Smart Procurement

На SmartTender.biz доступно большое количество инструментов, помогающих коммерческим заказчикам проводить свои тендеры. Но для того чтобы торги были действительно успешными, важно правильно пользоваться функционалом площадки. В данном материале Екатерина Кудрицкая, ведущий специалист коммерческого направления SmartTender, расскажет о ТОП-5 советах, которые помогут коммерческим заказчикам повысить эффективность своих тендеров и привлекать большее количество поставщиков к участию.

1. Определяйте сроки тендера в соответствии с предметом закупки

Продолжительность тендера должна четко зависеть от его специфики: чем более сложная и разветвленная техническая задача, тем дольше время пребывания тендера на сайте. Например, цены на дизельное топливо достаточно динамично меняются и зависят от курса валюты, соответственно, закупку можно провести за несколько часов. Если это тендер на разработку проектной документации или строительство объекта — его продолжительность может быть и несколько недель.

Также учитывайте день и время публикации тендера. Не советую публиковать тендер в вечер пятницы или в канун праздничных дней, особенно если его продолжительность коротка. У вас есть возможность создать тендер заранее и запланировать публикацию на конкретное время — это значительно повысит шансы на его успешность.

Smart Procurement

2. Тщательно готовьте документацию к закупке

Техническое задание и спецификация в запросе для поставщиков должны быть с подробными требованиями, поэтому внимательно отнеситесь к их подготовке. Именно от четкости и полноты информации зависит, будут ли к вам обращаться за уточнениями. Некоторые поставщики вообще обходят стороной тендеры, в которых недостаточно информации для корректного расчета и подачи предложения, аргументируя это тем, что лучше они потратят свое время на участие в тендере, где заказчик более заинтересован и предоставил полную спецификацию.

Smart Procurement

Наиболее оптимальный вариант, при котором будет удобно всем, выглядит следующим образом: сразу предоставить максимально подробную информацию по тендеру в тендерной документации, и только на всякий случай добавить номер или почту контакта для уточнений. В таком случае поставщики будут понимать, стоит ли подавать предложение, задавать уточняющие вопросы гораздо реже, а вы будете меньше отвлекаться от работы, предоставляя ответы.

3. Выбирайте правильные категории тендера

Каждый участник после регистрации выбирает и оформляет подписку на категории товарно-материальных ценностей из CPV классификатора, поставщиком или производителем которых он является.

Именно поэтому при создании тендера организатор должен выбрать наиболее подходящие категории — так актуальные приглашения четко поступят потенциальным участникам. В тендере этот этап является одним из ключевых! Для улучшения результата закупки заказчик может дополнительно к основной категории добавить до пяти смежных, чтобы охватить большее количество поставщиков по необходимому направлению.

Smart Procurement

Данная возможность доступна в новом кабинете коммерческого заказчика Smart Procurement: система автоматически подсказывает варианты категорий по ключевому слову, что ускоряет работу с тендерами. Подробнее об этом читайте в статье.

4. Отвечайте на обращение от контрагентов на площадке

Качественная коммуникация является еще одним важным аспектом при проведении торгов. Заказчики могут получать обращения не только по личным контактам, но и непосредственно через страницу тендера, когда участник пишет вопросы/обращения на площадке.

Smart Procurement

И вопрос, и ответ на него будут доступны для просмотра всем пользователям, поэтому обращение, оставленное без внимания заказчика, может негативно повлиять на дальнейший ход торгов. Поэтому регулярно обращайте внимание, не появились ли новые сообщения от участников вашего тендера.

Smart Procurement

5. Вовремя сообщайте участникам о результатах торгов

После завершения тендера участники хотят узнать его результат, поскольку это цель, ради которой они просчитывали стоимость и подавали предложения. Многим из них действительно важно получить обратную связь от заказчика, даже если у них была не лучшая стоимость. После принятия решения в компании вам нужно завершить тендер в системе площадки — только после этого запустится рассылка на участников с решением по победителю. А вот отсутствие такого сообщения в течение более двух недель может негативно отразиться на вашей репутации как заказчика.

Как избежать потенциальных ошибок при проведении торгов

Большое количество нюансов, которые могут повлиять на эффективность тендера, можно предупредить благодаря программным настройкам нашей площадки. Кроме этого, на SmartTender.biz доступен специальный модуль «Риск-индикаторы», который определяет объективные ошибки, что были допущены при проведении ваших тендеров, и могут теоретически повлиять на их результат. Узнайте больше о модуле здесь.

Smart Procurement

Следуйте всем перечисленным выше советам, и тогда ваши торги с высокой вероятностью будут успешными. Если же вы хотите лучше разобраться с возможностями площадки или у вас есть вопросы относительно ее функционала, обращайтесь к вашему личному менеджеру на SmartTender.biz. Он проконсультирует вас и предоставит варианты решения вопросов наилучшим образом.

Как начать проводить коммерческие тендеры на SmartTender.biz

Если вы только планируете перевести свои торги в онлайн, оставьте заявку на подключение к Smart Procurement по телефону: 0 800 75 10 10 (линия №4).

Используйте удобные инструменты для проведения закупок и будьте успешны вместе со SmartTender!