Signy

Сервіс електронного документообігу Signy є одним із продуктів компанії SmartTender. З його допомогою користувачі можуть обмінюватися е-документами одразу в середовищі майданчика. Нещодавно Signy став одним із провайдерів електронних товарно-транспортних накладних (е-ТТН), які вже з літа будуть обовʼязковими в Україні. Ми поспілкувалися із Юлією Тарасенко — керівником проекту Signy — та дізналися, в чому переваги використання саме е-ТТН, як компаніям підготуватися до їх застосування, та чим сервіс Signy може бути корисним бізнесу.

1. Розкажіть, будь ласка, що таке Signy та які задачі він допомагає вирішувати компаніям?

Signy — це хмарне рішення для онлайн-обміну юридично значущими документами, яке дозволяє за лічені хвилини отримати повністю легітимний документ, підписаний електронними підписами усіх контрагентів. Даний сервіс не потребує встановлення додаткового програмного забезпечення і доступний з будь-якого пристрою, підключеного до мережі Інтернет.

За допомогою Signy можна повністю діджиталізувати процес документообміну в компанії чи на підприємстві. Користувач має змогу як скористатися готовими шаблонами для створення документів, так і додати свої унікальні форми. Також можна налаштовувати персональні бізнес-процеси погодження та підписання документів (як паралельні — коли контрагенти виконують дії одночасно, так і послідовні — коли контрагенти здійснюють дії один за одним) та з легкістю відстежувати весь життєвий цикл документа.

2. Чим Signy може бути корисним учасникам та організаторам державних і комерційних закупівель та аукціонів?

Розповім окремо про кожен напрям діяльності на майданчику:

Постачальники мають можливість зручно та швидко готувати документи для тендерної пропозиції до закупівлі: завантажувати вже підписані електронні документи із внутрішньої системи електронного документообігу (далі — ЕДО), погоджувати та підписувати файли у кілька кліків, надаючи їм юридичної значущості. Також за допомогою Signy можна швидко підписувати акти від ТОВ «Смарттендер».

Організатори та учасники аукціонів Prozorro.Продажі постійно використовують наш сервіс для підписання договорів та протоколів між організатором та переможцем торгів, а також актів від ТОВ «Смарттендер».

Замовники комерційних закупівель мають можливість після визначення переможця тендеру запустити процес формування і підписання договору відразу з кабінету Smart Procurement — документ буде автоматично відправлений через безшовно інтегрований сервіс Signy на постачальника. Також, перейшовши в кабінет Signy, можна швидко обмінятися з учасником тендеру супровідною документацією. Це значно економить час та кошти у порівнянні з відправкою аналогічних документів поштовим оператором.

3. Як воєнний стан позначився на роботі вашого сервісу та активності клієнтів?

Як і для всього українського бізнесу, початок широкомасштабного воєнного вторгнення вплинув на долю сервісу Signy. У перші дні війни активність клієнтів звісно що зменшилася, але згодом, завдяки тому, що наші технічні спеціалісти, менеджери та консультанти продовжували працювати та надавати підтримку нашим клієнтам з різних куточків України, роботу вдалося стабілізувати.

Були такі випадки, коли користувачі телефонували і просили допомогти із підписанням, перебуваючи на заводі свого підприємства безпосередньо під обстрілами. І в такі моменти особливо гостро відчувалася їх потреба у кваліфікованій, а головне — оперативній допомозі наших спеціалістів. Ми намагалися якомога швидше вирішувати подібні кейси та підтримували наших клієнтів.

Надалі, попри воєнний стан та обстановку в країні в цілому, ми продовжували розвивати сервіс та додавати новий функціонал, а також долучати нових великих клієнтів. Наприклад, протягом останнього року до нас приєдналися такі компанії як ТОВ «Комфі Трейд» (Comfy), ТОВ «Груп Себ Україна» та інші.

Саме за час воєнного стану наша команда розробила два нових механізми інтеграції з такими системами ЕДО як Deals та Document.Online у комплексі з уже існуючими коннекторами Вчасно та M.E.Doc. Це дозволило нам стати єдиним на ринку України агрегатором систем ЕДО. Тобто, користувачі Signy можуть безшовно обмінюватися документами із клієнтами будь-якого іншого сервісу (детальніше про це можна дізнатися із запису нашої доповіді на онлайн-івенті «Legal Talks: запровадження електронного документообігу в ІТ-компаніях»).

4. Розкажіть детальніше про можливість Signy інтегруватися з іншими сервісами ЕДО

Зазвичай компанія, що постійно обмінюється е-документами з контрагентами, змушена користуватися різними інтерфейсами, вибір яких часто залежить не від її бажання, а від вимог контрагентів.

Ми вирішили позбавити своїх користувачів такої проблеми, тому на сьогодні Signy є єдиним сервісом на ринку України, що може забезпечити обмін документами між кількома різними системами ЕДО. Наші спеціалісти розробили спеціальні модулі інтеграції, які дозволяють користувачам відправляти та отримувати документи разом з юридично значущими підписами від контрагентів, навіть якщо ті працюють з інших систем ЕДО. Додатково є можливість обмінюватися статусами, коментарями та відмовами по документу. Детальніше про це можна почитати тут.

5. Signy є учасником проекту впровадження е-ТТН в Україні. Чому перехід на електронний формат таких документів є важливим?

Основною перевагою впровадження е-ТТН, на мою думку, є значна економія витрат на підготовку та передачу пакету перевізних документів, а також прозорість системи перевезення.

Раніше для повноцінного процесу перевезення готувався пакет документів, який включав в себе три копії товарно-транспортної накладної — це основний первинний документ, який містить інформацію про перевезення вантажу, обсяги такого перевезення та відповідальних за його здійснення осіб (для кожного учасника перевезення окремо), — а також супровідну документацію. Такий пакет документів перевізник мав возити із собою, а після виконання доставки та підписання зі сторони вантажоотримувача документацію потрібно було передати назад вантажовідправникові. Нерідко траплялися випадки, коли ця документація губилася в процесі перевезення. Або ж процес отримання повного підписаного пакету документів після виконання перевезення займав чимало часу, що, в свою чергу, могло затримувати взаєморозрахунки між сторонами.

Якщо ж застосовується система електронних ТТН, користувачі отримують:

1. Одночасний доступ до документів для відправника, одержувача та перевізника товару.
2. Єдину базу документів, в якій завжди зберігається найактуальніша інформація.
3. Оперативне відстеження та аналіз навантаження на дороги.
4. Швидкі взаєморозрахунки для бізнесу.
5. Інтеграцію з е-CMR (міжнародні е-ТТН) у майбутньому.
6. Розподіл відповідальності через перевантаження транспортного засобу (у випадку з паперовою ТТН, вона була лише на перевізнику).

Одночасно це дає можливість уникати корупційних ризиків через перевантаження транспортного засобу та ризиків податкових злочинів і неправомірної податкової «оптимізації».

Спробувати е-ТТН

6. Хто з ваших клієнтів вже почав користуватись е-ТТН та для яких задач?

Сервіс Signy (раніше SmartSign) із самого початку брав участь у пілотному проекті е-ТТН. Саме з використанням ЕДО Signy була створена e-ТТН, що стала першою, зареєстрованою у промисловій ЦБД (Центральній базі даних).

На даний момент до підготовчих робіт по впровадженню е-ТТН та адаптації сценаріїв перевезення відповідно до нормативних вимог вже долучилися кілька наших клієнтів. Серед них ТОВ «ПБГ КОВАЛЬСЬКА», ТОВ «КОНТІНЕНТАЛ ФАРМЕРЗ ГРУП» (вони використовують е-ТТН для оформлення внутрішньогрупових перевезень), ТОВ «ФАРМВЕЙ ТРЕЙДІНГ». Ці компанії вже готуються до тестування функціоналу е-ТТН і з нашою допомогою обробляють та адаптують свої сценарії перевезення.

7. Влітку 2023 року е-ТТН стануть обовʼязковими в Україні. Як бізнесу підготуватись до їх впровадження?

По-перше, раджу розпочинати підготовку вже у найближчий час, щоб перехід на електронні ТТН відбувся поступово й максимально комфортно. Це убезпечить компанію від можливих штрафів та непорозумінь, коли е-ТТН стануть обовʼязковими.

Далі поділюся чек-листом того, що потрібно зробити:

1. Вибрати провайдера, який надасть вам технічні засоби для створення, підписання та реєстрації е-ТТН у ЦБД. Це може бути Signy чи інший вибраний вами сервіс ЕДО, акредитований для такої діяльності.
2. Замовити кваліфіковані електронні підписи для всіх співробітників, що будуть залучені у процесах перевезення вантажів. За правилами хоча б один КЕП має бути у кожного учасника вантажоперевезення: відправника, перевізника та отримувача.
3. Провести інструктаж для співробітників щодо користування сервісом ЕДО, заповнення е-ТТН та накладання КЕП.
4. Забезпечити водіїв смартфонами чи планшетами із доступом в Інтернет для роботи з е-ТТН.

Додатково вантажовідправнику та вантажоотримувачу варто розглянути можливість облаштування робочого місця із компʼютером чи іншим гаджетом із доступом в Інтернет, яке зможуть використовувати водії-перевізники у випадку виникнення у них складнощів при підписанні е-ТТН на власних пристроях.

8. Як відбувається перевезення вантажів із е-ТТН?

Процедура вантажоперевезення із е-ТТН доволі проста:

1. Після завантаження вантажу відправник, користуючись сайтом провайдера, формує е-ТТН, підписує її КЕПом та прикріплює супровідні документи. Далі е-ТТН автоматично вноситься у ЦБД (реєстр ТТН Міністерства розвитку громад та територій України) і стає доступною для всіх учасників процесу перевезення.
2. Перевізник отримує доступ до зареєстрованої е-ТТН, перевіряє вантаж і, якщо все добре, накладає КЕП на накладну. Статус е-ТТН у ЦБД автоматично змінюється на «Вантаж прямує до отримувача».
3. Отримувач, після перевірки доставленого вантажу, накладає на е-ТТН свій КЕП та відправляє її перевізнику і відправнику для формування акту виконаних робіт, а також замовнику товару для сплати за послуги перевезення. Статус е-ТТН у ЦБД знову змінюється.

Signy

9. Чи потрібно возити з собою паперову копію ТТН?

Поки що інспектори Укртрансбезпеки не мають технічної можливості перевірити електронні документи, тому, навіть якщо перевізник використовує е-ТТН, йому знадобиться мати при собі паперову копію накладної.

Але, оскільки з літа е-ТТН повинні стати обовʼязковими, найближчими місяцями дане питання планують вирішити, і паперові копії більше не знадобляться. Представники Укртрансбезпеки будуть проводити перевірки через спеціально розроблений Кабінет інспектора.

10. Що робити, якщо вантажовідправник, перевізник та отримувач користуються різними сервісами ЕДО?

Одним із головних завдань впровадження системи е-ТТН було забезпечення так званої інтероперабельності. Тобто механізму, при якому кожен учасник перевезення зможе бачити е-ТТН та акти з актуальними даними і статусами по них, незалежно від того, послугами якого саме провайдера він користується.

Тут потрібно пояснити, що е-ТТН лише реєструються в ЦБД, але не зберігаються. Тобто, центральна база містить лише метадані, необхідні державним органам для контролю (наприклад, інформацію про учасників перевезення, транспортний засіб тощо).

Самі ж накладні передаються між провайдерами, і, завдяки інтероперабельності, це відбувається напряму, непомітно для користувачів та незалежно від того, якими саме сервісами ЕДО вони користуються.

Як почати користуватися е-ТТН через сервіс Signy

Наразі відбувається тестування системи е-ТТН, в якому можуть взяти участь всі охочі. Якщо ви хочете заздалегідь підготуватись до переходу на електронні накладні, заповніть форму на цій сторінці. Менеджери Signy звʼяжуться з вами та нададуть повну інформацію щодо подальших дій.