Smart Procurement

На SmartTender.biz доступна велика кількість інструментів, які допомагають комерційним замовникам проводити свої тендери. Але для того, щоб торги були дійсно успішними, важливо правильно користуватися функціоналом майданчика. У даному матеріалі Катерина Кудрицька, провідний спеціаліст комерційного напряму SmartTender, розповість про ТОП-5 порад, що допоможуть комерційним замовникам підвищити ефективність своїх тендерів та заохочувати більше постачальників до участі.

1. Визначайте строки тендеру відповідно до предмета закупівлі

Тривалість тендеру має чітко залежати від його специфіки: чим більш складне та розгалужене технічне завдання, тим довшим має бути час перебування тендеру на сайті. Наприклад, ціни на дизельне паливо досить динамічно змінюються та залежать від курсу валюти, відповідно закупівлю можна провести за декілька годин. Якщо ж це тендер на розробку проектної документації або будівництво об’єкту — його тривалість може бути і декілька тижнів.

Також враховуйте день і час публікації тендеру. Не раджу публікувати тендер у вечір п'ятниці або напередодні святкових днів, особливо якщо його тривалість коротка. У вас є можливість створити тендер заздалегідь та запланувати публікацію на конкретний час — це значно підвищить шанси на його успішність.

Smart Procurement

2. Ретельно готуйте документацію до закупівлі

Технічне завдання та специфікація у запиті для постачальників мають бути з детальними вимогами, тому уважно поставтеся до їх підготовки. Саме від чіткості та вичерпності інформації залежить, чи будуть до вас звертатись за уточненнями. Деякі постачальники взагалі оминають тендери, в яких недостатньо інформації для коректного розрахунку і подачі пропозиції, аргументуючи це тим, що краще вони витратять свій час на участь у тендері, де замовник більш зацікавлений та подав повну специфікацію.

Smart Procurement

Найбільш оптимальний варіант, при якому буде зручно всім, виглядає так: одразу надати максимально детальну інформацію по тендеру в тендерній документації, і лише про всяк випадок додати номер або пошту контакту для уточнень. В такому разі постачальники будуть розуміти, чи варто подавати пропозицію, ставитимуть уточнюючі питання набагато рідше, а ви будете менше відволікатись від роботи, надаючи відповіді.

3. Вибирайте правильні категорії тендеру

Кожен учасник після реєстрації вибирає та оформлює підписку на ті категорії товарно-матеріальних цінностей з CPV класифікатора, постачальником чи виробником яких він є.

Саме тому при створенні тендеру організатор має вибрати найбільш відповідні категорії — так актуальні запрошення чітко надійдуть потенційним учасникам. У тендері цей етап є одним із ключових! Для покращення результату закупівлі замовник може додатково до основної категорії додати до п'яти суміжних, щоб охопити більше постачальників за необхідним напрямом.

Smart Procurement

Дана можливість доступна у новому кабінеті комерційного замовника Smart Procurement: система автоматично підказує варіанти категорій за ключовим словом, що значно пришвидшує роботу з тендерами. Детальніше про це читайте у статті.

4. Відповідайте на звернення від контрагентів на майданчику

Якісна комунікація є ще одним важливим аспектом під час проведення торгів. Замовники можуть отримувати звернення не лише за особистими контактами, а й безпосередньо через сторінку тендеру, коли учасник пише питання/звернення на майданчику.

Smart Procurement

І питання, і відповідь на нього будуть доступні для перегляду всім користувачам, тому звернення, залишене без уваги замовника, може негативно вплинути на подальший хід торгів. Отож регулярно звертайте увагу, чи не з’явились нові повідомлення від учасників вашого тендеру.

Smart Procurement

5. Вчасно повідомляйте учасників про результати торгів

Після завершення тендеру учасники хочуть дізнатися його результат, оскільки це мета, заради якої вони прораховували вартість та подавали пропозиції. Багатьом з них дійсно важливо отримати зворотний зв'язок від замовника, навіть якщо у них була не краща вартість. Відтак після прийняття рішення в компанії вам потрібно завершити тендер у системі майданчика — лише після цього запуститься розсилка на учасників з рішенням по переможцю. А от відсутність такого повідомлення протягом більш ніж двох тижнів може негативно вплинути на вашу репутацію як замовника.

Як уникнути потенційних помилок при проведенні торгів

Велику кількість нюансів, які потенційно здатні вплинути на ефективність тендеру, можна попередити завдяки програмним налаштуванням нашого майданчика. Крім цього, на SmartTender.biz доступний спеціальний модуль «Ризик-індикатори», який визначає об'єктивні помилки, що були допущені при проведенні ваших тендерів та можуть теоретично вплинути на їхній результат. Дізнайтеся більше про модуль тут.

Smart Procurement

Дотримуйтеся всіх зазначених порад, і тоді ваші торги з високою ймовірністю будуть успішними. Якщо ж ви бажаєте краще розібратися з можливостями майданчика або маєте запитання щодо його функціоналу, звертайтесь до вашого особистого менеджера на SmartTender.biz. Він проконсультує вас та надасть варіанти вирішення питань якнайкращим чином.

Як почати проводити комерційні тендери на SmartTender.biz

Якщо ви лише плануєте перевести свої торги в онлайн — залиште заявку на підключення до Smart Procurement за номером телефону: 0 800 75 10 10 (лінія №4).

Використовуйте зручні інструменти для проведення закупівель та будьте успішними разом зі SmartTender!