Кейс «Укрнефтебурение»

Все больше компаний интегрируют в свою работу электронный документооборот, программное обеспечение для автоматизации бизнес-операций и оптимизации работы отдела продаж и внутренних процессов (системы ERP и CRM), а также переходят на онлайн-закупки. Как это происходило в ЧАО «ДК «Укрнефтебурение», и к каким результатам привело — мы узнали у Андрея Чеботарева — руководителя департамента по материально-техническому снабжению компании, и Андрея Вихрицкого — менеджера по снабжению ЧАО «ДК «Укрнефтебурение».

Кейс «Укрнефтебурение»

Мощности будущей компании «Укрнефтебурение» впервые начали работать в 1981 году на Сахалинском нефтегазоконденсатном месторождении в Харьковской области. А в 2004 году компания была официально зарегистрирована как ЧАО «ДК «Укрнефтебурение». Сегодня это порядка четырех десятков скважин глубиной от 3,8 до 5,75 км. На данный момент мы входим в ТОП-3 частных газодобывающих компаний Украины.

Кейс «Укрнефтебурение»

Расскажите о том, что помогает вашей компании развиваться

Наша компания выбирает интенсивный путь развития, и именно поэтому мы плавно диджитализируемся в течение последних лет. Например, за последние два года мы полностью перешли на онлайн-тендеры, а также постарались максимально диджитализировать другие наши процессы: постепенно отказались от бумажного документооборота и внедряем в компании ERP систему, интегрируя ее с электронной торговой площадкой (ЭТП).

Таким образом сейчас в ERP системе у нас ведется не только внутренний документооборот, казначейство и кадровое управление, но и все, что связано с тендерами: планирование, непосредственно сама закупка на площадке, оформление договора с победителем, контроль прихода товара на склад, складской учет, а также приемка и выдача товара на производство. Процесс закупок также контролируется службой безопасности компании: она имеет специальный аккаунт в ERP системе и ЭТП, позволяющий видеть подробности каждого нашего тендера.

Как ранее проходили ваши закупки, и почему вы решили начать работу на электронной площадке?

Мы осуществляем закупки на электронной площадке с 2016 года. Конечно, переход на такой принцип работы не был внезапным — мы постепенно увеличивали количество онлайн-тендеров, и только с сентября 2018 года ввели жесткое правило организовывать большинство торгов исключительно на площадке. Объясню, почему так получилось.

Раньше у нас был один специально выделенный email, на который поступали предложения от потенциальных поставщиков. Доступ к почтовому ящику имели всего два сотрудника, и именно им приходилось разбирать все заявки. Со временем количество ежегодных закупок росло, соответственно, росло и количество предложений. Даже с частичным переходом на онлайн-площадку процесс был довольно трудозатратный: мы скачивали поступившие от внутренних заказчиков заявки в Excel, далее заносили их в базу площадки, проводили торги, скачивали отчеты по торгам, и затем вручную обрабатывали результаты и выбирали победителя.

Процедура занимала уйму времени, поэтому нетрудно догадаться, почему в какой-то момент мы решили перейти на закупки исключительно с использованием онлайн-площадки. Это моментально уменьшило объем ручной работы и позволило нам больше сконцентрироваться на аналитической составляющей.

Как выстроен ваш процесс организации закупок сегодня?

Закупками занимается наш Департамент, который состоит всего из шести человек: меня и двоих менеджеров по снабжению — территориально находящихся в Киеве, а также начальника отдела обеспечения производства и подотчетных ему грузчика и кладовщика — они находятся непосредственно на предприятии.

Процесс организации тендера происходит следующим образом:

1. Производственные службы (внутренний заказчик) формируют потребность и подают заявки в ERP системе. Далее эта потребность фильтруется складом: заказчик сразу видит остатки необходимой номенклатуры на складе. Та продукция, которой нет на складе, идет в формирование заявки на закупку.
2. Закупка согласовывается с уполномоченными лицами компании, принимается закупщиком и размещается на площадке.
3. По итогам торгов выбирается победитель, и с ним подписывается договор.

Кейс «Укрнефтебурение»
У нас есть годовой план закупок, в котором прописаны наиболее материальные позиции для закупок. Также при оперативном планировании внутренний заказчик может делать заказы по мере возникновения потребностей — нет жестко установленного срока подачи заявок, но есть ограничение минимального срока поставки того или иного ТМЦ в ERP. Самые мелкие закупки, отдаются на усмотрение внутреннего заказчика, естественно, с соответствующим контролем. Это закупки на суммы до 20 тысяч гривен. Все, что дороже — покупается строго в соответствии с внутренними закупочными процедурами в формате электронного тендера.

Каких результатов вы добились с помощью электронных закупок?

Мы считаем, что функция закупок — это не просто сервисная функция. Рациональные закупки создают реальную добавленную стоимость для Компании. Сэкономить бюджет во много раз проще, чем кардинально повысить продажи, особенно — на высококонкурентном рынке. Поэтому при каждом тендере мы всегда оцениваем итоговую стоимость владения предметом закупок.

С момента начала нашей работы с электронными тендерами, размер экономии ощутимо вырос:

- в 2017 году экономия составила порядка 4%;
- в 2018 году — чуть менее 7%;
- в 2019 году — 10%;
- в 2020 году — более 19%.

Кейс «Укрнефтебурение»

Это стало возможно благодаря нашему интенсивному подходу к развитию. Мы смогли оптимизировать трудовые ресурсы вместо того, чтобы стремительно наращивать количество сотрудников. В этом нам помогло использование инноваций в работе, что дополнительно повысило производительность нашего подразделения.

Как вы выбирали площадку для проведения тендеров?

Мы протестировали много разных площадок, и решили остановиться на SmartTender.biz. В первую очередь нас привлекло то, что площадка — клиентоориентирована, и помогает разрабатывать индивидуальный функционал под своих пользователей. Давайте будем откровенны, функционал всех электронных торговых площадок работает на одинаковую цель — обеспечить проведение электронных торгов. Вопрос только в том, кто насколько гибок в части подхода к пожеланиям клиента. К примеру, у нас возникла необходимость получать готовые оформленные по нашим внутренним стандартам протоколы Конкурсных комиссий в SmartTender.biz — и нам предоставили такую возможность. Также приятно, что, несмотря на наши опасения, недавно мы достаточно гладко провели интеграцию площадки с ERP системой компании.

Также хотим отметить базу поставщиков SmartTender. Благодаря тому, что на площадке работает много компаний нефтегазодобывающей отрасли, тут зарегистрировано большое количество потенциальных участников наших тендеров. Соответственно, уровень конкуренции выше, а закупки получаются более результативными.

Как последние события на рынке отразились на работе вашего департамента?

В 2020 году в нашей сфере произошли ощутимые перемены. Многие компании сократили инвестиции в бурение и увеличение объемов добычи газа и нефти, что, соответственно, освободило ресурсы большого количества поставщиков услуг, а также строительных, буровых и других работ.

Это отразилось и на наших тендерах. Участники нефтегазодобывающего рынка — достаточно консервативны, и ранее подрядчики предпочитали публично не оглашать стоимость предлагаемых услуг/работ. Сейчас же они готовы активно соревноваться за победу в аукционе, существенно снижая финальную цену. Например, недавние торги для закупки работ по капитальному ремонту скважин продолжались на протяжении нескольких часов.

Какие ваши планы на 2021 год?

Мы планируем продолжать постепенную диджитализацию всех бизнес-процессов, которую начали еще в 2019 году. Например, год назад мы начали внедрять QR-кодирование — маркировку QR кодами всей продукции, поступающей к нам на склад. В ближайшее время планируем осуществить интеграцию ERP с программой QRSmarty.

Это очень удобно: с помощью одного лишь мобильного телефона кладовщик может выполнять перемещение товара: проводить инвентаризацию, передавать товар со склада на подотчетное лицо и т.д. Также любой человек, у которого на телефоне установлено приложение, может сканировать код на товаре, и за считанные минуты узнать, что это за товар, когда, кем и по какой цене он был поставлен. Это позволяет легко идентифицировать хранящиеся на складе ТМЦ (товарно-материальные ценности) и отслеживать весь их жизненный цикл.