Success Story

Про те, на яких принципах будується ефективна взаємодія закупівельника із внутрішнім замовником, як оптимізувати цю взаємодію та які результати можна від цього отримати — читайте в інтерв'ю Дмитра Троценка, начальника департаменту інвестицій, будівництва та ремонту АТ «УКРТРАНСГАЗ». Матеріал підготовлений в рамках спільного спецпроекту SmartTender і KSE про досягнення випускників навчальних програм для закупівельників Центру вдосконалення закупівель Київської Школи Економіки.

Розкажіть, будь ласка, про ваш досвід у сфері закупівель

Починав я з забезпечення матеріально-технічними ресурсами виробничого об’єкта, а потім дільниці, управління, філії. Під час роботи на різних посадах я на власному досвіді бачив зміни процесу закупівель, який весь час трансформувався під впливом змін законодавства в країні. Маю власний досвід роботи з бізнес-процесами, як підприємств підрядної організації, безпосередніх виконавців послуг та робіт, так і підприємства замовника. Починаючи з 2015 року був головою комітету з конкурсних торгів УМГ «ХАРКІВТРАНСГАЗ» ПАТ «УКРТРАНСГАЗ», а з 2016 по 2019 роки — головою тендерного комітету УМГ «ХАРКІВТРАНСГАЗ» ПАТ «УКРТРАНСГАЗ».

Як ви використовуєте здобуті від навчання у KSE знання на практиці?

Навчальна програма охоплювала стратегічний, тактичний та операційний рівні закупівельної діяльності. Вона дозволила структурувати наявні та отримані знання та дала розуміння переходу від «процесних» закупівель до стратегічних.

До сьогодні ми продовжуємо використовувати основні принципи, про які дізналися під час навчання у Центрі вдосконалення закупівель KSE і які допомагають налагоджувати ефективну взаємодію з внутрішнім замовником. В оригіналі ці принципи звучать так:

1. Визначте, хто є внутрішнім замовником (клієнтом) для даної категорії.
2. Погодьте з ним профіль категорії й розбивку на підкатегорії та обговоріть відкриті питання та «дивні» витрати минулих періодів.
3. З'ясуйте потреби внутрішнього клієнта і його бачення поточного закупівельного процесу та взаємодії з вами.
4. Озвучте ваше бачення закупівельного процесу (для багатьох внутрішніх замовників можуть бути сюрпризи).
5. Сформулюйте та озвучте виклики, виявлені в ході аналізу поточних практик, та обговоріть потенційні ініціативи щодо їхнього покращення.
6. Встановіть постійний діалог із внутрішнім замовником (наприклад, влаштовуйте годинну зустріч раз на тиждень) та управляйте проактивно його очікуваннями. Наприклад, можна повідомити, що для якісно проведеного процесу закупівлі від моменту заявки до контракту проходить не менше 6-8 тижнів.

Success Story

Якими були етапи оптимізації взаємодії із внутрішніми замовниками вашої компанії?

Універсальним методом оптимізації бізнес-процесу є виключення дій, які не створюють додану вартість (цінність для споживача), або не забезпечують відповідність законодавству (правилам).

Ми розпочинали оптимізацію з виявлення проблем. Але було недостатньо їх просто зафіксувати, тому був виконаний аналіз корінних причин та вибрані ключові чинники. Ми розуміли, що неможливо вирішити все й одразу: якщо розсіювати увагу, то просто не вистачить часу та ресурсів на усунення основних вагомих проблем. Але попри це все одно треба повністю розуміти всі проблеми та ініціативи щодо їх вирішення, категоризувати їх за ступенем важливості та мати план-графік розв’язання.

Окрему увагу приділили комунікації на всіх етапах реалізації бізнес-процесу відповідно до діючих внутрішніх регламентів. Це вдалося реалізувати за рахунок таких дій:

- вертикального стиснення зон відповідальності (делегування відповідальності) — відповідальні виконавці самостійно приймають рішення щодо заявки в межах компетенцій, закріплених у регламенті;
- зменшення кількості перевірок і контролю за рахунок паралельного розгляду заявки.

Success Story

Для реалізації замисленого знадобилось чітко визначити контрольні точки проміжних етапів для контролю процесу та визначити ризики і перепони щодо реалізації, з якими потрібно буде працювати для досягнення мети.

Які результати ви вже бачите від цієї оптимізації?

За допомогою реалізації проекту «Оптимізація процесу взаємодії внутрішніх замовників» ми зменшили час опрацювання заявок, вивільнили час технічних працівників, що в свою чергу дозволило більше сконцентрувати увагу на виконанні виробничих програм і забезпечувати безперебійну та безаварійну роботу на підприємстві. Результати нашої роботи повністю співпали із стратегією компанії.

Success Story

Наразі Група Нафтогаз реформується та ставить за ціль бути ефективною компанією, в тому числі й завдяки операційній досконалості закупівельної функції, зростанню якості сервісу та довіри з боку зацікавлених сторін, уніфікації підходів та методології процесу закупівель. Окрім цього, Групою впроваджується уніфікована система управління ланцюжками поставок Supply Chain Management (SCM).

Назвіть ваші ТОП-5 особистих порад для організації ефективної взаємодії із внутрішніми замовниками

Для досягнення виходу на новий рівень необхідні такі п’ять факторів:

1. Команда (її розвиток, залучення, підтримка). Важливо забезпечити вільний доступ до інформації всім зацікавленим особам.
2. Розуміння цінності для споживачів. Фокусуйтеся на взаємодії з клієнтом.
3. Розуміння того, яка активність додає вартості, а яка — ні. Чітке розуміння місць формування цінності (доданої вартості).
4. Позбавлення від активностей, які не приносять цінності для споживачів.
5. Постійне поліпшення і робота над доданою вартістю. Спочатку оптимізувати, потім — автоматизувати.

Як стати професійним закупівельником

Якщо ви також хочете вдосконалити організацію тендерів у вашій компанії, навчитися застосовувати категорійний менеджмент і аналізувати дані про проведені закупівлі, пропонуємо пройти курс «Закупівельний менеджмент» від Центру вдосконалення закупівель KSE. Натисніть кнопку нижче, щоб дізнатися подробиці.

Детальніше про курс

Попередню Success Story в рамках спільного спецпроекту SmartTender і KSE читайте тут.

Дізнавайтеся найцікавіше про сферу закупівель і перемагайте разом зі SmartTender!