Клуб Сиру

Правильна стратегія проведення тендерів напряму залежить від галузі, в якій працює те чи інше підприємство. Ми дізналися, як побудовані закупівельні процеси в компаніях «Клуб Сиру» та «КОМО», у Анатолія Чередніченка — директора з закупівель товарів, робіт та послуг.

Розкажіть, будь ласка, що представляють собою компанії «Клуб сиру» та «КОМО» сьогодні?

Компанії «КОМО» та «Клуб сиру» належать до сирного бізнесу групи компаній «Континіум». Підприємства виробляють тверді та плавлені сири, масло та суху сироватку. Завод компанії «КОМО» знаходиться в Дубно Рівненської області, а «Клуб сиру» — в Каневі Черкаської області.

Сьогодні «КОМО» та «Клуб сиру» є лідерами на ринку України в категорії натурального твердого сиру. «КОМО» також займає лідерські позиції на ринку плавленого сиру України. Продукція експортується в більш ніж 20 країн світу, серед яких США, Нідерланди, ОАЕ, Данія, Ізраїль, Пакистан, Йорданія, Китай, Казахстан, Узбекистан, Вірменія, Азербайджан та Грузія. Обидва підприємства мають найсучасніше обладнання та виробляють високоякісну продукцію.

Клуб Сиру

Як зараз у вашій компанії відбувається процес закупівель?

Ми проводимо закупівлі по необхідності, відповідно до річного плану. За нашими правилами передбачено, що закупівлі мають відбуватися щонайменше один раз на рік: тобто раз на рік ми обов’язково переглядаємо або договори, або постачальників, або умови закупівель, та вносимо необхідні корективи. Робимо це тому, що за рік може змінитись багато факторів як на нашому виробництві, так і на виробництві постачальників.

Клуб Сиру

Отримуючи заявку від ініціатора закупівлі, ми опрацьовуємо технічне замовлення, дивимося, чи складена заявка згідно наших норм і правил та чи відповідає вона річному плану. Потім ми розміщуємо оголошення про закупівлю на електронному майданчику. Далі приймаємо пропозиції потенційних постачальників протягом визначеного в умовах закупівлі часу та аналізуємо рід діяльності учасників тощо.

Після того, як ми отримуємо звіти з аналізом постачальників, тендерний комітет починає розглядати їхні пропозиції. На жаль, бувають такі випадки, коли пропозиції з найменшою ціною є не вигідними для подальшої співпраці. Наприклад, компанії ставлять дешевшу вартість, тим самим демпінгуючи всіх інших, а насправді пропонують менш якісну продукцію. В усьому цьому тендерний комітет має розібратися. Але в будь-якому випадку він вирішує, яким буде результат торгів, не самостійно, а за участю замовника: ініціатор закупівлі обов’язково вивчає всі документи, що надає постачальник, і лише потім приймається остаточне рішення щодо визначення переможця та подальшої співпраці з ним.

Ми намагаємося об’єднувати однакові закупівлі для «Клубу сиру» та «КОМО», коли є така можливість — це дозволяє нам отримувати від постачальників більш привабливі пропозиції. Очевидно, що коли ми купуємо певний об’єм продукції лише для одного виробництва — ціна буде вищою, ніж коли закуповуємо продукцію одразу для двох виробництв. У другому випадку постачальники охочіше пропонуватимуть нижчу ціну за більший об’єм закупівлі.

Чи виникали у вас якісь непорозуміння із постачальниками?

Нещодавно в ході співпраці у нас виникла одна некоректна ситуація. Постачальник після 10 днів роботи за новим договором оголосив нам про зміну ціни, нічим це не обґрунтовуючи. Ціна даного товару затверджена на законодавчому рівні, і в нашому договорі прописано, що вона може змінюватися тільки у разі змін законодавства. Але постачальник вирішив підвищити ціну на свій розсуд.

Чи є у вас плани найближчим часом змінювати основних постачальників?

В наших планах — переглядати лише ті договори, в яких закінчився термін дії, що визначений нашими внутрішніми положеннями про закупівлю. У нас є важлива причина не змінювати постачальників — виробництво молочної продукції має вузьке коло споживчих матеріалів, з якими ми працюємо. Тому і наші основні постачальники вже мають відповідні напрацювання для співпраці з нами.

Наприклад, це може бути спеціальна прес-форма для виготовлення ящиків: у старого постачальника вона вже є, а в нового нам знадобиться замовляти її з нуля, що коштуватиме додаткових витрат. Тому ми завжди оцінюємо, чи буде нам вигідно почати співпрацю з новим постачальником. Якщо він запропонує ціну, що перекриє додаткові витрати, тоді ми можемо розглянути його пропозицію.

Які результати ви отримали, коли перейшли на електронні торги?

Економічно ми отримали суттєвий ефект від такого переходу. Але звісно, буває так, що та чи інша тендерна пропозиція має підводні камені. Як я вже казав, не завжди вигідна ціна товару передує плідній співпраці. Інколи постачальники в пропозиції пишуть одне, а насправді пропонують зовсім інше. Наприклад, ми хочемо придбати «ковбасу», а постачальник пропонує нам замість неї «м’ясний продукт».

За правилами закупівлі ми повинні прописати, що саме хочемо придбати, але одночасно не маємо права вказувати конкретного продавця. Тому на цьому фоні між замовником та постачальниками можуть виникати непорозуміння. Але вміння обирати правильну продукцію приходить з досвідом.

Особисто в мене велика практика роботи з електронними торгами. Я працював з ними із самого початку їх виникнення, ще коли був співробітником іншої великої компанії — тоді ми проводили дуже багато закупівель. І оскільки компанія була державною, ми були зобов’язані дотримуватися усіх норм Закону «Про публічні закупівлі». Завдяки тому досвіду наразі я можу ефективно розглядати комерційні пропозиції та аналізувати, що підходить ініціатору закупівлі, а що — ні.

Підсумовуючи, я впевнено можу сказати, що електронні торги дають нам три головні переваги:

- реальну економію коштів;
- широту вибору потенційних постачальників;
- можливість отримати альтернативного постачальника у випадку, якщо в основного на виробництві відбуваються якісь негаразди.

Клуб Сиру

Чому при виборі майданчика ви зупинилися саме на SmartTender.biz, та які доопрацювання були реалізовані спеціально для ваших потреб?

При виборі електронного майданчика ми спиралися на його зручність та функціональність. Обрали саме SmartTender.biz, оскільки на сьогодні його інструментів достатньо для виконання всіх наших задач, пов’язаних із закупівельними процесами. Зокрема хочу відмітити дві його переваги:

1. Можливість побачити в одному відкритому вікні велику кількість корисної інформації про відкриті процедури закупівлі.
2. Порівняльна таблиця запропонованих комерційних пропозицій — її використання значно спрощує роботу тендерного комітету та скорочує час на аналіз пропозицій учасників.

Загалом майданчик SmartTender.biz є дуже зручним, і ми повністю задоволені нашою співпрацею.

На вашу думку, якими якостями має володіти сучасний закупівельник для ефективної роботи?

Для успішної роботи закупівельнику важливо вміти працювати з постачальниками та вибудовувати з ними коректну комунікацію, а також аналізувати пропозиції та одразу відхиляти ті, що не відповідають умовам закупівлі.

Також важливо вміти працювати з державним класифікатором — саме за кодом товару вас можуть знайти потенційні постачальники, і для них це значення може стати вирішальним у питанні подання чи не подання пропозиції.

І звісно, потрібно вміти координувати роботу підлеглих — від цього залежить те, наскільки ефективно працюватиме ваша команда, відповідальна за здійснення закупівель.