Після запуску системи електронних державних торгів ProZorro можливістю участі в державному тендері можуть скористатися ті компанії, які раніше не ризикували укладати угоди з державою.

Для новачків ця можливість з першого погляду може видатися, скоріше, викликом. Але тендер – це виконання процедур і прийняття відповідальності, тому давайте розберемося в послідовності кроків учасника-початківця.

Що таке тендер: суть, класифікація, особливості типів тендерів

Тендер – це процедура розміщення запиту на конкурентну закупівлю товарів, послуг або робіт відповідно до наперед визначених умов. Проведення тендера – це одна зі складових процесу закупівлі.
Тендери діляться на державні і комерційні.

Комерційні тендери оголошуються приватними компаніями для підвищення якості закуповуваних товарів, послуг або робіт. Проводяться відповідно до внутрішнього регламенту компанії і в рамках певних термінів. Постачальники конкурують за допомогою своїх пропозицій щодо ціни/умов доставки, оплати/якості товарів, послуг, робіт/репутації.

Державні тендери – це тендери, в яких замовниками є державні структури або бюджетні установи. Правила проведення таких торгів закріплені на законодавчому рівні і регламентуються законодавчими актами. Державні тендери проводяться відкрито, якщо інше не визначено законодавством. Для постачальника і організатора також є відмінність: в держторгах за участь платить постачальник, а в комерційних – замовник.

Державні тендери діляться на допорогові (до 200 000 грн для товарів і до 1,5 млн грн – для послуг і робіт) і надпорогові (все, що вище зазначених сум). Тендери також можуть бути відкритими або закритими, проводитися в кілька етапів і мати форму аукціону або ж конкурсу.

Що таке ProZorro (Прозорро)?

ProZorro (Прозорро) – це єдиний державний реєстр, електронна база даних всіх здійснюваних державою закупівель. Всі держторги проходять через акредитовані в системі електронні торгові майданчики. Держзамовник сам вибирає, через який майданчик оголошувати тендер.

SmartTender – один із майданчиків-засновників системи ProZorro. 1 серпня 2016 року вважається датою повномасштабного старту реформи держзакупівель. Саме в цей день на систему Прозорро перейшли всі держзамовники країни.

Вимоги до учасника тендера та критерії відбору переможців

Є певні вимоги до учасників державних тендерів. Ці правила визначає нормативна база і вони обов'язкові для кожної компанії, яка бажає подати тендерну пропозицію на участь у процедурі. Перелік вимог до постачальника:

потрібно оформити юрособу в Єдиному державному реєстрі (ЄДР);
чиста податкова репутація та документи, що підтверджують, що компанія – чесний платник податків;
хороша репутація як контрагента (ваша компанія повинна мати імідж надійного постачальника, який завжди виконує умови договору в повній мірі);
досвід впровадження подібних проектів і наявність необхідних потужностей для цього;
наявність кваліфікованих працівників для реалізації поставлених завдань.

Всі перераховані вище вимоги повинні мати документальне підтвердження. У державних торгах є певні критерії відбору переможців: цінові і нецінові. В цілому мета проведення тендера для держструктури – це економія бюджетних коштів. Тому найчастіше переможцем стає компанія, що запропонувала мінімальну ціну за свій товар, послугу або роботи.

Готуємося до участі: перелік необхідних документів

Документи, які необхідно підготувати учаснику держторгів:

статутні документи підприємства (статут, реєстраційні документи);
тендерна (банківська) гарантія. Цей документ – важливе підтвердження того, що постачальник може гарантувати беззбитковість тендера для замовника;
документ, який підтверджує, що учасник – не банкрут;
довідка про те, що компанія не має судимості за недотримання фінансових домовленостей і зобов'язань;
довідка про відсутність податкових заборгованостей;
документ, що підтверджує реєстрацію в ЄДР.

Як взяти участь в тендері

Через систему ProZorro в обов'язковому порядку проводять всі надпорогові тендери. Допорогові можуть проводитися в оффлайн-режимі.
Поговоримо про те, як взяти участь в онлайн-тендері. Ось проста інструкція для новачків.
Щоб взяти участь в державному електронному тендері, вам необхідно:

вибрати онлайн майданчик з максимально зручним функціоналом;
пройти процедуру реєстрації на сайті майданчика;
налаштувати електронний підпис, вибрати цікаву для вас галузь і предмет закупівель;
подати заявку на торги (перелік документів вище);
пройти онлайн-аукціон;
публічно оголосити свою тендерну пропозицію.

Оформлюємо тендерну пропозицію: ТОП-5 помилок постачальника

Дуже багато потенційних постачальників не проходять процедуру відбору через помилки в тендерній документації. Найпоширеніші недоліки в документах учасників державних тендерів:

тендерна пропозиція не відповідає тендерній документації. Якщо умови і правила тендера не зовсім зрозумілі для учасника, слід звернутися до організатора за роз'ясненнями;
запропоновані товари, послуги або роботи не відповідають технічним завданням замовника. Тут також допоможе комунікація. Важливо бути в курсі всіх нюансів умов тендера;
документи оформлені не відповідно до закону «Про державні закупівлі»;
дрібні технічні помилки через неуважність: відсутність печатки, друкарські помилки, граматичні помилки;
запропонований бюджет учасника не відповідає умовам технічної документації організатора.

Укладаємо контракт

Після всіх тендерних процедур та етапів в разі перемоги вашої компанії в тендері вам необхідно укласти контракт з державним замовником – це останній крок закупівельного процесу. Кожній стороні необхідно ретельно вивчити і вивірити умови договору, адже від цього залежить подальша робота щодо його виконання. Закон «Про державні закупівлі» передбачає наступні терміни укладення договору по відкритим торгам.

Договір укладається після переговорної процедури:

не раніше, ніж через 10 календарних днів після дня публікації на сайті Уповноваженого органу повідомлення про бажання укласти контракт (відповідно до закону, є умови, коли договір укладається не раніше, ніж через 5 днів) (див. ЗУ «Про державні закупівлі»);
не пізніше, ніж 35 календарних днів після дня публікації на сайті Уповноваженого органу повідомлення про бажання укласти контракт (відповідно до закону, є умови, коли договір укладається не пізніше, ніж через 20 днів) (див. ЗУ «Про державні закупівлі»).

Відмова від підписання договору

Якщо переможець тендера з яких-небудь причин відмовляється підписувати договір із замовником, то останній відхиляє тендерну пропозицію переможця і визначає нового постачальника серед учасників, термін пропозиції яких все ще в силі. Учаснику, який відмовився від підписання договору, тендерне забезпечення не повертається (в разі якщо за умовами тендера воно надавалося постачальником).