Success Story

Продовжуємо розповідати про досягнення випускників навчальних програм для закупівельників Центру вдосконалення закупівель Київської Школи Економіки. Історію успіху випускниці KSE — Яни Воробей, фахівця-аналітика з дослідження товарного ринку І категорії Відділу супроводу конкурсних торгів ВП «Рівненська АЕС» ДП «НАЕК «Енергоатом», — читайте в інтерв'ю, підготовленому в рамках спільного спецпроекту SmartTender і KSE.

Як давно ви працюєте у сфері закупівель та чому вирішили обрати саме цю спеціальність?

Я працюю у закупівлях з 2016 року. Влаштувавшись на посаду юрисконсульта відокремленого підрозділу «Складське господарство» ДП «НАЕК «Енергоатом», я паралельно зі своїми посадовими обов’язками виконувала функції секретаря тендерного комітету. До речі, саме досвід секретаря тендерного комітету в майбутньому дозволив мені виграти грант на безкоштовне навчання в KSE.

Закупівлі самі увійшли в моє життя, і недаремно, тому що мені подобається ця сфера діяльності. У закупівельній сфері завжди з’являється щось нове: тільки-но подумаєш, що все налагоджено, — виходять зміни до закупівельного законодавства, і їх потрібно заново освоювати та реалізувати. Я зрозуміла, що хочу розвиватися саме у цьому напрямі, тому змінила посаду юриста на посаду закупівельника. Наразі я працюю фахівцем-аналітиком з дослідження товарного ринку І категорії Відділу супроводу конкурсних торгів та планую стати уповноваженою особою.

Як ви застосовуєте здобуті від навчання у KSE знання на практиці?

Отримані на курсі KSE знання я в першу чергу використала у своєму проекті «Категорійної стратегії у закупівлі вапна будівельного» (саме ця категорія товару є для ВП РАЕС ДП НАЕК «Енергоатом» критично важливою та пріоритетною — щороку проводиться від 1 000 до 1 500 закупівель).

Визначитися із профілем категорії мені допомогли навчальні методи «АВС аналізу» та «Кубу витрат». Ці методи дійсно дієві та ефективні. Так, наприклад, «АВС аналіз» («ABC analysis») дозволяє класифікувати бізнес-ресурси юридичної особи залежно від їхньої значущості, де «А» — найважливіші, а «С» — мають найменшу цінність. В основі класифікації закладений принцип Парето, який відносно ABC-аналізу звучить як «надійний контроль 20% позицій дозволяє на 80% контролювати систему». У бізнесі принцип АВС-аналізу та принцип Парето використовуються найчастіше у логістиці для управління товарними запасами: стосовно запасів сировини, комплектуючих, постачальників, клієнтів тощо.

Щодо «Кубу витрат» («Spend cube analysis»), то він є своєрідним набором інструментів, який використовує сучасні програми для аналізу даних з метою моніторингу та вдосконалення стратегічних джерел, ефективності процесу закупівель та створення вартості в ланцюзі поставок, підтримуючи при цьому більшу прибутковість та конкурентні переваги для компанії в цілому. Обидва дані методи варто застосовувати будь-якому бізнесу, який планує розвиватися та процвітати.

За результатами проекту ми залучили нових постачальників, удосконалили підхід до закупівлі вапна будівельного та досі продовжуємо знижувати свої витрати. А найголовніше — вдалося виконати одну з рекомендацій проекту — «Закупівля даного товару за рамковою угодою». 1 квітня 2021 року компанія уклала свою першу рамкову угоду на закупівлю вапна будівельного. Нами вже організовано два відбори серед учасників рамкової угоди та укладено перший договір за Етапом 2 (ознайомитися із закупівлею можна тут).

Я і досі переглядаю записи лекцій курсу «Менеджер із закупівель», і нещодавно, надихнувшись ними, розробила теоретичний проект «Місце закупівельної функції у ВП РАЕС» для колег. Цей проект є важливим для підвищення обізнаності про функцію закупівель, її цінність, завдання й обмеження, особливо у реаліях переходу від тендерних комітетів до уповноважених осіб.

Як відбувалися закупівельні процеси у компанії раніше, та що змінилося із запровадженням категорійної стратегії?

Наше підприємство проводить більше тисячі процедур щороку. До прикладу, за І квартал 2021 року було проведено 387 закупівель (з яких 100 відкритих торгів, 176 відкритих торгів з публікацією англійською мовою, 18 переговорних процедур, 62 спрощені закупівлі та 29 закупівель без використання електронної системи), укладено 225 договорів, а сума економії за 296 процедурами закупівель склала близько 12,7 млн гривень. Ми маємо налагоджений механізм закупівлі певних груп товарів, робіт та послуг.

Success Story

Звичайно, ми плануємо вдосконалювати та приймати нові аналітичні методи й інструменти закупівель, яким навчають у KSE, однак під час пандемії це важко здійснити та застосовувати без проведення попереднього теоретичного навчання із внутрішніми «категорійниками».

Що саме входить до поняття «категорійна стратегія» у вашій компанії, та які результати вона приносить?

Наразі для нашого відокремленого підрозділу «Рівненська Атомна електростанція» є стратегічно важливим забезпечення стабільного та стійкого розвитку. Проте категорійна стратегія у державній компанії не може бути абсолютно такою ж, як на комерційних підприємствах, оскільки ми відчутно обмежені у своєму виборі.

Закуповуючи потрібні нам товари, роботи чи послуги, ми повинні діяти в межах законодавства, наприклад, того ж Закону України «Про публічні закупівлі». А це не завжди вдало та результативно задовольняє нашу потребу через періодичну недобропорядність учасників.

Також варто зазначити, що є значна кількість учасників, які не хочуть брати участь у наших закупівлях через тривалий період оплати, яка є вимушеною умовою для нас, оскільки ми — державне підприємство. Ми б мали ще кращі показники конкурентності та економії, якби могли працювати в реаліях ринкового бізнесу. Всі недоліки та перепони в роботі ми розуміємо, що, в свою чергу, не дає нам можливість повноцінно втілювати в життя процеси стратегічних закупівель, а саме «Сім кроків у закупівлях», про які розповідав Володимир Стецик на своїх лекціях протягом курсу:

- залучення «ключових» учасників;
- формування профілю категорії;
- «слухання» потреб бізнесу;
- аналіз ринку;
- визначення стратегії;
- впровадження стратегії (з використанням «64 методів закупівель»);
- і найцінніше — забезпечення майбутніх результатів.

Назвіть ТОП-5 особистих порад для ефективної роботи закупівельника

Кожному закупівельнику я б хотіла порадити наступне:

1. Ніколи не припиняйте вчитися. Вдосконалюйтеся через втілення теорії у практику. Примножуйте свою цінність.
2. Не соромтеся та запитуйте про те, що ви не розумієте чи не знаєте. Ми лише люди, ми помиляємося та вчимося на власному і, якщо пощастить, чужому досвіді.
3. «Думайте на папері». Завжди записуйте свої ідеї, продумуйте ризики та кроки для досягнення цілі.
4. Вивчайте іноземні мови та подорожуйте. Це дозволить вам дивитися на світ «різними очима» та критично мислити, порівнюючи різноманітні факти та обставини, а також звільнитися від стереотипів.
5. Будьте відкритими до спілкування. Діліться досвідом, і вас пам’ятатимуть завжди.

Попередню Success Story в рамках спільного спецпроекту SmartTender і KSE читайте тут.

Дізнавайтеся найцікавіше про сферу закупівель і перемагайте разом зі SmartTender!