Польская Гуманитарная Акция

Мы пообщались с представителями Польской Гуманитарной Акции, которая с 2014 помогает пострадавшим от военной агрессии украинцам. Специалисты отдела логистики ПГА из Львова — Ирина Шпирко, и из Киева — Алексей Качура — рассказали нам, как электронные закупки помогают закрывать насущные потребности людей, что именно закупается в первую очередь и чем тендеры за рубежом отличаются от проводимых на украинских онлайн-площадках.

Польская Гуманитарная Акция

Что такое Польская Гуманитарная Акция и в чем заключается ее деятельность в Украине

Польская гуманитарная акция была основана в 1992 году. Ее целью является оказание помощи гражданскому населению, страдающему от вооруженных конфликтов и стихийных бедствий, а также облегчение человеческих страданий и продвижение гуманитарных ценностей. В настоящее время ПГА имеет активные миссии и помогает жертвам гуманитарных кризисов в Украине, Южном Судане, Ираке и Курдистане, Сомали, Йемене, Кении, Ливане, Мадагаскаре.

Польская Гуманитарная Акция

В Украине ПГА присутствует с 2014 года с немедленной реакцией на конфликт на востоке страны, а постоянная действующая миссия была введена в 2015 году. С 24 февраля 2022 года усилия миссии ПГА мгновенно приумножились, а команда с тех пор увеличилась чуть ли не втрое и продолжает расти и помогать населению Украины. В настоящее время у ПГА четыре действующих офиса: во Львове, Киеве, Днепре и Харькове. Совсем скоро планируют возобновить свое присутствие в Краматорске.

Польская Гуманитарная Акция

В Украине ПГА помогает пострадавшему населению с убежищем, ремонтом поврежденного имущества, продуктовыми и непродовольственными наборами, улучшением санитарных условий, психосоциальной поддержкой, а также прямой финансовой поддержкой.

ПГА внедрили обширную программу по восстановлению разрушенного имущества и установке модульных домов в Киевской области. При поддержке партнеров они полностью восстанавливают жилые здания, предоставляют материалы для ремонта. Временные модульные дома в полной мере способны помочь населению пережить тяжелую и холодную зиму: они оснащены отоплением, внутри есть туалет и душевая кабина. Само собой, вся активность в секторе приюта и жилья базируется на закупках и эффективной работе отдела логистики ПГА.

1. Почему вы решили перейти на онлайн-закупки?

Ирина: Для нас онлайн-закупки стали эффективным инструментом для соблюдения наших внутренних правил. То есть если закупка превышает определенный денежный порог, то мы обязаны проводить тендерную закупку через онлайн-платформы. И это удобно. Это позволяет нам пополнять базу поставщиков.

2. Внедрение электронной системы торгов – это был ваш выбор для оптимизации закупочного процесса или требование иностранных доноров?

Ирина: Да, действительно, электронная система торгов подходит нашим внутренним правилам, согласованным с нашими партнерами — институциональными донорами. Но это и наш личный выбор тоже, так что здесь все удачно совпало. К тому же внедрение электронных торгов предоставило нам доступ к большой базе поставщиков. Теперь у нас есть больше инструментов и мы можем выбрать лучший для нас. Все это как результат улучшает процесс закупок и отчетности по ним.

3. Почему и как вы выбрали своим инструментом для закупок Smart Procurement?

Ирина: Нам понравилась простота использования платформы, а также крутая опция, которая показывает, сколько поставщиков получили наш запрос и сколько просмотрели.

Польская Гуманитарная Акция

Алексей: Smart Procurement имеет очень удобный, интуитивно понятный в использовании интерфейс, профессиональную команду customer service, а также более 100 000 зарегистрированных поставщиков товаров и услуг, что упрощает и ускоряет проведение наших закупок.

4. Какие товары и услуги вы закупаете с помощью системы?

Ирина: Из товаров — это наполнение для наших продуктовых гигиенических наборов для отдельных домохозяйств и институтов, для детей и взрослых. Услуги в основном транспортные: перевозки большими фурами для наших программ гуманитарной помощи, а также ремонтные работы, которые мы осуществляем в рамках сектора убежища и помощи по восстановлению жилья.

5. Удалось ли вам уже реализовать какие-то проекты с помощью Smart Procurement?

Ирина: С помощью Smart Procurement мы закупаем составляющие наших NFI (non-food items) наборов, в том числе тех, которые предназначены помочь населению легче перенести холод зимой. Например, теплые одеяла, буржуйки, генераторы и т.д. Также, как уже отмечалось ранее, наши проекты по восстановлению жилья очень зависят от эффективных закупок, ведь речь идет о больших объемах ремонтных материалов и важных транспортных услугах.

Алексей: На платформе Smart Procurement мы стартовали в ноябре 2022 года. В настоящее время состоялось, или в процессе, 16 процедур закупок. Все процедуры позволили выбрать необходимые материалы, изделия или провайдера услуг. Например, мы нашли транспортную компанию, которая доставляет наши гуманитарные грузы в Украине, обеспечили материалами для утепления и котлами ряд сельских домохозяйств в Черниговской области, пострадавших от войны и многое другое.

6. Ваша организация также работает в Польше, где сосредоточено значительное количество пострадавших от войны переселенцев из Украины. Как проходят процессы закупок за пределами Украины?

Действительно, Польская гуманитарная акция имеет миссии в разных уголках мира, но везде применяются одинаковые процедуры. Все зависит только от стоимости закупки.

С февраля 2022 года мы провели несколько тендеров в Польше, чтобы закупить необходимое для Украины. В целом, тендерная процедура одинакова, как в Польше, так и в Украине. Но стоит заметить, что в Польше у нас нет такой платформы, как в Украине, поэтому там мы публикуем тендеры на нашем сайте, рекламируем в социальных сетях, рассылаем приглашения потенциальным поставщикам.

А вот в тендерах, проводимых на Smart Procurement, для привлечения поставщиков достаточно инструментов площадки. Здесь есть e-mail рассылки и оповещения для компаний, работающих в нужных нам категориях товаров или услуг, возможность приглашать к участию поставщиков, которые пока не зарегистрированы на сайте, но с которыми мы хотели бы сотрудничать, и многое другое. Благодаря этому нам не нужно тратить время на размещение объявлений о тендерной процедуре на других сайтах и отслеживать ответы заинтересованных компаний на почте или в соцсетях. Проведение закупок и поиск поставщиков производится быстро, удобно и в одном месте.