Часто мы наблюдаем ситуацию, когда компания тратит часы на объявление своей коммерческой закупки на площадке. А потом еще не один день — на поиск, переговоры, анализ поставщиков. На самом же деле вашим менеджерам совсем необязательно тратить столько времени на поиск информации, заполнение полей и лишние звонки. В этой статье Виктория Леонтьева, менеджер коммерческого направления SmartTender, расскажет о девяти функциях, которые помогут заказчикам оптимизировать проведение закупок на нашей площадке. Обязательно ознакомьтесь с ними, чтобы тратить на работу с тендером минимум времени.

1. Создание заявок

На SmartTender есть возможность создавать заявки от внутренних заказчиков сразу в системе. Таким образом вам не нужно собирать электронные письма или листы бумаги от представителей подразделений компании, а дальше заносить их в файл Excel или базу.

Всего за три минуты заявитель может самостоятельно заполнить всю необходимую информацию в личном кабинете коммерческого организатора. После чего покупателю остается только проверить данные и нажать кнопку «Опубликовать».

Все заявки автоматически консолидируются по категории товара и периоду закупки в плане закупок. Таким образом можно проводить один большой тендер вместо нескольких маленьких, что позволяет экономить еще больше средств.

2. Создание тендера по образцу

Если вы хотите создать торги по аналогии с уже проведенными, рекомендуем воспользоваться функцией «Повторить». Таким образом, все данные по предыдущему тендеру уже будут содержаться в новом. Вам необходимо только изменить даты и при необходимости внести корректировки.

3. Создание тендера по сохраненному шаблону

По опыту клиентов могу заметить, что многие торги повторяются с определенной периодичностью. Для того чтобы сэкономить время на создании новой закупки, предлагаем сохранить нужный тендер как шаблон. В дальнейшем достаточно нажать всего несколько клавиш, чтобы создать новый тендер. Только представьте, сколько времени это будет вам экономить!

4. Планирование публикации

Иногда закупку нужно объявить в определенное время, когда вы не сможете находиться за компьютером. На такой случай мы создали функционал, посредством которого система автоматически опубликует торги на сайте в указанное вами время.

Теперь вы можете запланировать тендер заранее, вместо того чтобы искать возможность зайти в личный кабинет, чтобы нажать несколько кнопок. Или можете постоянно планировать закупки заранее, чтобы четко организовать свой рабочий процесс.

5. Сохранение критериев в виде шаблона

Большинство коммерческих торгов не обходятся без неценовых критериев. Для того, чтобы ускорить создание тендера по неценовым критериям, вы можете воспользоваться ранее сохраненным шаблоном. Тогда не нужно будет при каждом последующем объявлении аналогичных торгов прописывать критерии в ручном режиме.

6. Чат для менеджеров вашей компании

Данный чат позволяет общаться менеджерам вашей компании насчет конкретного тендера. Также вы можете упоминать определенного коллегу через знак «@» или отмечать нужные тендеры. А для того чтобы вы могли лучше выразить ваши эмоции, мы добавили смайлики.

7. Бизнес-процесс согласования и внутренние документы

Выбор и согласование победителя занимает некоторое время. Чтобы избежать лишней переписки с руководством, мы предлагаем настроить ваш бизнес-процесс согласования сразу в личном кабинете Smart Procurement и воспользоваться функционалом «Внутренние документы».

В рамках каждого тендера вы можете загрузить документ, доступный только пользователям вашей компании. Это значительно ускорит процесс согласования результатов закупки и гарантирует, что все сотрудники увидят правильную информацию.

8. Проверка подписки участника

Создавая тендер, вы можете сразу просмотреть, подписан ли тот или иной поставщик на выбранную вами категорию. Это поможет сразу понять, получит ли нужная вам компания приглашение на участие в вашей закупке.

Для этого нужно ввести в поисковую ленту название компании, электронный адрес или ЕГРПОУ.

9. Запрос цены

Очень часто поставщики не успевают предоставить самую низкую цену организатору до окончания периода приема предложений. Бывают и такие ситуации, когда поставщик присылает более низкую цену на почту заказчика уже после завершения приема предложений, вне площадки. В случае, если регламент закупок компании-заказчика предусматривает выбор наилучшей цены, закупщику приходится добавлять объяснительные или другие документы, обосновывая руководству выбор победителя.

Чтобы сохранить ваше время, мы предлагаем выполнить запрос цены у нужного поставщика сразу в тендере. Как только участник подтвердит указанную в запросе цену, его предложение обновится.

Вывод

Проведение закупок на электронной площадке SmartTender.biz действительно упрощает и ускоряет работу закупщика, если он пользуется всем доступным функционалом. Наша команда постоянно совершенствует кабинет коммерческого заказчика Smart Procurement и добавляет новые инструменты, созданные под запросы наших пользователей. Если вам нужно ознакомиться с ними подробнее — обратитесь к вашему личному менеджеру на площадке.

Если же у вас есть идеи, как еще больше ускорить процесс работы с тендером на SmartTender.biz — будем рады получить их на почту: info@smarttender.biz

Как начать работать в Smart Procurement, если вы еще не зарегистрированы на SmartTender.biz

Если вы только планируете перевести свои торги в онлайн или раньше использовали другие платформы для проведения закупок, оставьте заявку на подключение к Smart Procurement по телефону: 0 800 75 10 10 (линия №4).

Используйте удобные инструменты для проведения закупок и будьте успешны вместе со SmartTender!