Success story випускника KSE

Центр вдосконалення закупівель Київської Школи Економіки регулярно проводить навчальні програми для діючих або майбутніх закупівельників. Про те, яких результатів вдалося досягти після закінчення навчання їх випускнику — Михайлу Касаткіну, керівнику служби забезпечення та адміністративного забезпечення ТОВ «Дельта Вілмар Україна», — читайте в інтерв'ю, підготовленому в рамках спільного спецпроекту SmartTender і KSE.

Як давно ви працюєте у сфері закупівель і чому вирішили вибрати саме цю спеціальність?

У сфері закупівель я працюю більше року. До цього обіймав посаду начальника транспортного відділу протягом восьми років. До травня 2020 року закупівлі послуг і деяких товарів (наприклад, автомобілів для транспортного відділу) проводилися кожним підрозділом окремо, тому на позиції начальника транспортного відділу я добре розумів всі процеси. Комерційний напрям для мене чужий, а ось питання з опрацюванням ринку товарів і гра (інакше це назвати складно) у пониження вартості при збереженні якості — дуже цікаві.

Як ви застосовуєте на практиці отримані від навчання в KSE знання?

Під час навчання одним з найцікавіших питань було питання побудови комунікації у форматі «Закупник — це надійний радник». Пізніше ми поспілкувалися з кожним співробітником відділу постачання, і змогли вибудувати конструктивні комунікації всередині компанії. Адже саме комунікації зі співробітниками є основою для розуміння процесу закупівель в цілому.

Раніше закупівлі проводилися виключно згідно із заявками, без широкого кругозору. Але скоро наш підрозділ почав пропонувати альтернативи, які в ході внутрішніх переговорів приймалися і давали економічний ефект. В результаті ініціатори закупівель стали відчувати себе учасниками процесу і дбайливіше ставитися до бюджету компанії.

Який обсяг закупівель вашої компанії і скільки співробітників задіяно в цьому напрямі?

Щомісячний обсяг закупівель нашої компанії обчислюється мільйонами гривень. На даний момент в підрозділі сім співробітників:

- керівник служби постачання і адміністративного забезпечення — відповідає за імпортні закупівлі;
- головний спеціаліст — відповідає за закупівлі всіх послуг по підприємству і ведення документації ІСУП (Інформаційна система управління проектами);
- п'ять фахівців із закупівель — займаються закупівлею всіх товарно-матеріальних цінностей (далі по тексту — ТМЦ) і продажем неліквіду.

Кожен фахівець працює за своїм напрямом, але паралельно вивчає і напрями колег. Так всі співробітники можуть бути взаємозамінними у разі відпустки або непередбачених ситуацій.

Ваш основний проект — реалізація категорійної стратегії. Розкажіть, будь ласка, як виглядає алгоритм розробки категорійної стратегії у вашій компанії?

Для розробки стратегії за категоріями ми вибираємо драйвери — ТМЦ, які закуповуються на постійній основі та у великій кількості. Далі ми складаємо річний обсяг споживання і виносимо його на укрупнений тендер. Це дозволяє отримати максимально низьку ціну (при збереженні якості та термінів поставки) і зафіксувати її на тривалий період, щоб надалі планувати собівартість виробленого продукту. Паралельно опрацьовуються альтернативні продукти і постачальники. У даній стратегії беруть участь співробітники відділу постачання, ініціатор закупівлі, служба контролю якості та служба безпеки.

Після впровадження стратегії по категоріям нам вдалося знайти альтернативу по ряду ключових інгредієнтів і допоміжних матеріалів. А це, в свою чергу, допомогло знизити вартість і виключити проблеми в поставках в умовах пандемії.

Назвіть ТОП-5 особистих порад для ефективної роботи закупівельника

Кожному закупнику я хотів би порадити наступне:

1. Не боятися ініціювати тестування альтернативних ТМЦ.
2. Регулярно відвідувати склад при поставці ТМЦ.
3. Вести таблицю оцінки постачальників.
4. Вести постійний діалог із внутрішнім замовником.
5. Перевіряти складські запаси перед організацією закупівлі.

Перераховані дії допоможуть закупнику виконувати свою роботу більш якісно та ефективно заощаджувати кошти компанії.

Як стати професійним закупівельником

Якщо ви також хочете вдосконалити організацію тендерів у вашій компанії, навчитися застосовувати категорійний менеджмент і аналізувати дані про проведені закупівлі, пропонуємо пройти курс «Закупівельний менеджмент» від Центру вдосконалення закупівель KSE. Натисніть кнопку нижче, щоб дізнатися подробиці.

Детальніше про курс

Дізнавайтеся найцікавіше про сферу закупівель і перемагайте разом зі SmartTender!