Часто ми спостерігаємо ситуацію, коли компанія витрачає години на оголошення своєї комерційної закупівлі на майданчику. А потім ще не один день — на пошук, перемовини, аналіз постачальників тощо. Насправді ж вашим менеджерам зовсім необовʼязково марнувати стільки часу на пошук інформації, заповнення полів та зайві дзвінки. У цій статті Вікторія Леонтьєва, менеджер комерційного напряму SmartTender, розкаже про девʼять функцій, що допоможуть замовникам оптимізувати проведення закупівель на нашому майданчику. Обовʼязково ознайомтеся з ними, щоб витрачати на роботу з тендером мінімум часу.

1. Створення заявок

На SmartTender є можливість створювати заявки від внутрішніх замовників відразу в системі. Таким чином вам не потрібно збирати електронні листи чи аркуші паперу від представників підрозділів компанії, а далі заносити їх у файл Excel чи базу.

Всього за три хвилини заявник може самостійно заповнити всю необхідну інформацію в особистому кабінеті комерційного організатора. Після чого закупівельнику залишається лише перевірити дані та натиснути кнопку «Опублікувати».

Усі заявки автоматично консолідуються за категорією товару та періодом проведення закупівлі в плані закупівель. Таким чином можна проводити один великий тендер замість декількох маленьких, що дозволяє заощаджувати ще більше коштів.

2. Створення тендеру за зразком

Якщо ви хочете створити торги аналогічні до уже проведених, рекомендуємо скористатися функцією «Повторити». Таким чином всі дані з попереднього тендеру вже будуть міститися в новому. Вам лише необхідно змінити дати та за потреби внести коригування.

3. Створення тендеру по збереженому шаблону

З досвіду клієнтів можу зауважити, що багато торгів повторюються з певною періодичністю. Тож для того щоб заощадити час на створенні нової закупівлі, пропонуємо зберегти потрібний тендер як шаблон. Надалі буде достатньо натиснути всього кілька клавіш, щоб створити новий тендер. Тільки уявіть, скільки часу це буде вам економити!

4. Планування публікації

Інколи закупівлю потрібно оголосити у чітко визначений час, коли ви не зможете бути за компʼютером. На такий випадок ми створили функціонал, за допомогою якого система автоматично опублікує торги на сайті у вказаний вами час.

Тепер ви можете запланувати тендер заздалегідь, замість того, щоб шукати можливість зайти в особистий кабінет, аби натиснути кілька кнопок. Або ж можете постійно планувати закупівлі наперед, щоб чітко організувати свій робочий процес.

5. Збереження критеріїв у вигляді шаблону

Більшість комерційних торгів не обходяться без нецінових критеріїв. Для того, щоб пришвидшити створення тендеру з неціновими критеріями, ви можете скористатися раніше збереженим шаблоном. Тоді не потрібно буде під час кожного наступного оголошення аналогічних торгів прописувати критерії в ручному режимі.

6. Чат для менеджерів вашої компанії

Даний чат дозволяє спілкуватися менеджерам вашої компанії щодо конкретного тендеру. Також ви маєте можливість згадувати певного колегу через знак «@» чи відзначати потрібні тендери. А для того, щоб ви могли краще виразити ваші емоції, ми додали смайли.

7. Бізнес-процес погодження та внутрішні документи

Вибір та погодження переможця займає певний час. Для того щоб уникнути зайвого листування з керівництвом, ми пропонуємо налаштувати ваш бізнес-процес погодження відразу в особистому кабінеті Smart Procurement та скористатися функціоналом «Внутрішні документи».

В рамках кожного тендеру ви маєте змогу завантажити документ, що буде доступний лише користувачам вашої компанії. Це значно прискорить процес погодження результатів закупівлі та гарантуватиме, що всі співробітники побачать вірну інформацію.

8. Перевірка підписки учасника

Створюючи тендер, ви відразу можете переглянути, чи підписаний той чи інший постачальник на вибрану вами категорію. Це допоможе одразу розуміти, чи отримає потрібна вам компанія запрошення на участь у вашій закупівлі.

Для цього потрібно ввести в пошукову стрічку назву компанії, електронну адресу чи ЄДРПОУ.

9. Запит ціни

Дуже часто постачальники не встигають надати найнижчу ціну організатору до закінчення періоду прийому пропозицій. Бувають і такі ситуації, коли постачальник надсилає нижчу ціну на пошту замовника, вже після завершення прийому пропозицій, поза майданчиком. В такому разі, якщо регламент закупівель компанії-замовника передбачає вибір найкращої ціни, закупівельнику доводиться додавати пояснювальні записки або інші документи, обґрунтовуючи керівництву вибір переможця.

Щоб зберегти ваш час, ми пропонуємо зробити запит ціни в потрібного постачальника відразу в тендері. Як тільки учасник підтвердить вказану у запиті ціну, його цінова пропозиція оновиться.

Відгук користувача SmartTender

«Робота з торговим майданчиком SmartTender зручна як для замовника, так і для учасника. Команда електронної платформи зацікавлена у розвитку і робить всі необхідні налаштування для максимально ефективної роботи користувачів. Окремо хочу відзначити команду підтримки майданчика, яка на зв’язку 24/7. З її допомогою адаптація наших співробітників пройшла успішно та легко.»

Марина Чернишова,
менеджер «ДТЕК МЕРЕЖІ»

Висновок

Проведення закупівель на електронному майданчику SmartTender.biz дійсно спрощує та пришвидшує роботу закупівельника, за умови якщо він користується усім доступним функціоналом. Наша команда постійно вдосконалює кабінет комерційного замовника Smart Procurement та додає нові інструменти, створені під запити наших користувачів. Якщо ви маєте потребу ознайомитися з ними детальніше — зверніться до вашого особистого менеджера на майданчику.

Якщо ж ви маєте ідеї, як ще більше прискорити процес роботи з тендером на SmartTender.biz — будемо раді отримати їх на пошту: info@smarttender.biz

Як почати працювати у Smart Procurement, якщо ви ще не зареєстровані на SmartTender.biz

Якщо ви лише плануєте перевести свої торги в онлайн або раніше використовували інші платформи для проведення закупівель — залиште заявку на підключення до Smart Procurement за номером телефону: 0 800 75 10 10 (лінія №4).

Після реєстрації вам нададуть безкоштовні 2 тижні адаптації в електронних закупівлях на SmartTender.biz з постійною підтримкою наших менеджерів.

Використовуйте зручні інструменти для проведення закупівель та будьте успішними разом зі SmartTender!