Як бізнесу пережити карантин

Багатьох зараз турбують два питання: наскільки успішними будуть заходи проти поширення інфекції коронавірусу та як вони позначаться на фінансовому добробуті громадян. Дійсно, карантин може негативно вплинути на багато сфер бізнесу, але панікувати поки зарано.

На відміну від минулих десятиліть зараз у підприємців є можливість продовжувати безпечно заробляти гроші. Керівники основних напрямів роботи майданчика SmartTender розкажуть, як компанії не змарніти без замовлень у ремоуті, в кого замовляти сировину під час карантину і як налагодити ефективну роботу без ризику захворіти.

Катерина Золотарьова, керівник напряму залучення партнерів VIP-сегменту SmartTender

Не можна сказати, що українські підприємці підійшли до цього безпрецедентного карантину непідготовленими. З 2016 року в країні існує ціла бізнес-екосистема публічних закупівель, яка використовує в якості своєї основи зв'язку з державної централізованої бази даних Prozorro і незалежних електронних торговельних майданчиків.

Усього за 4 роки існування системи в ній успішно завершилися поставками і виплатами за договорами торги на загальну суму більш ніж у 2,5 трильйона гривень, кожна копійка з яких — це заробіток постачальника.

Але крім величезного ринку державних тендерів є не менший, а можливо — навіть більший ринок комерційних тендерів, який існує і розвивається в Україні ще довше за систему публічних закупівель: щонайменше з 2013 року. Саме цей ринок свого часу став зразком для творців системи держзакупівель. SmartTender як офіційна електронна торговельна площадка Prozorro одночасно займає у цьому сегменті перше місце.

Сучасний український бізнес може і в умовах карантину продовжити отримувати прибуток, не порушуючи заходів безпеки і не ризикуючи здоров'ям своїх співробітників. Для цього потрібно не так багато:

1. Створити обліковий запис на торговому майданчику. Зробити це і так легко, а для максимальної простоти — завжди можна скористатись інструкцією з реєстрації у Prozorro.
2. Ідентифікувати своє підприємство. Зробити це можна двома шляхами: сплативши довільну суму з рахунку компанії або накладанням електронного підпису в особистому кабінеті (ЕЦП/КЕП).
3. Знайти відповідний тендер. Допоможуть щоденні розсилки і smart-пошук з налаштуванням кастомізованих шаблонів.
4. Подати пропозицію. У держтендерах перший раз буде важкувато самому готувати тендерну пропозицію, але допоможуть юристи майданчика і вдумливе вивчення тендерної документації. А у комерційних торгах зазвичай достатньо вказати умови доставки та оплати, а також зафіксувати свою ціну.
5. Не забути включитися в торги. У публічних закупівлях Prozorro важливо не пропустити день і час електронних торгів, а також переконатись, що ваша версія браузера підтримується майданчиком (всі свіжі версії — підтримуються). Далі — потрібно усього лише зробити замовнику найвигіднішу цінову пропозицію у рамках передбаченої кількості раундів зниження.
6. Підписати договір. У публічних торгах перед підписанням потрібно буде завантажити кілька довідок, в тому числі — довідку про несудимість від МВС, але і її у нас можна замовити онлайн і отримати в електронному вигляді за строк до 2-х календарних днів! А сам договір можна підписати онлайн за допомогою нашого сервісу SmartSign.
7. Поставити товар і отримати гроші. Постачання — єдиний етап, який вимагає контакту постачальника із замовником, але контакту мінімального. А після залишиться лише дочекатись оплати. Хоча зараз багато замовників у держтендерах і комерційних торгах пропонують повні або часткові аванси.

Тендери — це ринок збуту, який мало залежить від введеного карантину. З їхньою допомогою підприємство не перестане заробляти гроші навіть у тих випадках, коли інші канали тимчасово недоступні. А у майбутньому, після зняття обмежень, це джерело доходу стане важливим доповненням до бюджету підприємства чи навіть основним напрямком діяльності. Навіщо відмовлятись від знайденого рішення, якщо воно працює у будь-яких умовах?

Батья Сирота, заступник директора по роботі з замовниками майданчика SmartTender

Чомусь зараз всі обмежуються оцінками втрат бізнесу через скорочення продажів. Дійсно, саме перехід споживачів до режиму карантину сильніше за все впадає в очі. Але для будь-якого бізнесу важливо не лише десь заробляти — треба ще мати засоби для генерування цінності і забезпечення повсякденної діяльності компанії:

1. Витратні матеріали. У когось це запасні частини для двигунів тракторів, а у когось — скріпки, офісний папір і картриджі для принтерів. Але їхня відсутність може стати однаково неприємною для бізнесу.
2. Сировина. Виробничий бізнес не може працювати без сировини, а тому його поставки повинні тривати — хоч металобрухту, хоч посівного матеріалу, хоч кормів для тварин.
3. Паливо. Логістичним компаніям потрібне паливо для вантажівок, аграріям і будівельникам — для техніки. Не у всіх є досить великі запаси, щоб перечекати карантин.

Чи багато замовлень виконає поліграфія, якщо через масову двотижневу перерву у роботі постачальників у неї закінчиться фарба? А скільки виготовить хлібозавод, витративши свої запаси борошна за кілька днів?

Але уникнути простою і збитків цілком можливо — достатньо знайти собі постачальників з прийнятними цінами за допомогою електронного комерційного тендера. Навіть у найбільш спеціалізованих нішах знайдеться кілька пропозицій на вибір, а у найбільш затребуваних категоріях на вас чекатимуть десятки підприємств, готових постачати товари, надавати послуги і виконувати роботи. І все це — майже повністю без особистого контакту.

До того ж на цьому ринку прийнято боротись за клієнта, а тому конкуренція учасників завжди призводить до зниження ціни до оптимальної для обох сторін угоди. У цифрових торгів дуже невисокий поріг входження: досить зареєструватись — і можна переходити до закупівель. Не потрібно ані додаткового ПЗ, ані дзвінків потенційним постачальникам, ані тендерних протоколів — все вже передбачене онлайн-системою. Такий канал постачання стане у нагоді за будь-яких обставин, а під час карантину — дозволить зберегти стабільну роботу своєї компанії.

Володимир Ткачук, керівник напряму HR майданчика SmartTender

Важливо убезпечити колектив, створивши персоналу комфортні умови для виконання обов'язків на час карантину. Найбільшою цінністю нашої компанії є люди. Ми уважно стежили за хронікою подій навколо поширення COVID-19 і постійно інформували співробітників про потенційну загрозу і важливість дотримання елементарних заходів обережності.

За активної підтримки менеджменту ми посилили санітарний режим у всіх коворкінгах: частіше провітрювались приміщення, ретельніше проводились прибирання, були закуплені санітайзери, контролювався стан здоров'я співробітників.

Після того, як частина команди успішно у тестовому режимі перейшла на віддалений режим роботи, з 16 березня на ремоуті працюють всі співробітники SmartTender: ми допомогли облаштувати робочі місця вдома, а також скасували всі відрядження, внутрішні і зовнішні заходи.

З огляду на повну оцифровку процесів пошуку і підбору персоналу до нашої компанії, для нас рекрутинг на карантині мало відрізняється від такого у звичайний час: Clobbi.Recruitment, SmartManager і SmartSign вирішують всі наші завдання незалежно від місця роботи. Інтерв'ю проводимо з використанням Skype або Zoom, внутрішня комунікація відбувається у Slack і Telegram.

Безумовно, відчувається деяке скорочення ринку потенційних кандидатів і певне напруження як серед претендентів, так і найманих менеджерів. Ми очікуємо, що через 5-10 днів ринок заспокоїться і адаптується до нових реалій: стане більш цифровим і менш чутливим до віддаленого режиму на етапах інтерв'ю. Ті особливості організації робочих процесів, з якими раніше стикались лише IT-компанії, мають хороші шанси стати новим стандартом для інших індустрій.

Сьогодні багато хто з нас переживає стрес і напруження у зв'язку з життям і роботою в нових умовах і обставинах. Важливо пам'ятати, що ми всі несемо відповідальність один за одного і за суспільство навколо нас. Будь-які пандемії чи кризи закінчаться, і нам треба буде повертатись до звичайного життя і роботи, дивитися один одному в очі. Бережіть і плекайте у собі людину!

Вероніка Кучерява, керівник проекту SmartSign

Онлайн-тендер закінчився, переможець визначений, рішення про співпрацю прийняте і опубліковане в електронній системі. Але рано чи пізно настає час підписувати договір, здійснювати доставку предмета закупівлі з одного боку і її прийняття з повним документальним супроводом — з іншого боку. Що робити? Брати з собою пачку марлевих пов'язок і натирати руки антисептиком?

Насправді і тут можна обійтися без безпосереднього контакту між підрядниками та замовниками. Допоможе налагоджений ЕДО — електронний документообіг, який виключає потребу у паперових носіях. У нашого майданчика є SmartSign — власний сервіс ЕДО, який використовуємо і ми, і багато хто з наших клієнтів, і наші партнери.

Сьогодні вже немає потреби обмінюватись актами приймання виконаних робіт і підписувати їх, пересилаючи назад вже зі своїми мікробами. Відповідно до Законів України «Про електронні довірчі послуги» і «Про електронні документи та електронний документообіг» цифрові версії будь-яких документів давно вважаються українськими контролюючими органами повністю легальними і навіть спрощують проходження перевірок.

Незабаром розвиток цього напряму дозволить українським компаніям відмовитись навіть від паперових товарно-транспортних накладних (ТТН). Їх уже зараз замінюють еТТН, електронні накладні, але закон поки що, до офіційного запуску централізованої бази даних, вимагає, щоб один екземпляр накладної існував у паперовому вигляді.

Під час карантину відмова від паперу вельми сприяє дотриманню заходів, що обмежують поширення інфекції — без шкоди будь-яким бізнес-процесам. До того ж це набагато дешевше, ніж поштова розсилка і кур'єрська доставка, економить час і ресурси техніки для друку, а також, що особливо важливо з точки зору сталого розвитку та відповідального ведення бізнесу, зменшує сумарні витрати паперу в країні, знижуючи темпи вирубування лісів. Зручно, сучасно, екологічно і стерильно — ідеально!