Оценивая преимущества и возможности электронных аукционов, обычно уделяют внимание прозрачности, честной конкуренции поставщиков и экономии денег. Но у использования централизованных закупок есть еще один важный аспект — возможность точного расчета поставок и автоматизированного управления запасами.

Несколько простых вещей, о которых часто забывают

Анализ деятельности большинства Организаторов показывает, что помочь построению эффективной системы закупок могут простые и, казалось бы, общеизвестные советы.

Понятная и точная тендерная документация

Качество выполнения заказа зависит не только от возможностей и честных намерений исполнителя, но и от точности, с которой были сформулированы требования к предмету поставки. Здесь работает тот же принцип, что и с грамотным составлением технического задания для любого специалиста. Но тендерную документацию нужно писать еще вдумчивее.

Ключевые требования к предмету поставок нередко расположены в документах не совсем очевидным и не всегда логичным образом. К примеру, в разделе «Другие требования к тендерной документации». От Участников ожидают внимательного чтения каждого слова, но усложнение и без того не самого простого процесса вряд ли будет способствовать получению лучших предложений.

Диапазон желаемых характеристик вместо однозначных цифр

Покупая компьютерную технику, Организатору не стоит слишком сильно ограничивать потенциальных поставщиков строгим указанием характеристик. Это лишь отсеет многие хорошие предложения, которые не подошли по какому-либо второстепенному параметру.
Указание желаемого диапазона характеристик повысит шансы на приобретение необходимого товара по минимальной цене. Следует помнить, что данный механизм действительно работает только в том случае, если предложение оценивается не только по ценнику — необходимо учитывать и неценовые критерии.

Выполнимые условия и сроки поставок

Если ставить перед Участниками выполнимые условия, меньшее количество действительно хороших предложений будет отклонено по причине просрочек. Законодательство и так оставляет победителю всего 5 календарных (а не рабочих!) дней на подтверждение отсутствия оснований для отказа в заключении соглашения. Если при этом нужно еще и совершать невозможное с точки зрения логистики, тендер заберет себе не самый лучший участник в своей отрасли, а «мастер спорта» по участию в аукционах ProZorro.

Циклическое пополнение запасов и товары как услуги

Централизованная система закупок — это прекрасная основа для построения современной автоматизированной модели пополнения запасов. Интернетом вещей в Украине уже никого не удивишь — умные гаджеты постоянно обмениваются информацией между собой, а граждане все чаще приобретают холодильники, которые самостоятельно заказывают продукты.
Так может работать и большая компания. К примеру, банк может автоматически получать расходные материалы, канцтовары и другие необходимые мелочи в сотни отделений одновременно. А промышленное предприятие или логистическая фирма — закупать топливо для своего транспорта.

Поставки точно в срок, здесь и сейчас

Сформировать действующую систему циклических поставок через электронную площадку очень просто. Верное планирование, подтвержденное знанием и корректировкой собственных бизнес-процессов, имеет следующие преимущества:

сокращает непрофильные расходы;
позволяет обойтись без кладовщиков и складов;
уменьшает количество задействованного персонала;
увеличивает скорость реакции на изменения рыночной ситуации.

Во всем мире автопроизводители уже много лет пользуются принципом ALAP (As Last As Possible) для уменьшения объемов замороженного капитала. Многие клиенты SmartTender.biz пошли по тому же пути, избавившись от тех статей расходов, которые не приносят пользы их бизнесу.