Эксклюзивно для SmartTender

Подходит к концу 5-я неделя карантина. Мы обратились к друзьям и клиентам компании SmartTender, чтобы узнать, какие изменения произошли за 35 дней в различных сферах бизнеса. Очевидно, что даже если бы карантин прекратился уже завтра, он все равно успел вызвать ряд негативных последствий для мировой и украинской экономик. Представители ведущего украинского бизнеса согласились ответить на наши вопросы и рассказать о том, как они адаптировались к работе в условиях эпидемии.

Дмитрий Шаповалов, CEO Clobbi

Clobbi - SmartTender

Какие меры приняла ваша компания после введения карантина?

С середины марта мы перевели всю команду на удаленную работу. Это было довольно просто. Раньше руководители клиентских проектов (это около четверти сотрудников) проводили в командировках у клиентов по 30-50% своего рабочего времени. Для них привычно постоянно работать удаленно и синхронизироваться с основной командой.

Те, кто работал из офиса, привыкали около недели, пока мы отлаживали удаленную работу и коммуникации. Мы протестировали Google G-Suite и ряд других решений, но в результате остановились на таких продуктах:

- Microsoft Teams — используем для синхронизации команд, общения, звонков и обмена документами, а также для коммуникации с клиентами;
- CRM для управления загрузкой и портфелем проектов, а также для планирования спринтов разработчиков — оставили на базе IT-Enterprise;
- системы бюджетирования, контроля затрат и управления платежами адаптировали под текущую ситуацию (в отличие от многих других компаний, нам с этим проще, так как данные продукты являются нашей собственной разработкой).

Составили новый план работ для команд. Наши клиенты — это промышленные предприятия, в связи с карантином некоторые из них заморозили работу и траты. Другие компании наоборот, активизировались и начали срочно искать способы управлять производством удаленно. Мы собрали информацию от клиентов и заново распределили силы команд, сфокусировавшись на лидах и проектах в активной фазе. Часть команды занимается поддержкой замороженных проектов — по ним тоже нужно вести работу, хоть ее и стало меньше.

Сократили расходы и остановили найм до конца карантина. Сотрудников не увольняли, но отправили на бенч около 8% — это те, кто сейчас никак не задействован в клиентских проектах. Повышение зарплат по итогам ревью и выплату бонусов тоже отложили до конца карантина. Бонусы не сгорают, эти деньги будут выплачены, когда карантин закончится. Также продолжили брать уроки английского, они критично важны для работы. А вот от внешних курсов и дорогостоящего обучения пока отказались.

Как это отразилось на организации бизнес-процессов?

Сейчас мы работаем с внутренними проектами так же, как и с внешними, по принципу внутреннего клиента. Раньше мы лишь приблизительно оценивали затраты и бюджеты для внутренних задач, сейчас стали намного строже. Теперь сотрудники, которые работают на задачу внутреннего заказчика, оценивают трудозатраты, мы планируем и утверждаем бюджет с командой-заказчиком и затем четко его придерживаемся.

Также мы сфокусировались на более «легких» продуктах и перестроили воронку продаж в соответствии с тем, что сейчас нужно заказчику. Обычный проект до карантина обязательно включал реинжиниринг процессов компании. В среднем, четверть времени проекта мы находились на производстве клиента: общались, анализировали, как устроены его процессы, вырабатывали решения, проводили обучение пользователей, руководящие комитеты с директорами.

Сейчас клиентам по-прежнему нужно оптимизировать затраты, но компании ищут более легкие, коробочные решения. Новым заказчикам мы в первую очередь предлагаем облегченную функциональность системы для удаленного управления производством, контроля затрат, управления продажами. Начинаем проект с того, что может помочь клиенту сразу, а детальный анализ и оптимизацию предлагаем провести после карантина.

Изменился и процесс реализации проекта. Вместо личных встреч и очного обучения клиентов готовим видеоматериалы и другие способы удаленно научить работать с системой.

С объявлением карантина мы ввели и ежедневный контроль бюджетов. Раньше бюджетирование и прогноз были скользящими, к ним обращались несколько раз в месяц. Сейчас же ситуация меняется каждый день: где-то продлевают карантин и заводы клиентов останавливаются, а нам нужно держать руку на пульсе.

Ну и помимо всего прочего — мы перестроили дашборды: оперативно контролируем бюджет, движение денежных средств, статус клиентов, KPI.

Что посоветуете украинскому бизнесу?

Не стоит надеяться, что карантин получится «пересидеть», затаившись и по максимуму сократив расходы. Нужно адекватно реагировать на ситуацию и не ждать, что все будет как раньше. Никто не знает, сколько продлится карантин, поэтому следует принимать новые правила игры, искать новые ниши и подходы к продажам.

Максимально диджитализируйте работу, если вы еще этого не сделали. Цифровые решения здорово помогают контролировать все в реальном времени. В будущем без них никак.

Про инструменты для удаленной работы уже сказано тысячу раз, но знаем, что с этим справились не все компании. Используйте дополнительные каналы помимо Skype, звонков и мессенджеров, чтобы обеспечивать связь с командой и клиентами.

Какие выводы вы сделали после первых трех недель карантина?

У удаленной работы точно есть плюсы. Мы стали дисциплинированней, не затягиваем встречи и быстрее договариваемся.

Многим сотрудникам очень понравилось работать из дома, потому что они не тратят время на дорогу. Думаю, что после карантина удаленная работа станет привычней и откроет новые возможности для масштабирования бизнеса, ведь теперь мы не будем так привязаны к присутствию в офисе.

На удаленке стали видны проблемы в работе отдельных сотрудников. Мы и раньше анализировали загрузку, но сейчас результаты говорят за себя. При этом коллеги, которые работали с фокусом на своих KPI, переориентировались на то, как можно поменять бизнес, и сейчас предлагают очень классные идеи. В кризис становится виден характер команды. Не упустите это время и оцените коллег заново.

Дмитрий Пискарёв, CEO агентства интернет-маркетинга Netpeak в Украине

Netpeak - SmartTender

Какие меры приняла ваша компания после введения карантина?

C 16 марта мы перевели более 250 своих сотрудников во всех городах и странах на удаленную работу. Нам было проще, ведь у компании уже был подобный опыт: в конце декабря 2019 года одесский офис переезжал на новое место. Тогда команда из 120 человек работала удаленно в течение двух недель.

Как и раньше, вся коммуникация по задачам у нас настроена через:

- CRM/ERP;
- планировщик задач ПланФикс;
- видеозвонки через Google Hangouts, Skype и Zoom;
- рабочие чаты в Telegram;
- звонки через SIP-телефонию;
- Google Документы, Таблицы и Календарь;
- учет онлайн-активности сотрудников через трекер рабочего времени Yaware.

Также мы провели оптимизацию расходов в агентстве. Мы не увольняем сотрудников из-за кризиса, но в случае не выполнения KPI — процедура стандартная. Однако оптимизация штата и рабочих процессов нас тоже коснулась. Например, пришлось остановить работу отдела холодной лидогенерации, так как сейчас это неактуально. Сотрудники ушли в оплачиваемый отпуск с возможностью восстановления после стабилизации ситуации. Кроме того, мы получили значительные скидки от арендодателей офисов, что несомненно позволит нам легче пройти этот период.

На время карантина мы ввели мораторий на следующие активности:

1. Открытие новых вакансий. Однако продолжаем закрывать те вакансии, которые были открыты до начала карантина.
2. Закупку техники и мебели. Для организации работы дома сотрудникам разрешили забрать из офиса свою рабочую технику, стул и стол.
3. Проведение квалификаций, движение по карьерным лестницам, изменение систем стимулирования.
4. Тимбилдинги и собрания вживую.
5. Посещение внешних образовательных ивентов (курсов, конференций, семинаров, тренингов).

Как это отразилось на организации бизнес-процессов?

Главными трудностями для нас стала резкая перестройка большого количества процессов и необходимость информирования сотрудников о происходящем.

Вот, как мы это решили:

1. Для всех новостей организовали чаты и каналы в Telegram. У нас есть каналы отдельных офисов, отдельных городов и отдельных команд. Если что-то меняется, мы сразу предупреждаем об этом сотрудников.
2. HR-департамент оперативно изменял и создавал большое количество правил, мануалов, регламентов и сразу информировал о них всех сотрудников.
3. Отдельно написали алгоритм действий для удаленной работы с ответами на многие вопросы. Например, «Как будет считаться время?» или «Что делать, если отключили свет?». Получился большой мануал на 25 страниц с подробными ответами и пошаговыми инструкциями по организации работы из дома.

Что посоветуете украинскому бизнесу?

Считаю, что сейчас очень важна оперативность принимаемых решений и скорость адаптации к внешним событиям. Чем быстрее ваш бизнес будет реагировать на изменения, тем больше шансов выжить.

Давать советы бизнесу я смогу только тогда, когда мы сами выйдем из этого кризиса. Поделюсь тем, что делаем мы сейчас, чтобы пройти этот период проще:

1. Наладили ежедневные отчеты о всех важных бизнес-показателях:

- dashboard с вероятностью ухода клиентов в текущем и следующих месяцах. Позволяет прогнозировать денежные потоки;
- dashboard клиентов, которые отказались стартовать работы. Позволяет предлагать особые условия на период кризиса и, конечно, прогнозировать денежные потоки;

Пример Dashboard по клиентам со статусами, разработанного Netpeak в период кризиса

- Telegram-чат с ежедневными отчетами по движению денег во всех регионах присутствия по отдельности и сравнением с прошлым аналогичным периодом.

1. Понимая, что сейчас для любого бизнеса главное — свободные деньги, понизили критерии входа для клиентов и открыли более дешевые пакеты услуг с меньшим наполнением. Специально в период карантина мы запустили акцию «Продавай онлайн, пока офлайн — офлайн» и разработали услугу PPC Start, в рамках которой наши специалисты за 48 часов запустят рекламу в Google Ads или Facebook, настроят аналитику, а цены будут зафиксированы в национальной валюте со сниженной агентской комиссией.
2. Отказались от всех затрат, кроме критически важных для бизнеса.
3. Сменили фокус работы топ-менеджмента с реализации долгосрочной стратегии на краткосрочный антикризисный план. Ежедневно контролируем его выполнение.

Какие выводы вы сделали после первых трех недель карантина?

Для себя лично я сделал переоценку ценности офиса и офисной работы в целом. Для нас это большая статья расхода, без которой, как оказалось, мы хорошо способны справляться. Думаю, этот карантин сделает компании менее привязанными к офисной работе и найму персонала в штат, а фриланс станет более распространен.

Кроме того, я понял, что адаптироваться можно всегда, даже бизнесу, глубоко связанному с офлайном. Тут меня вдохновляет пример нашего клиента — «Планета Кино». После закрытия кинотеатров они сделали акцию с продажей промокодов на будущие премьеры фильмов и организовали онлайн-продажи сопутствующих товаров. Это ещё раз доказывает, что сейчас «выживет» не самый сильный, а быстрый и гибкий.

Марина Галак, управляющий партнер рекрутмент агентства PRO.people Recruitment Agency

PRO.people Recruitment Agency - SmartTender

Какие меры приняла ваша компания в период введения карантина?

C 16 марта вся команда приехала за техникой в офис, мы провели оперативный митинг и узнали о здоровье сотрудников. Наша работа связана с большим количеством коммуникаций с людьми, с оценкой кандидатов, и личное общение в этом процессе очень важно. Но переход в онлайн не стал большим стрессом, так как у нас хорошо выстроены бизнес-процессы и коммуникация.

В работе у агентства 70 % вакансий — это маркетинг и C level позиции и 30% — IT. Для последних собеседования в Zoom — уже привычная схема. А вот неайтишникам в первые недели пришлось трансформировать способы коммуникации. Поэтому мы сразу поняли, что наша новая задача сейчас — помогать адаптироваться всем участникам рынка, как кандидатам, так и клиентам.

Для управления проектами мы используем Trello и внутреннюю CRM. Для звонков — Zoom и Whereby.com. Рабочие чаты — в любимом Telegram. Рабочее время не трекаем — я предпочитаю доверять команде, да и в нашей профессии нет понятия «стандартный 8-часовой рабочий день».

Единственное, о чем договорились на период карантина — сообщать о начале работы фотографией своего рабочего места в чате. Но это скорее для вдохновения и поддержки друг друга. В первые недели ввели ориентиры начала рабочего дня к 10 утра, чтобы синхронизировать команду и выработать привычку. Сейчас, когда все уже привыкли к новым условиям, каждый работает в своем комфортном режиме.

Как это отразилось на организации бизнес-процессов?

На период карантина наши клиенты (IT-компании и маркетинговые агентства) практически не остановили найм. То есть 90% загрузки сохранилось. Какие-то позиции стали на hold, но лишь временно. Более того, на второй неделе после введения карантина мы подписали нового клиента и сейчас ведем еще одни переговоры.

Для нас искать решения — не в новинку, мы делаем это постоянно. Я бы сказала, что сейчас наша роль трансформировалась в качественное консультирование и погружение в каждую ситуацию, в каждого человека.

В связи с сокращениями во многих компаниях на рынок будут выходить и уже выходят хорошие специалисты, которых не все компании могут удерживать по разным причинам. В то же время большое количество активных соискателей начинает демпинговать по уровню заработной платы, так как многие вакансии глобально сокращаются. Как итог — компании, которые могут себе позволить найм сейчас, делают это.

Если кратко — нанимать сейчас выгодно тем, кто имеет финансовый запас прочности. Очень «узких» специалистов продолжают хантить так же активно, как и до карантина. Потому процессы взаимодействия с клиентами сильно не поменялись, разве что встречи перешли в Zoom.

Сейчас актуальны те вопросы, на которые может ответить не каждая компания. Что делать с теми кандидатами, кто уже принял оффер? Как организовать «выход» в первый рабочий день? Как адаптировать человека удаленно? Поэтому мы поняли, что нужно выступать консультантами для всех сторон: и компаний, и кандидатов. Мы предлагаем разные варианты, от стандартного «выхода» человека удаленно, если это позволяет его деятельность, до оффера с отсрочкой: фиксируется предварительная дата первого рабочего дня, привязанная к дате завершения карантина.

Мы также заметили, что кандидатам было сложно адаптироваться. Ситуация меняется каждый день и люди в стрессе. В первую неделю карантина рынок кандидатов «замер», люди не понимали, что будет дальше и что им делать. Кандидаты, у которых сейчас есть хоть какая-то стабильность и работа, боятся делать резкие движения. Оно и понятно. А у нас «горят» вакансии. Поэтому мы придумали новую схему для рынка и назвали ее «пре-оффер».

Что это значит? Всем сильным специалистам мы предлагаем общаться и проходить собеседования «на перспективу». Как минимум, это отличная возможность потренировать свои навыки презентации, как максимум — в случае положительного решения получить пре-оффер. Кандидатам сейчас не нужно никуда ехать и можно пройти интервью из дома в «пижаме» в свободное время. Это очень удобно и выгодно. Нам важно было начать доносить это каждому специалисту.

Кандидат, который понравился компании, но в данный момент работает, получает пре-оффер. При этом он не увольняется и работает на текущего работодателя до завершения карантина. После окончания карантина, рекрутер свяжется с кандидатом и дальше есть два варианта развития событий:

1. Подтверждение пре-оффера — кандидат получает официальное письмо на почту, где намерения компании перерастают в оффер, а рекрутер дает «зеленый свет» на увольнение и договаривается о дате выхода.
2. Рекрутер отправляет официальное письмо, где указано, что компания холдит пре-оффер. Ни у компании, ни у кандидата нет рисков.

Кандидат с пре-оффером также может отказаться или подтвердить свои намерения.

Неожиданно для себя, мы оперативно переформатировали нашу школу рекрутмента «Be PRO» из офлайна в онлайн. Получилось так круто, что выпустили уже одну группу и набрали новую. Честно сказать — не планировала так быстро стартовать со вторым потоком, но нашлись желающие, которые попросили запустить обучение на карантине, пока есть время учиться. И мы набрали группу даже без запуска сайта, только по отзывам и моему посту в Facebook. Дали лояльные условия, сделали рассрочку студентам, дополнительно заняли команду преподаванием. Win-win в чистом виде, и нам удобно, не нужно сидеть в офисе до 21:00 в дни лекций, и студентам хорошо. Вообще не знаю, решилась бы я на чистый онлайн-формат, если бы не карантин.

В общем, принцип нашей работы сейчас — реагировать на потребности рынка и максимально оперативно искать эффективные варианты их закрытия без остановки деятельности.

Так, к примеру, лично я уже пять лет провожу индивидуальные карьерные консультации, для кандидатов. Во время сокращений в IT-компаниях мы предложили поддержать этих людей, и данное направление переросло в корпоративное. То есть компании, которые сокращают людей, оплачивают им профессиональную психологическую и карьерную помощь на время сокращения. Я считаю, что это очень круто для рынка Украины.

Что посоветуете украинскому бизнесу?

Гибкости и понимания ценности главного ресурса — человеческого. Потому что карантин и кризис закончатся, а люди останутся.

Важно, через какую призму ты смотришь на ситуацию. Мне, например, непривычно и непонятно, когда это все закончится, но не страшно. Считаю, что это время задуматься о текущих бизнес-процессах и качестве выстроенных взаимоотношений с людьми. Подумать о том, что давно откладывали, и реализовать это, если появилось больше времени.

Мы давно хотели сделать какой-то социальный проект помощи тем, кто ищет работу. И именно во время карантина запустили Telegram-канал «Хочу работу!», где ищем и отбираем компании-партнеры, ищущие сотрудников в IT и маркетинге. С его помощью люди уже получают приглашения на собеседования и работу! Также мы создали партнерский Telegram-канал для коллег HR-ов «Хочу сотрудника», где можно по анонимному профилю кандидата запросить его резюме. Для кандидатов и работодателей это бесплатно.

Еще мы начали вести бесплатные лекции в университетах по поиску работы, составлению резюме и т.д.

Какие выводы вы сделали после первых трех недель карантина?

Не нужно паниковать и «выдавливать» из себя решения сразу, когда их еще нет. Важно дать себе время адаптироваться, разгрузить мозг от навязчивых и, как правило, неэффективных мыслей. Выспаться, спросить у команды, как они себя чувствуют, позаботиться о своих людях и начать принимать решения на свежую голову. Не спешить и не бежать за коллегами по рынку. В первую неделю карантина все ринулись бесплатно открывать свои курсы, программы и т.д. То, что хорошо одному, может быть смертельно другому.

Для себя подумала о том, что удаленка — это не так страшно, как я себе представляла. Скорее всего, после карантина я буду легче относиться к варианту найма удаленных сотрудников в команду.

Василий Задворный, генеральный директор «Prozorro»

Prozorro - SmartTender

Есть ли вероятность, что из-за карантина запуск системы Prozorro 2.0 перенесут на более поздний срок?

Текущая ситуация точно не повлияет на сроки вступления в силу изменений в Законе Украины «О публичных закупках». Мы изначально строили систему таким образом, чтобы она была максимально электронизована. Соответственно, удаленная работа и концепция «тендер на диване» — это именно то, чего мы хотели добиться. Условия карантина — отличный способ проверить, удастся нам это или нет. Поэтому я не вижу никаких опасений для работы заказчиков и поставщиков в новых условиях.

Prozorro — это современная IT-компания, в которой все сотрудники могут работать из любой точки мира. Мы привыкли, например, проводить митинги онлайн, и обрабатывать тестовые данные удаленно. Конечно, администраторы системы продолжают приезжать в офис, чтобы загрузить свежие обновления системы в продуктив. Это невозможно делать удаленно, согласно правилам защиты информации. Система представляет собой защищенный сервер, и наши действия должны соответствовать строгим требованиям к КСЗИ. А вот все остальные процессы происходят онлайн. Даже колл-центр уже работает из дома.

Все уже практически готово к запуску, площадки протестированы, сценарии утверждены, так что нам остается только включить систему 19 апреля.

Что вы посоветуете украинскому бизнесу?

Карантин — это серьезный вызов для любого бизнеса. И я понимаю, что тот опыт перехода в онлайн, который есть у Prozorro, подойдет не всем. Очевидно, производства и оказание определенных услуг трудно перенести в формат «work from home».

Но, во-первых, не нужно бояться технических сложностей. Сейчас доступна видеосвязь хорошего качества и большое количество других инструментов организации рабочего процесса. Они работают хорошо, и многие компании уже активно внедряют их в свою работу. Это совсем не то, что было 10 лет назад.

Что касается бизнеса в общем, то карантин, очевидно, приведет к замедлению экономики, и мы это уже видим. Однако, мы наблюдаем и то, что объем государственных закупок не уменьшается по сравнению с аналогичными неделями прошлого года. Причем стоит понимать, что подавляющее число закупок — допороговые. То есть нельзя сказать, что объем остается прежним лишь за счет тендеров, которые стартовали еще до эпидемии.

По нашим данным, за первые 16 дней карантина государство потратило почти миллиард гривен на закупку товаров, помогающих бороться с эпидемией и преодолевать ее последствия. В среднем же ежегодный объем государственных закупок превышает 600 млрд гривен. И это не только топливо, ремонты дорог или вагоны. Это широкий ассортимент товаров. Я считаю, что государственные закупки будут оставаться такой себе тихой гаванью, и помогут поддержать бизнес в период замедления экономики.

И еще один момент. Важно понимать, что даже эпидемиологическая ситуация открывает новые возможности для бизнеса. Сейчас мы видим, как многие бизнесы перепрофилируются на производство необходимых товаров: антисептиков, средств индивидуальной защиты и т.д. Мы, как экосистема, работаем над тем, чтобы была понятна консолидированная потребность.

Например, две недели назад была запущена система YouControl — интерактивная карта потребности украинских больниц в основных средствах индивидуальной защиты, аппаратах искусственной вентиляции легких и т.д. Мы уже видим, что эта потребность огромная, и во всем мире пока недостаточно мощностей, чтобы ее покрыть. Причем это проблема не только Украины, это проблема мировая. Так что в этом направлении у бизнесов точно есть возможность удовлетворять реальную необходимость людей и спасать человеческие жизни.

Вот почему поставщикам стоит присоединяться к площадке Prozorro. Например, платформа Prozorro Market — это прекрасная возможность консолидировано собрать в одном месте всех поставщиков со всеми их предложениями. Конечно, прямо сейчас у поставщиков упомянутых выше товаров нет большой проблемы найти себе клиентов. Но с другой стороны выход на Prozorro Market — это возможность получить наиболее интересное предложение, посмотреть на конкурентов онлайн и найти золотую середину между спросом и предложением. Со своей стороны мы максимально упростили процедуру захода на площадку.

Какие выводы вы сделали после первых трех недель карантина?

Мы, как человечество, действительно сильно меняемся и нужно понимать, что онлайна будет еще больше. Та ситуация, которая сейчас сложилась — просто очередной толчок в эту сторону. Очевидно, карантин не пройдет для общества даром. Мы начнем больше ценить личное общение и меньше бояться работы онлайн.

Я даже думаю, что возрастет количество этакого «межграничного» сотрудничества. Люди перестанут избегать возможности работать удаленно, даже на иностранные компании, ведь все уже к этому привыкли. Возможно, начнется антитренд мировой урбанизации. Раньше все съезжались в города ради шанса получить хорошую работу. Карантин же показал, что на самом деле можно работать из любого места, где есть быстрый интернет.

Антон Хвастунов, директор по развитию группы компаний GIGAGROUP

GIGAGROUP - SmartTender

Какие меры приняла ваша компания после введения карантина?

Карантин стал настоящим вызовом для каждой компании. Для того, чтобы обезопасить нашу команду и выполнить условия карантина, мы перевели более 150 сотрудников на удаленную работу. Мы не знали, как правильно это организовать, у нас не было подобного опыта, поэтому просто откинули всякие сомнения и делали — это была необходимая мера не только для компании в целом, но и для здоровья каждого сотрудника.

Спустя три недели онлайн-работы мы уже адаптировались. Для решения множества задач созваниваемся по корпоративным номерам, используем собственные Telegram-группы, организовываем онлайн-встречи с помощью Zoom и Skype, а также ставим задачи и контролируем сроки их выполнения с помощью CRM-системы Битрикс.

Но такой формат удаленной работы подошел не для всей GIGAGROUP. «Сердце» нашего бизнеса — коммерческий дата-центр GigaCenter. Он является объектом критической инфраструктуры, а это значит, что мы не можем перевести его сотрудников на удаленную работу. Дата-центр просто обязан продолжать свою бесперебойную работу, ведь от этого зависят «жизни» множества компаний. Безусловно, мы учли все рекомендации государства и приняли все необходимые меры для того, чтобы обезопасить каждого клиента и сотрудника GigaCenter.

Для всех членов команды GigaCenter, а также для посетителей предусмотрены базовые меры предосторожности (маски и антисептики для рук). Проводим ежедневное кварцевание помещений, контролируем количество людей, которые могут находиться в модуле одновременно.

Мы максимально ограничили посещения нашего ЦОД и осуществляем их только в случаях, жизненно необходимых для компаний. Также мы разработали временные правила пребывания на территории нашего дата-центра. Поверьте, у нас не менее безопасно и стерильно, чем в любой лаборатории города.

Мы максимально оптимизировали расходы внутри компании и внесли изменения в стратегию развития. Временно приостановили поиск новых сотрудников, не увольняем наших специалистов — главная цель сохранить команду в том виде, в котором она есть на сегодняшний день.

Как это отразилось на организации бизнес-процессов?

До момента введения карантина внутри нашей группы компаний мы использовали CRM-систему Битрикс. Это очень помогло нам в организации бизнес-процессов при удаленной работе. Каждый отдел компании по-прежнему ведет в ней личный канбан (список задач), отражает там статус их выполнения, а также согласовывает время онлайн встреч для решения важных вопросов. А сотрудники, в свою очередь, создают ежедневный отчет о проделанных задачах. Все это помогает топ-менеджменту компании быть в курсе работы каждого работника, контролировать этапы выполнения задач, а также не терять связь с командой.

Как и множество других компаний, мы провели большую работу по организации бизнес-процессов внутри GIGAGROUP. Были созданы специальные мануалы и инструкции касательно дистанционной работы, каждый руководитель отдела проводил личные беседы со своей командой — нам было важно успешно организовать работу каждого сотрудника и предоставить им уверенность в завтрашнем дне.

Наши маркетинговая и HR-команды оперативно информировали сотрудников, а также клиентов о любых изменениях — писали официальные обращения в блоге сайтов компаний, социальных сетях, а также специальных рассылках для клиентов.

Что посоветуете украинскому бизнесу?

Текущий кризис сложно переживают все: от малого до крупного бизнеса. И переживут его только самые сильные компании со способностью адаптироваться под изменения и потребности рынка.

Советовать что-то сложно, ведь каждый из нас сегодня только учится переживать карантин и использует для этого все возможные ресурсы. К примеру, наша команда бросила все силы на оптимизацию расходов внутри компании и разработала своего рода антикризисный план на время карантина. Мы внесли изменения в стратегию развития компании (например, сократили все расходы на офлайн-продвижение и оптимизировали диджитал-коммуникации), приостановили запуск дорогостоящих проектов и трансформируем наш IT-сервис под сегодняшние потребности рынка.

Незаменимыми стали облачные сервисы. Они предоставляют множество возможностей для решения главной задачи бизнеса — эффективной организации дистанционной работы сотрудников. Так, компания GigaCloud организовала онлайн-офис в облаке на базе сервиса Microsoft Office 365 и совместно со специалистами Microsoft предоставила бесплатный доступ к возможностям пакета Office 365 E1 на полгода (GigaCloud является официальным партнером Mіcrosoft и предоставляет лицензии на использование сервиса Office 365).

Также важно упомянуть, что с переходом на удаленную работу бизнес стал еще уязвимее с точки зрения кибербезопасности. Чтобы помочь компаниям защитить свою корпоративную информацию, специалисты компании GigaSafe предоставляют широкий ряд IT-продуктов, которые являются особо актуальными для любого бизнеса.

Мы пытаемся любыми способами сохранить команду и годами налаженные отношения с партнерами и клиентами, которыми так дорожим. Так, мы предоставляем скидку заказчикам, для которых наш сервис является критически важным, продолжаем сотрудничать с телеком-операторами и провайдерами Украины. Ведь однажды карантин закончится и «вставать на ноги» большой командой, с поддержкой партнеров и клиентов, будет гораздо легче, чем в одиночку.

Какие выводы вы сделали после первых трех недель карантина?

Произошла колоссальная переоценка ценностей, как в жизни, так и в бизнесе. Пожалуй, карантин дал нам всем самое важное — время. Время остановиться и переосмыслить, понять, что для нас наиболее приоритетно.

Мы в очередной раз поняли, что самая большая ценность — это время, проведенное с самим собой, с нашими близкими и единомышленниками. Недавно моя жена Лиза сказала, что с переходом мира на карантин мы больше времени находимся вместе дома, рядом с нашим пятимесячным сыном, и стали чаще улыбаться. Мы заметили, чему нас учит сын. А если говорить о бизнесе, то в такие минуты важна сплоченность в коллективе, поддержка партнеров и доверие наших клиентов. Я уверен в том, что мы научимся быть другими, станем внимательнее друг к другу и к времени, которое сейчас можем посвятить размышлениям и созерцанию.

Илона Станкевич, Executive Producer и соучредитель PaperPlanes Production

PaperPlanes Production - SmartTender

Какие меры приняла ваша компания после введения карантина?

В нашей сфере деятельности офисная работа для большей части команды не является ключевой, поэтому перейти на дистанционную работу многим было легко. Особенно команде Post-production — они без проблем работают удаленно. Но, все же, ключевое направление нашей деятельности — это съемки, и тут с началом карантина произошли серьезные изменения. Мы сразу поставили на паузу ближайшие съемки (особенно с детьми) до окончания карантина.

Также в первую неделю мы с командой разработали гайдлайн безопасных съемок, по которому можно снимать проекты без тесного контакта друг с другом и без привлечения большого количества людей. Это в большей степени видеоинтервью или product review.

Минимизация съемок — это, в первую очередь, защита нашей команды, а люди — наш приоритет. Поэтому во время карантина мы завершаем существующие уже отснятые проекты и работаем над анимационными роликами, explainer videos и разработкой новых вариантов видео. Все уже давно работали в онлайне, но сейчас, полностью без офлайна стало немного сложнее. Поэтому пришлось быстро адаптироваться.

Как это отразилось на организации бизнес-процессов?

Глобальных изменений в организации у нас не произошло. Сейчас я слушаю и читаю многих руководителей, которые делятся опытом кризисного варианта ведения бизнеса в период карантина, урезая бешеную часть средств в первую очередь на персонал и сопутствующие расходы.

У нас финансовых сокращений как таковых не состоялось в первую очередь потому, что продакшн работает по проектному принципу: большая часть команды подвязывается под проект, а не под зарплату, и это позволяет нам маневрировать расходами и не привязываться к массе сопутствующих трат (например, к аренде большого офиса).

В видеопроизводстве работа над каждым проектом делится на три этапа:

- Pre-production (подготовительный этап, на котором проходит брейншторм, подробная коммуникация с клиентом, креатив, выбор оборудования, локаций, актеров и т.д. — все, что нужно подготовить к съемкам);
- Production (сами съемки);
- Post-production (монтаж, цветокоррекция, саунд-дизайн, VFX и т.д.).

Что касается самих процессов на этих этапах, ключевые моменты мы реализуем следующим образом:

- запросы клиентов — по email, Messenger, Telegram, или в телефонном режиме;
- разработка идей креативной частью команды — брейншторм по Skype, Zoom, Messenger;
- основная часть технических моментов (юридических и финансовых) у нас и так всегда онлайн. Сейчас еще тестируем функцию электронного документооборота SmartSign от SmartTender, чтобы подписание всех документов также происходило исключительно онлайн;
- если на проекте мы переходим к этапу Production (съемок) — действуем согласно вышеупомянутому гайдлайну;
- вся коммуникация команды происходит в мессенджерах (Telegram, Facebook Messenger);
- задачи по проекту ведем в Trello, Google Drive (так было всегда, поэтому здесь никаких внутренних проблем не возникло).

Что посоветуете украинскому бизнесу?

Тяжело что-то советовать в ситуации полной неизвестности. Думаю главное — это не прекращать работать. Однажды карантин закончится и мы все должны будем как можно быстрее наладить деятельность во всех сферах. Каждый является потребителем друг друга, поэтому все взаимосвязано.

Сейчас нужно оптимизировать расходы. Безусловно, пока невозможно оставить такие же цены на свои услуги, когда покупательная способность большинства потребителей упала. Очень важно идти навстречу клиентам и понимать, что сейчас время не наживаться, а поддерживать друг друга. Мы стараемся максимально подстраиваться под финансовые возможности клиентов, предлагаем им оптимальные продукты и минимизируем затраты на их производство.

Например, если анимационный ролик условно стоит 1000$, сейчас мы можем снизить цену на 20-40%. Это в первую очередь позволяет нам продолжать существование, а клиентам — заказывать наш продукт даже во время карантина. Ведь сейчас, когда все дома, видеоконтент очень актуален.

Какие выводы вы сделали после первых трех недель карантина?

Нельзя терять ни дня времени! Я уже где-то на третий день карантина начала задумываться, что возможно мы уже что-то упускаем. Каждый кризис — это больно, но это открытое окно возможностей. Возможностей улучшиться, адаптироваться или начать что-то новое. И за них следует хвататься!

Для меня лично прекрасным примером являются креативные рестораторы и заведения, которые физически закрылись, но при этом стали придумывать новые варианты продажи своих продуктов: делают доставку продуктовых наборов для приготовления блюд дома, онлайн-трансляции своих рецептов, доставку готовой еды (в конце концов, не все были готовы перейти на ежедневную готовку). Варианты есть всегда, главное их искать. Карантин пройдет, а наши поступки будут помнить. Потому ценности каждой компании сейчас должны быть на первом месте.

Олег Витвицкий, руководитель департамента по работе с корпоративными клиентами ООО «Эпицентр К»

Эпицентр - SmartTender

Какие меры приняла ваша компания после введения карантина?

Согласно постановлению Кабинета Министров, «Эпицентр», как сеть хозяйственных магазинов, продолжает работать для обеспечения населения товарами первой необходимости: средствами защиты и дезинфекции, медицинскими приборами, средствами кварцевания и обеззараживания воздуха, товарами личной гигиены, бытовой химией, базовыми продуктами (мука, масло, вода, напитки, фрукты), детским питанием и товарами для детей.

Чтобы обеспечить наличие в сети вышеперечисленных товаров, основатели группы компаний «Эпицентр» Александр и Галина Гереги создали в компании оперативный штаб. Мы провели переговоры со всеми производителями и поставщиками этих товаров и заключили долгосрочные договоренности.

Для безопасности покупателей и персонала в магазинах сети ввели строгие европейские стандарты санитарно-гигиенического контроля. Регулируется количество посетителей — работает только один вход. В соответствии с установленными ограничениями, в торговый зал допускают не более одного человека на 10 кв. м. В обязательном порядке при входе в магазин у всех посетителей измеряют температуру. Во избежание скопления людей на кассах установили ограничительные элементы.

В торговом зале постоянно проводят влажную уборку спецсредствами и каждый час дезинфицируют оборудование, с которым контактируют покупатели: кассы, коляски, корзины и т.п. Каждую ночь в магазине проводят кварцевание помещений, где в рабочее время находится большое количество людей. В торговых отделах, прикассовых зонах, помещениях для персонала и санузлах установили средства для дезинфекции рук. Работников магазинов обеспечили индивидуальными средствами защиты и дезинфекции и допускают на рабочие места только после осмотра врача. Также дважды в день им измеряют температуру. Центральный офис компании частично работает удаленно.

Мы считаем своим долгом поддерживать медицинскую отрасль Украины в трудные времена, поэтому выступили с инициативой приобрести аппараты искусственной вентиляции легких для учреждений здравоохранения. Сейчас мы ожидаем первую партию из 100 аппаратов, которые затем передадим в больницы. Параллельно работаем с органами местной власти, чтобы обеспечить учреждения здравоохранения средствами защиты.

Как карантин повлиял на организацию закупок и тендеров в вашей компании?

Во время карантина мы организуем все торги дистанционно. Заявки аккумулируются во внутренней ERP-системе «Потамус». Сами аукционы проводим на площадке SmartTender.

Существенного уменьшения объемов торгов мы не ощутили. Но, конечно, их скорость несколько упала, и есть некоторая нервозность и неопределенность со стороны подрядчиков. Поэтому мы работаем с каждым индивидуально и при необходимости корректируем наше сотрудничество.