После введения системы ProZorro схема публичных закупок полностью изменила облик. Государственные структуры обязались обнародовать торговые потоки и открыть свой прежде закрытый закупочный клуб для всех поставщиков, желающих попытать удачи в гостендерах.
Огромное количество полных энтузиазма участников получило доступ к новым рынкам сбыта. Скептическое отношение к госзакупкам сменилось стремлением как можно быстрее продемонстрировать свой товар госзаказчику. Ведь успешный договор на поставку может стать залогом дальнейшего сотрудничества, а для среднего и малого бизнеса такие возможности – это пропускной билет на новый уровень торгового развития.
Первая волна закупок вызвала как и восторг со стороны победителей, так и вопросы со стороны проигравших. Какова логика отбора лучшего предложения? Действительно ли система работает по принципу примитивизации и просто выбирает самую низкую цену? Почему столь часты случаи дисквалификации или вообще недопуска участников? Именно здесь и кроются главные подводные камни, которые препятствуют работе поставщиков.

Согласно букве закона

Прежде чем начать их мониторинг, имеет смысл озвучить важный совет для всех участников – изучить законодательную базу госзакупок. Вся необходимая информация находится в Законе Украины «О публичных закупках». Вооружившись этими знаниями, любой представитель компании сможет оперировать неоспоримыми фактами в случае возникновения проблем. Несмотря на отсутствие закона, регламентирующего проведение коммерческих тендеров, коммерческие организаторы в большинстве случаев руководствуются основными положениями из закона о публичных закупках. Поэтому ознакомление с ним будет полезным для всех.
Что касается самых низких цен, предлагаемых поставщиками, то вовсе не система является последней инстанцией при определении победителя. Конечный выбор остается за организатором, ему и решать, является ли минимальная цена приоритетом или имеет смысл рассмотреть и другие критерии с целью поиска оптимального экономичного эффекта. Более того, участник, чье предложение не было признано наиболее выгодным, имеет право запросить у организатора полную информацию о предложении победителя и его преимуществах в сравнении с проигравшим.

Тендерная документация VS Поставщик

Самая распространенная проблема – несоответствие предложения тендерной документации. Надо сказать, что это может быть обоюдный просчет и заказчика, и исполнителя. Заказчик может ненамеренно или сознательно использовать двусмысленные формулировки, подавать неполный комплект документов и тем самым препятствовать правильному составлению тендерного предложения поставщиком. При фиксировании неправомерных, завышенных или дискриминационных требований исполнитель имеет право обратиться к организатору с требованием внести соответствующие изменения.
Если же с документацией все в порядке, но у поставщика все равно возникли проблемы с участием, это может иметь следующие причины:

Поставщик невнимательно изучил требования. Пропуск одного пункта может стать поводом исключить участника из торговой гонки. Сюда же можно отнести требование предоставления тендерного предложения на украинском языке, которое часто игнорируется поставщиками. Необходимость подачи справки о сотрудниках в множественном числе подразумевает включение в документ минимум двух человек – наличие только одного является причиной для дисквалификации. Упуская из вида такие нюансы, после отклонения предложения участник будет искренне негодовать и считать отбор несправедливым.

Решение: исключите любую возможность недопонимания, недосмотра или неправильной интерпретации. При необходимости заблаговременно позаботьтесь о том, чтобы все справки и выписки были переведены. Если справка должна содержать определенные пункты и атрибуты, убедитесь в том, что все они имеются в наличии. Обращайте внимание на единственное или множественное число разных понятий. Оперируйте тем же терминологическим аппаратом, что и заказчик. Четко следуйте срокам предоставления документации. При возникновении вопросов или необходимости уточнений лучше запросить их заблаговременно. Это станет залогом подачи правильного тендерного предложения.

Поставщик не проследил за изменениями в тендерной документации. После внесения изменения исполнитель может перестать соответствовать требованиям или же новые условия могут идти в разрез с его пожеланиями. Особенно это касается тех участников, которые подали предложение заранее. Случаи изменения определенных условий даже за день до окончания приема предложений достаточно распространены – это оговорено в законе.

Решение: выбирайте электронную торговую площадку, которая рассылает уведомления об изменениях в тендере. Например, SmartTender имеет такую функцию, и вы всегда будете в курсе всех тендерных модификаций.

Поставщик подгружает один и тот же пакет документов на все однотипные тендеры. Попытка самостоятельно стандартизировать документацию также может результировать в недопуске до тендера. Даже если вы уже принимали участие в тендерах именно этого заказчика, если он уже закупал ту же самую продукцию и ваше взаимодействие было налажено, это не является поводом игнорировать текущую тендерную документацию.

Решение: не пытайтесь типизировать пакеты документов в надежде на то, что знакомое название продукта является гарантом сохранения всех прежних условий и требований заказчика. Каждый раз внимательно изучайте тендерную документацию и адаптируйте свое предложение под нее, если указанные в ней запросы вас устраивают.

Поставщик игнорирует требования по формату файлов. То, что сейчас есть возможность конвертации документов из одного формата в другой, не значит, что заказчик горит желанием этим заниматься. Предоставление файла в формате, отличном от указанного организатором, приравнивается к отсутствию файла вообще. Заказчик может хотеть видеть ЭЦП на всех поданных документах и если хотя бы одна справка не будет соответствовать этому требованию, ваше тендерное участие заканчивается, так и не начавшись.

Решение: этот пункт как ни один другой перекликается с первым. От правильной подачи документов зависит ваша дальнейшая торговая участь. Убедитесь в том, что нет противоречий по форматам, обеспечьте наличие ЭЦП везде, где хочет организатор, проверяйте банковские гарантии.
Перефразируя известную цитату, если есть тендерная документация, значит, кто-то должен ее придерживаться. Это обеспечит вам исправную систему торговой навигации и позволит избежать всех подводных камней участия в тендерах.