Success Story

Як успішно налагодити закупівлі розпорядників бюджетних коштів та перетворити своє місто на лідера рейтингу Transparency International Ukraine? Яка стратегія допоможе організації укласти свою першу рамкову угоду? Про це та багато іншого ми поспілкувалися з Юлією Дудєнковою — головним спеціалістом відділу конкурентного опрацювання та аналізу ринку тендерного управління Виконавчого комітету Маріупольської міської ради.

Як давно ви працюєте у сфері закупівель та чому вирішили обрати саме цю спеціальність?

Свою професійну діяльність я розпочала з відділу комерції та збуту одного з промислових підприємств міста Маріуполя. У 2015 році очолила відділ матеріально-технічного постачання на цьому ж підприємстві.

Вже тоді я мала розуміння, що організація процесу закупівель на комерційному підприємстві має значні відмінності від організації закупівельного процесу у бюджетній сфері, хоча за основними принципами вони є схожими. Саме бажання розібратися у цих відмінностях та додати у свою професійну діяльність нового досвіду привело мене у 2019 році до роботи із закупівлями у бюджетній сфері. Так я стала головним спеціалістом відділу конкурентного опрацювання та аналізу ринку тендерного управління Виконавчого комітету Маріупольської міської ради. Потрапила до кола людей, що своєю метою бачать покращення та виведення на якісно новий рівень організації закупівельної діяльності комунальних підприємств, організацій та інших розпорядників бюджетних коштів міста Маріуполя.

З липня 2020 року, паралельно до основної роботи, я почала виконувати обов’язки уповноваженої особи на проведення закупівель Виконавчого комітету Маріупольської міської ради.

Як ви використовуєте здобуті від навчання у KSE знання на практиці?

Під час навчання на курсі «Менеджер із закупівель» я отримала багато нових знань щодо управління бізнес-процесами, засвоїла нові аналітичні методи та інструменти закупівельника. Ці знання я перш за все використовувала під час розробки проекту категорійної стратегії та використовую зараз у повсякденній роботі.

Із концепції проектного менеджменту для вирішення певного проблемного питання використовую на практиці Діаграму Ішікави (риб’ячий скелет), яка дозволяє наочно визначити причинно-наслідкові взаємозв’язки між чинниками та наслідками. Після визначення корінних причин легко окреслити ініціативи для їх вирішення та пріоритезувати ініціативи за допомогою інструменту Матриці пріоритезації ініціатив.

Із категорійного менеджменту я відзначила для себе «7 кроків в закупівлях» з урахуванням особливостей закупівель у бюджетній сфері:

1. Формування профілю категорії (обсяги, ціни, постачальники), виділення пріоритетного фокусу в категорії за допомогою АВС-аналізу та Кубу витрат.
2. Визначення потреби внутрішнього замовника. Головне — сформувати адекватну технічну специфікацію та проінформувати внутрішнього замовника про тривалість закупівлі.
3. Аналіз ринку, що включає аналіз поточної ситуації на ринку, складових ціноутворення, складання списку постачальників, визначення сили попиту та пропозиції.
4. Визначення стратегії закупівлі (існує 4 базові стратегії) та методів в рамках категорії.
5. Впровадження закупівельної стратегії: комунікація з постачальниками шляхом передтендерного опрацювання ринку, використання нових дозволених законом інструментів ринкових консультацій, запит цінових пропозицій. Відкрите проведення тендеру через електронну систему закупівель Prozorro.
6. Співпраця з обраними постачальниками – договірна робота за результатами тендеру.
7. Забезпечення стійкого розвитку – постійна оцінка постачальників на предмет своєчасності та якості поставок, формування бази недобросовісних постачальників – інструмент дієвий, оскільки, згідно з діючим законодавством про публічні закупівлі, за наявності претензійної роботи замовник може відхилити пропозицію такого недобросовісного постачальника.

Урок про основи договірного права дозволив мені у серпні 2020 року взяти участь у розробці Положення про організацію договірної роботи, яке наразі діє у Маріуполі для розпорядників бюджетних коштів і містить типові форми договорів, складені у відповідності до ЦКУ та ГКУ.

Загалом набуті знання дозволили почати мислити набагато ширше, ніж рядовий фахівець із закупівель.

Як саме тендерне управління міської ради здійснює аналіз ринку?

Для організації більш ефективного та прозорого процесу закупівель у Маріупольській міській раді було створено Тендерне управління з двома відділами: відділом закупівель та відділом конкурентного опрацювання й аналізу ринку.

Тендерне управління розглядає процес закупівель у місті як зі сторони замовників, так і зі сторони контролерів, щоб вчасно реагувати на можливі проблеми, мати змогу професійно проаналізувати їх та надати поради щодо ефективного вирішення. Для цього постійно моніториться та аналізується практика рішень АМКУ та Держаудитслужби України.

Тендерне управління також відповідає за наступне:

1. Контролює виконання щоквартальних планів закупівель місцевих розпорядників бюджетних коштів, що мотивує їх планувати свої закупівлі. Адже коли немає планів, замовник фізично не бачить дати й цифри, і як результат — товар закуповується невчасно або ж тендер оголошується за місяць до необхідної поставки.
2. Узгоджує технічні завдання та тендерну документацію на ключові позиції. У нас є розпорядження міського голови з рекомендаціями, як правильно аналізувати ринок, аби сформувати якісне ТЗ (технічне завдання). Наші замовники опрацьовують пропозиції декількох постачальників і визначають типові характеристики та вимоги, які будуть зазначені в майбутньому ТЗ. Для зручності ми розробили приклади універсальних ТЗ для придбання товарів, робіт і послуг.
3. Розглядає, реєструє та аналізує всі укладені договори на відповідність ринковим цінам.

Маріуполь — лідер рейтингу прозорості міст України за 2020 рік. Як вашій команді вдалося досягти такого результату?

Така висока нагорода – це результат комплексної і злагодженої роботи всіх структурних підрозділів міської ради. Серед факторів, завдяки яким Маріуполь став найбільш прозорим містом в Україні, хочу відмітити такі:

1. Використання системного підходу у всіх сферах, включаючи закупівлі. Завдяки цьому кожна структура чітко розуміє очікуваний результат та заходи для його досягнення.
2. Поліпшення сервісів для людей. Прикладом якісних послуг стали три Центри надання адміністративних послуг, один з них — найбільший Мультицентр в Україні.
3. Впровадження сучасних інструментів прозорості та електронної демократії, щоб забезпечити конструктивний діалог з громадою. Було проведено діджиталізацію всіх сервісів: оновлено сайт міської ради, автоматизовано субсидії, створено систему місцевих петицій, єдину інформаційну систему міста, контакт-центр та електронний кабінет маріупольця. Використання системи Prozorro дозволило заощадити понад 1 млрд грн бюджетних коштів. Також за допомогою інструментів прозорості та електронної демократії ми залучаємо жителів до процесу розвитку міста. Прикладами є Програма підтримки ОСББ, Громадський бюджет, Батьківський фонд та інші.
4. Мотиваційна складова – прозорість відкриває нові можливості для розвитку Маріуполя, а саме залучення інвестицій у розвиток міста. Для Маріуполя лідируючі позиції в рейтингу, наявність стратегії розвитку, грамотне управління бюджетом, відкритість та прозорість роботи стали важливим аргументом у переговорах з міжнародними партнерами.

Success Story

Відкритість та прозорість стали фундаментом змін у Маріуполі. Перше місце в рейтингу — це не результат, на якому ми зупиняємося, це поштовх працювати далі на підвищення прозорості та розвиток нашого міста.

Як у вас впроваджена категорійна стратегія?

Під час навчання в KSE я розробляла категорійну стратегію закупівлі сипучих матеріалів на прикладі свого підзвітного підприємства ККП «Маріупольавтодор» Маріупольської міської ради. Ця категорія товарів є ключовою та надважливою у діяльності підприємства. За результатами оцінки постачальників, аналізу сили попиту та пропозиції було обрано комбінацію стратегій управління витратами і конкуренції між постачальниками. Для реалізації стратегії було створено команду під моїм головуванням. Ми об’єднали обсяги закупівлі та удосконалили процес проведення тендеру. Як результат, підприємство першим в Україні провело закупівлю сипучих шляхом укладання рамкової угоди. Загальна економія за проведеними першими відборами у березні 2021 року склала більше 2 млн грн. Завдяки рамковим угодам та відборам продукція закуповується за ринковими цінами, знижується показник зриву тендерів.

Схожу категорійну стратегію плануємо в майбутньому тиражувати на інші ключові категорії підприємства: плитку ФЕМ, бордюри тощо.

Щодо використання категорійного підходу у закупівлях у виконавчому комітеті, то через різноплановість закупівель неможливо виділити пріоритетні. Доцільніше тиражувати категорійний підхід на великих комунальних підприємствах міста. Так протягом останніх двох років розроблено та впроваджено стратегії у закупівлі пального та електроенергії. Це складні закупівлі, адже ціни постійно коливаються, волатильність ринку висока. Тому, щоб якісно та вчасно проводити такі закупівлі, потрібно шукати окремі оптимальні рішення.

Ми проаналізували попередні роки та вирішили працювати за рамковими угодами. Ретельно відпрацювали механізм поставки — розклали вартість електроенергії на складові: вартість транспортування та розподіл електроенергії. Також ми повністю відійшли від передоплати – тепер у нас оплата з відстрочкою платежу за фактом споживання електричної енергії щомісяця. Раніше ж електроенергія продавалася лише за передоплатою.

Щодо пального, то при аналізі 2016–2017 років ми виявили випадки, коли постачальники на торгах демпінгували, вигравали торги, а потім додатковими угодами навіть переганяли своїх конкурентів по ціні. Тому ми запровадили механізм формульного ціноутворення, який не дозволяв постачальникам демпінгувати. Це ефективний механізм, але наразі ми почали використовувати рамкові угоди з визначеними найбільш вигідними періодами проведення відборів.

Також сьогодні ми йдемо шляхом централізації закупівель у Маріуполі на базі головного розпорядника та відпрацьовуємо можливість централізації певних категорій закупівель замовників міста, що дозволить ширше використовувати інструменти категорійного менеджменту на практиці.

Які ваші ТОП-5 особистих порад для ефективної роботи закупівельника?

Для ефективної роботи пораджу закупівельникам наступне:

1. Постійно навчайтеся та підвищуйте свій професійний рівень, оскільки світ мінливий і треба встигати за змінами.
2. Будьте відповідальними, розумійте важливість своїх дій та оцінюйте їх можливий результат (уникайте поняття «моя хата скраю, від мене нічого не залежить»).
3. Аналізуйте та використовуйте досвід інших — таким чином можна уникнути багатьох помилок та зекономити час.
4. Не бійтеся висловлювати та відстоювати власну думку, у тому числі щодо впровадження чогось нового, адже ваші ідеї та думки можуть мати велику цінність.
5. Плануйте свій час, розвиваючи вміння правильно розставляти пріоритети.

Як стати професійним закупівельником

Якщо ви також хочете вдосконалити організацію тендерів у вашій компанії, навчитися застосовувати категорійний менеджмент і аналізувати дані про проведені закупівлі, пропонуємо пройти курс «Закупівельний менеджмент» від Центру вдосконалення закупівель KSE. Натисніть кнопку нижче, щоб дізнатися подробиці.

Детальніше про курс

Попередню Success Story в рамках спільного спецпроекту SmartTender і KSE читайте тут.

Дізнавайтеся найцікавіше про сферу закупівель і перемагайте разом зі SmartTender!