Юристи SmartTender

Щороку, в період грудня-лютого, окрім закупівель електричної енергії та природного газу, замовники оголошують немалу кількість відкритих торгів та спрощених закупівель, які стосуються продуктів харчування. Значну частину серед них займають закупівлі овочів та фруктів, які ми сьогодні проаналізуємо.

Оскільки окремих специфічних умов до самих учасників такі закупівлі зазвичай не містять, а постачальником за договором постачання таких продуктів може стати будь-яка фізична особа-підприємець чи юридична особа, сьогодні обговоримо перелік документів та вимог, які найчастіше вимагаються замовниками в подібних торгах.

1. Наявність в учасника обладнання, матеріально-технічної бази та технологій

Стандартними, можна сказати, базовими вимогами, є наявність складського приміщення та транспорту. Для підтвердження вищенаведеного зазвичай вимагають наступне:

- свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу або договір оренди/користування/вантажоперевезення/надання послуг тощо (у разі залучення);
- свідоцтво про право власності/витяг з державного реєстру речових прав або договір оренди/користування тощо (у разі залучення).

Окрім цього, часто замовник вимагає такі документи:

- рішення про державну реєстрацію потужності оператора ринку;
- документи, які підтверджують санітарну обробку/дезінфекцію (дератизацію, дезінсекцію) транспортних засобів та/або приміщення (відповідні договори та акти).

З більш специфічного, але доволі рідко, замовники можуть вимагати від учасників наступне:

- акт, складений за результатами державного контролю учасника у формі аудиту постійно діючих процедур, заснованих на принципах НАССР;
- акт, складений за результатами проведення заходу державного контролю учасника, стосовно дотримання операторами ринку гігієнічних вимог щодо поводження з харчовими продуктами (перевірка складів);
- акт перевірки транспортного засобу, складеного за результатами планового (позапланового) заходу державного контролю (з інформацією, що даний транспортний засіб може забезпечити належні умови перевезення харчового продукту);
- копію Акту (іншого підтвердження) проведення дезінфекції транспортного засобу та результатів дослідження на якість дезінфекції та якість миття після дезінфекції (на останню обробку транспортного засобу), виданих акредитованою лабораторією.

2. Наявність в учасника працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід

Серед вимог щодо працівників часто може зустрічатись умова щодо наявності водія (експедитора). Водночас, найбільш популярними вимогами щодо документів, які необхідно надати в складі пропозиції, є такі:

- документи, які підтверджують трудові відносини або цивільно-правові договори;
- медичні книжки (є однією з найбільш поширених вимог);
- посвідчення водія (у разі встановлення вимог щодо водіїв);
- останнім часом все частіше з’являються вимоги, що працівники учасника (наприклад, водії) повинні бути вакцинованими або мати негативний ПЛР-тест.

3. Наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів)

Як правило, замовники не встановлюють особливих вимог щодо підтвердження виконання аналогічного договору. Зазвичай умови обмежуються кількістю таких договорів та визначенням поняття аналогічного договору в розумінні документації (наприклад, що аналогічним буде вважатись договір на постачання продуктів харчування, або саме аналогічного предмету за закупівлею, або за кодом ДК). Оскільки Закон «Про публічні закупівлі» (далі по тексту — Закон) не містить визначення аналогічного договору, контрагентом (замовником) по такому договору може бути хто завгодно, в тому числі будь-яка приватна юридична та фізична особа, в тому числі ФОП.

Звертаю увагу, що встановлення окремих вимог щодо суб’єкта господарювання за таким договором (наприклад, що аналогічний договір має бути укладений виключно із державним замовником в розумінні статті 2 Закону) є дискримінацією. Її необхідно оскаржувати на етапі подання пропозицій шляхом написання вимог до замовника або подання скарги до органу оскарження (у разі, якщо це відкриті торги).

Для підтвердження наявності досвіду вимагаються наступні документи:

- копії договорів з усіма додатками та додатковими угодами;
- лист-відгуки від замовників;
- видаткові накладні/акти приймання-передачі.

4. Наявність фінансової спроможності, яка підтверджується фінансовою звітністю

Даний кваліфікаційний критерій не так часто зустрічається, але в разі встановлення, замовник, як правило, вимагає фінансову звітність (в залежності від форми господарювання) за звітній період (календарний рік). Іноді може вимагатись підтвердження обсягу річного доходу (виручки) не менше очікуваної вартості закупівлі. Згідно практики органу оскарження, встановлення вимоги щодо підтвердження обсягу річного доходу в розмірі 100% від суми закупівлі не вважається дискримінацією.

До уваги учасників фізичних осіб-підприємців: якщо згідно документації замовник прописав надання лише таких документів, як баланс, фінансові результати та рух грошових коштів, рекомендую надати в складі пропозиції лист-роз’яснення про ненадання документів, які подаються юридичними особами, з посиланням на ч. 11 ст. 26 Закону, а також ту фінансову звітність, якою володієте.

5. Наявність документів, які підтверджують відповідність необхідним технічним, якісним та кількісним характеристикам предмета закупівлі

Як правило, замовник не встановлює чітко вид документу, яким необхідно підтвердити якість продуктів, або після переліку таких документів додає в кінці «тощо», що дозволяє надавати будь-який документ, який зможе підтвердити вимоги замовника. Найбільш поширеними варіантами таких документів є:

- якісне посвідчення;
- паспорт якості;
- декларація виробника;
- експертний звіт;
- експертний висновок;
- сертифікат якості;
- сертифікат відповідності;
- протоколи випробувань;
- карантинний сертифікат.

Акцентую увагу на назві документів. Однією з частих помилок є те, що учасники не завжди ретельно вивчають умови документації, і, наприклад, при вимогах надати паспорт якості надають сертифікат якості, який не передбачений умовами документації та буде правомірною підставою для відхилення.

Щодо більш специфічних чи деталізованих документів, то в учасників можуть вимагати:

- протокол лабораторних досліджень щодо якості харчових продуктів на запропонований продукт;
- експертний висновок Державної служби України з питань безпечності харчових продуктів та захисту споживачів;
- протокол випробувань харчової продукції державного підприємства стандартизації, метрології та сертифікації, акредитованої Національним агентством Акредитації України.

Також в умовах підтверджуючих документів можуть бути окремі вимоги, які стосуються кілограмів партій (наприклад, на партію не менше ніж 100 кг), вмісту/відсутності певних речовин у продуктах (вміст залишкових кількостей пестицидів, масова частка важких металів, мікотоксинів-патуліну і нітратів) або підтвердження відповідного ДСТУ.

Крім того, іноді в тендерних документаціях можна зустріти вимоги щодо надання підтвердження відповідності органу, який видав вищенаведений документ. Наприклад, атестат про акредитацію від лабораторії.

6. Сертифікати ISO

Однією з найбільш поширених вимог до учасника є наявність у нього сертифікату, що посвідчує, що система управління безпечністю харчових продуктів відповідає ДСТУ ISO 22000:2019 (ISO 22000:2018, IDT) та/або ДСТУ ISO 22000:2007 (ISO 22000:2005, IDT) «Системи управління безпечністю харчових продуктів» тощо.

Крім того, дуже часто можна зустріти вимоги щодо надання наступних сертифікатів:

- сертифікат, виданий уповноваженою організацією відповідності управління якістю учасника закупівлі згідно з вимогами ДСТУ ISO 9001:2015 (ISO 9001:2015, IDT) «Системи управління якістю. Вимоги» або аналогічних систем чи більш нових версій стандартів;
- сертифікат, виданий уповноваженою організацією відповідності системи екологічного управління учасника закупівлі згідно з вимогами ДСТУ ISO 14001:2015 (ISO 14001:2015, IDT) «Системи екологічного управління. Вимоги та настанови щодо застосування» або аналогічних систем чи більш нових версій стандартів;
- сертифікат, виданий уповноваженою організацією відповідності системи управління охороною здоров'я та безпекою праці учасника закупівлі згідно з вимогами ДСТУ ISO 45001:2019 (ISO 45001:2019, IDT) «Системи управління охороною здоров'я та безпекою праці. Вимоги та настанови щодо застосування» або аналогічних систем чи більш нових версій стандартів.

Додатково замовник може вимагати звіти за результатами останнього аудиту до таких сертифікатів, програму аудиту тощо.

Забігаючи наперед, зазначу про те, що хоч і сертифікація в Україні є необов'язковою та добровільною, на думку органу оскарження, встановлення вищенаведених вимог щодо сертифікатів ISO не є дискримінаційними. Отож, якщо замовник прописав вищенаведені вимоги — такі сертифікати необхідно отримувати. В разі ненадання таких документів у складі пропозиції або надання замість них довідки-пояснення, такого учасника очікуватиме відхилення.

На відміну від закупівель інших продуктів харчування, на кшталт молочної чи м’ясної продукції, закупівлі овочів та фруктів відрізняються тим, що замовники практично ніколи не вимагають документів, які підтверджують стосунки з виробником. В цьому є логіка, оскільки не завжди учаснику взагалі відомий такий виробник достеменно, а, по-друге, в тендері може закуповуватись по 10-20 різних овочів та фруктів, у зв’язку з чим отримати від кожного виробника підтверджуючі документи проблематично.

На що ще важливо звернути увагу

Резюмуючи, хочу звернути увагу також на три важливі речі, які учасники можуть забувати під час закупівель продуктів харчування:

1. Датування. Обов’язково звертайте увагу на вимоги щодо датування документів, які вимагаються. Особливо це стосується документів, які підтверджують відповідність необхідним технічним, якісним та кількісним характеристикам предмета закупівлі. Наприклад, це може бути вимога про те, що документ повинен бути виданий не раніше дати оголошення торгів, або вимога, що строк дії такого документу повинен дорівнювати або перевищувати строк постачання продуктів (наприклад, до кінця 2022 року).
2. Невід’ємні частини. Однією з найбільш поширених помилок є ненадання документу в повному обсязі. Звертайте увагу, чи наявна в підтверджуючому документі фраза на кшталт «Додатки до атестату є його невід’ємною частиною». В такому випадку обов’язково необхідно надавати всі аркуші такого додатку, навіть якщо їх 150, інакше ненадання їх буде правомірною підставою для відхилення
3. Невидимі «листи-капкани». Нерідко в закупівлях овочів та фруктів можна зустріти листи, які замовник (свідомо чи не зовсім) «вкидує» у тендерній документації в такі місця, де їх не повинно бути і можна легко пропустити. Рекомендую після вичитування документації щоразу перевіряти за собою, чи не пропустили ви щось, наприклад, повторним вичитуванням наступного дня, чи доручити повторну вичитку документації колезі по роботі.

Насамперед, найосновнішою зброєю та водночас запорукою успіху у вашій підготовці до закупівель є проста уважність. Хороша, неспішно вичитана документація та детально підготовлена пропозиція допоможуть вам і виграти закупівлю, і подолати конкурентів.

І пам’ятайте: завжди краще запобігти дискваліфікації, ніж сподіватися на позитивне оскарження.

Однак, якщо все ж виникла необхідність в оскарженні, бажаєте дізнатись шанси щодо подання скарги до органу оскарження або замовити перевірку/підготовку тендерної пропозиції, звертайтесь до юристів SmartTender. Заявку можна залишити безпосередньо на сторінці вибраного тендеру або на цій сторінці.

SmartTender

Зверніть увагу на те, що дана послуга доступна лише для зареєстрованих користувачів майданчика SmartTender.biz.

Зареєструватися на майданчику

Як зареєструватися на майданчику SmartTender.biz

Ви можете зареєструватися на майданчику, виконавши три простих кроки:

1. Відкрити форму реєстрації.
2. Заповнити відповідні поля.
3. Дочекатися підтвердження на пошту про те, що ваш обліковий запис успішно створений.

Покрокова інструкція реєстрації постачальників Prozorro доступна тут.

Готуйте заздалегідь документи для участі в тендерах та перемагайте разом зі SmartTender!