Запит пропозицій – це пряма дорога до визначення потенційного постачальника або виконавця. Він здійснюється шляхом інформування необмеженого кола осіб про необхідність здійснення закупівлі або реалізації робіт за допомогою розміщення відповідного повідомлення в торговій інформаційній системі. З конкурентної точки зору цей спосіб є найбільш адекватним і об'єктивним, так як забезпечує чітку і прозору процедуру відбору учасників і визначення переможця.

Підвищення рівня конкуренції у вашій закупівельної діяльності безумовно впливає на ефективність ваших закупівель. Якщо необхідний вам продукт може бути надано великою кількістю постачальників, то вам необхідно складати запит пропозицій так, щоб отримати максимум вигоди і уникнути надлишку заявок, половина яких абсолютно не відповідає вашим вимогам.

Крім уточнення умов, запит пропозицій грає важливу роль в залученні нових постачальників. Він також може допомогти спростити процес прийняття рішень шляхом формування шкали головних закупівельних пріоритетів.

Запит пропозицій. Знайомство

Для початку потрібно просто усвідомити головну суть запиту пропозицій – це повідомлення про ваші вимоги. Вивчивши запит, постачальники бачать, чого хоче ваша організація.

Практика роботи майданчика SmartTender свідчить про те, що, якщо мова не йде про новий проект, запит повинен бути максимально конкретним. Питання по можливості мають бути структуровані так, щоб постачальники давали дискретні, а не якісні відповіді. Це означає більше одиниць виміру і менше абстрактних характеристик, які, до того ж, можуть сприйматися суб'єктивно, як, скажімо, колір або текстура. Дискретний підхід значно спростить і прискорить порівняння пропозицій.

Процес підготовки вашого запиту

Цікаве зауваження: іноді організатор формулює дуже чіткий і конкретний запит, однак при цьому демонструє катастрофічну необізнаність про поточний стан ринку. Ринок динамічний, продукція змінюється, з’являються і зникають тренди. Володіючи цією інформацією, замовник отримує набагато більші шанси залучити кращих постачальників.

Чим краще складено запит на пропозицію, тим більш відповідні заявки ви отримаєте і більше часу виграєте. Працюючи над запитом, поставте собі такі питання:

Для чого потрібен цей продукт?
Які функції він повинен виконувати?
Які головні характеристики продукту пов'язані з цими функціями?
Яка пріоритетність цих характеристик?
Який очікуваний ефект від закупівлі?

Після того, як ви відповіли на кожне з цих питань, вам буде набагато простіше сформулювати вже чіткі і конкретні запити, що відображають ваші очікування.

Яке питання, така і відповідь

Уникайте невизначеності в питанні форми подання тендерної пропозиції. Тут у постачальників не повинно виникнути непорозуміння, тому що в протилежному випадку всі пропозиції будуть надані в абсолютно різних формах. Малоймовірно, що це спростить вам відбір.

Ви повинні чітко розуміти, що ви хочете від постачальника, і на підставі цієї інформації запитувати пропозицію. Звичайно, кожен постачальник вільний надавати інформацію про свої переваги у формі, яку він вважає найбільш презентабельною. Однак потрібно забезпечити наявність не лише додаткової інформації, а й дискретних даних, про які ми говорили вище.

Переконайтеся в тому, що потенційні учасники мають можливість задати питання або уточнити своє розуміння ваших вимог.

Створення вашого запиту

В залежності від ваших вимог і інтерпретації формулювання запиту він може містити наступні розділи:

Ваш проект
Ваші вимоги
Ваша часова шкала
Ваш бюджет
Ваші критерії прийняття рішень
Бажаний формат

Фінішна пряма

Після того, як всі пункти запиту визначені і викладені, перечитайте його ще раз і, як варіант, надайте на розгляд одному або кільком членам команди. Вам важливо знати, чи достатньо доступно ви виклали свої вимоги або можна було б щось переформулювати в більш простій формі.