожалуйста, о вашем опыте в сфере закупок

Начинал я с обеспечения материально-техническими ресурсами производственного объекта, а затем участка, управления, филиала. Во время работы на разных должностях я на собственном опыте видел изменения процесса закупок, который все время трансформировался под влиянием изменений законодательства в стране. Имею собственный опыт работы с бизнес-процессами, как предприятий подрядной организации, непосредственных исполнителей услуг и работ, так и предприятия заказчика. Начиная с 2015 года был председателем комитета по конкурсным торгам УМГ «Харьковтрансгаз» ПАО «Укртрансгаз», а с 2016 по 2019 годы — председателем тендерного комитета УМГ «Харьковтрансгаз» ПАО «Укртрансгаз».

Как вы применяете полученные от обучения в KSE знания на практике?

Учебная программа охватывала стратегический, тактический и операционный уровни закупочной деятельности. Она позволила структурировать имеющиеся и полученные знания и дала понимание перехода от «процессных» закупок к стратегическим.

До сих пор мы продолжаем использовать основные принципы, о которых узнали во время учебы в Центре совершенствования закупок KSE и которые помогают налаживать эффективное взаимодействие с внутренним заказчиком. В оригинале эти принципы звучат так:

1. Определите, кто является внутренним заказчиком (клиентом) для данной категории.
2. Согласуйте с ним профиль категории и разбивку на подкатегории, обсудите открытые вопросы и «странные» расходы прошлых периодов.
3. Выясните потребности внутреннего клиента и его видение текущего закупочного процесса и взаимодействия с вами.
4. Озвучьте ваше видение закупочного процесса (для многих внутренних заказчиков могут быть сюрпризы).
5. Сформулируйте и озвучьте вызовы, выявленные в ходе анализа текущих практик, и обсудите потенциальные инициативы по их улучшению.
6. Установите постоянный диалог с внутренним заказчиком (например, устраивайте часовую встречу раз в неделю) и управляйте проактивно его ожиданиями. Например, можно сообщить, что для качественно проведенного процесса закупки с момента заявки до контракта проходит не менее 6-8 недель.

Success Story

Какими были этапы оптимизации взаимодействия с внутренними заказчиками вашей компании?

Универсальным методом оптимизации бизнес-процесса является исключение действий, которые не создают добавленную стоимость (ценность для потребителя), либо не обеспечивают соответствие законодательству (правилам).

Мы начинали оптимизацию с выявления проблем. Но было недостаточно их просто зафиксировать, поэтому был выполнен анализ коренных причин и выбраны ключевые факторы. Мы понимали, что невозможно решить все и сразу: если рассеивать внимание, просто не хватит времени и ресурсов на устранение основных весомых проблем. Но несмотря на это все равно нужно полностью понимать все проблемы и инициативы по их решению, категоризировать их по степени важности и иметь план-график решения.

Особое внимание уделили коммуникации на всех этапах реализации бизнес-процесса в соответствии с действующими внутренними регламентами. Это удалось реализовать за счет следующих действий:

- вертикального сжатия зон ответственности (делегирование ответственности) — ответственные исполнители самостоятельно принимают решение по заявке в пределах компетенций, закрепленных в регламенте;
- уменьшения количества проверок и контроля за счет параллельного рассмотрения заявки.

Success Story

Для реализации задуманного понадобилось четко определить контрольные точки промежуточных этапов для контроля процесса и определить риски и препятствия по реализации, с которыми нужно будет работать для достижения цели.

Какие результаты вы уже видите от этой оптимизации?

С помощью реализации проекта «Оптимизация процесса взаимодействия внутренних заказчиков» мы уменьшили время обработки заявок, освободили время технических работников, что в свою очередь позволило больше сконцентрировать внимание на выполнении производственных программ и обеспечивать бесперебойную и безаварийную работу на предприятии. Результаты нашей работы полностью совпали со стратегией компании.

Success Story

Сейчас Группа Нафтогаз реформируется и ставит целью быть эффективной компанией, в том числе и благодаря операционному совершенству закупочной функции, росту качества сервиса и доверия со стороны заинтересованных сторон, унификации подходов и методологии процесса закупок. Кроме этого, Группой внедряется унифицированная система управления цепочками поставок Supply Chain Management (SCM).

Назовите ваши ТОП-5 личных советов для организации эффективного взаимодействия с внутренними заказчиками

Для достижения выхода на новый уровень необходимы следующие пять факторов:

1. Команда (ее развитие, привлечение, поддержка). Важно обеспечить свободный доступ к информации всем заинтересованным лицам.
2. Понимание ценности для потребителей. Фокусируйтесь на взаимодействии с клиентом.
3. Понимание того, какая активность добавляет стоимости, а какая — нет. Четкое понимание мест формирования ценности (добавленной стоимости).
4. Избавление от активностей, которые не приносят ценности для потребителей.
5. Постоянное улучшение и работа над добавленной стоимостью. Сначала оптимизировать, затем — автоматизировать.

Как стать профессиональным закупщиком

Если вы также хотите усовершенствовать организацию тендеров в вашей компании, научиться применять категорийный менеджмент и анализировать данные о проведенных закупках, предлагаем пройти курс «Закупочный менеджмент» от Центра совершенствования закупок KSE. Нажмите кнопку ниже, чтобы узнать подробности.

Подробнее о курсе

Предыдущую Success Story в рамках совместного спецпроекта SmartTender и KSE читайте здесь.

Узнавайте самое интересное о сфере закупок и побеждайте вместе со SmartTender!