Кейс Епіцентр

Комерційні закупівлі — це ключовий процес у роботі великих компаній, і ТОВ «Епіцентр К» — не виняток. Компанія регулярно здійснює велику кількість е-закупівель для власних потреб мережі, працює з безліччю постачальників та обирає найкращі пропозиції.

У цьому кейсі поговоримо про досвід Епіцентру в організації комерційних закупівель через SmartTender. Розповімо:

❔ чому компанія вирішила перейти на електронний формат;

❔ як відбувалася адаптація;

❔ що вдалося покращити в процесах;

❔ які результати це дало на практиці.

А ще — які поради команда Епіцентру може дати тим, хто лише планує цифровізувати свої закупівлі.

Про клієнта

ТОВ «Епіцентр К» — один із найбільших рітейлерів будівельних матеріалів і товарів для дому в Україні, що має сотні магазинів по всій країні. Як організатор комерційних торгів, компанія проводить численні комерційні закупівлі, працюючи з постачальниками напряму через електронні торги.

Такі комерційні закупівлі спрямовані на розвиток торгівельної мережі, модернізацію інфраструктури та забезпечення операційної діяльності.

Використання SmartTender допомагає зробити процес закупівель більш прозорим, зручним і ефективним, що позитивно впливає на якість товарів і умови співпраці.

💡 Нагадаємо: комерційні торги можна проводити через Smart Procurement — окремий інструмент на базі SmartTender. Він дозволяє зручно та автоматизовано проводити закупівлі на всіх етапах — від створення заявки до підписання договору, а також відкриває доступ до бази з понад 100 000 постачальників товарів і послуг.

1. Ви працюєте зі SmartTender у напрямку комерційних закупівель з 2017 року. Якою була модель організації закупівель в Епіцентрі до впровадження електронної системи? З якими основними викликами ви стикалися у процесі комерційних закупівель до цього?

До використання електронної системи SmartTender, закупівельники ТОВ «Епіцентр К» шукали постачальників самостійно — інтернет-ресурси, перевірених партнерів або за рекомендаціями знайомих. Цей процес займав багато часу й обмежував можливість з вибору підрядника. Крім того, через відсутність відкритої інформації про потреби компанії, багато постачальників просто не мали можливості долучитися до відбору.

2. Які основні цілі ви ставили перед собою, приймаючи рішення перейти на електронний формат закупівель?

Насамперед ми прагнули розширити коло учасників, які можуть брати участь у закупівлях. Збільшення кількості постачальників підвищує конкуренцію, що, своєю чергою, дозволяє отримувати кращі умови — нижчі ціни та вищу якість товарів і послуг.

Відкритість для постачальників стала можливою завдяки публічному висвітленню потреб компанії у закупівлях. Публічний запит дозволяє знизити витрати, підвищити прозорість процесу для партнерів, забезпечити правовий захист під час укладання договорів і їх виконання, а також формує довіру постачальників до компанії.

3. Що стало для вас головним аргументом при виборі SmartTender для проведення комерційних закупівель?

На момент нашого приєднання до майданчика, ключовими факторами вибору стали багаторічний досвід SmartTender на ринку та гнучкий, персоналізований підхід до кожного партнера.

Переваги SmartTender

Крім того, важливою перевагою була можливість адаптувати майданчик під наші індивідуальні потреби, зокрема інтегрувати її з внутрішньою ERP-системою.

4. Як швидко відбувся перехід на цифровий майданчик SmartTender?

Перехід на електронний майданчик пройшов досить легко та швидко, завдяки гнучкості команди SmartTender і їх увазі до наших потреб.

Протягом усього часу співпраці майданчик постійно удосконалюється з урахуванням наших вимог. Це стосується індивідуального налаштування, яке здійснюється виключно за нашим запитом — наприклад, можливості автоматичного формування звітності з необхідними полями.

Процес адаптації та вдосконалення платформи триває й до сьогодні.

5. Як змінився процес закупівель після переходу на електронний майданчик? Які саме процеси вдалося автоматизувати або спростити?

Впровадження електронної системи SmartTender значно зменшило вплив людського фактора та прибрало необхідність самостійного пошуку постачальників і підрядників. Тепер учасники самостійно подають комерційні пропозиції, ретельно вивчивши технічні завдання та вимоги до товарів або послуг.

Функції SmartTender

Інформація про потреби компанії стала максимально відкритою для всіх зацікавлених сторін. Вибір постачальника відбувається прозоро і конкурентно. Електронна процедура з публічними умовами виключає можливість кулуарних домовленостей і гарантує рівні умови доступу до участі.

6. Чи могли б ви поділитися конкретними цифрами: скільки тендерів було оголошено, який обсяг економії часу чи коштів вдалося досягти, а також скільки постачальників бере участь у ваших закупівлях?

Оголошена кількість тендерів на майданчику SmartTender за останні роки:

Закупівлі Епіцентр

7. Які результати стали для вас найвідчутнішими?

Перш за все, впровадження електронної платформи забезпечило зрозумілість і прозорість процесів як для внутрішніх замовників, так і для учасників торгів.

Внутрішній замовник отримав можливість чітко формулювати запити під конкретні потреби. Збільшення кількості партнерів для співпраці сприяло досягненню значної економії витрат.

8. Чи потрібні були індивідуальні налаштування під ваші потреби?

Після переходу на платформу SmartTender ми поступово впроваджуємо покращення та налаштування процесів закупівель відповідно до внутрішніх потреб компанії. Завдяки інтеграції SmartTender з нашою ERP-системою налагоджено автоматизований обмін даними, що охоплює весь цикл закупівлі — від публікації тендеру до оголошення переможця.

За результатами торгів автоматично формується порівняльна таблиця учасників, розроблена спеціально під наші вимоги. Вона включає не лише цінові та нецінові критерії, а й додаткові переваги кожного постачальника. На основі цих даних внутрішній замовник готує «Аргументацію вибору переможця», що дозволяє приймати відповідальне рішення відповідно до стандартів і критеріїв компанії.

9. Яку б пораду ви дали великим компаніям, які лише починають шлях до цифровізації закупівельних процесів?

У першу чергу необхідно систематизувати бізнес-процеси закупівлі товарів та сформувати послідовні кроки проходження закупівель саме у вашій компанії — від визначення потреби до оплати.

Це стане основою для подальшого налаштування процесів уже безпосередньо на електронному майданчику.

Хочете закупити все необхідне для своєї компанії у перевірених постачальників?

Спробуйте Smart Procurement — інструмент для організації комерційних торгів на майданчику SmartTender.

Щоб спробувати, ми надаємо вам 2 тижні безкоштовного доступу, а наш персональний менеджер допоможе налаштувати все під ваші задачі та відповість на всі питання.

📞 Телефонуйте на 0 800 75 10 10 (лінія 4) — і ми відповімо на усі питання!