Success Story

Як проводить закупівлі та що саме закуповує тендерний відділ київського Мистецього Арсеналу? В чому особливості співпраці цієї культурної інституції з постачальниками та які п’ять порад допоможуть закупівельнику виконувати свою роботу якісно? Про це та багато іншого ми поспілкувалися з Анною Софіщенко — начальником відділу з публічних закупівель ДП «НАЦІОНАЛЬНИЙ КУЛЬТУРНО-МИСТЕЦЬКИЙ ТА МУЗЕЙНИЙ КОМПЛЕКС «МИСТЕЦЬКИЙ АРСЕНАЛ».

Як давно ви працюєте у сфері закупівель та чому вирішили обрати саме цю спеціальність?

Закупівлями я почала займатися у далекому 2010 році, у Обласному комунальному підприємстві «Донецьктеплокомуненерго». Тоді слово «тендер» викликало абсолютно нові відчуття: це було незвіданим і, можливо, саме тому дуже цікавим для мене. Зараз я розумію, що насправді нічого цікавого у тій роботі не було. Рутина та цілодобовий стрес. Дуже неохоче згадую так звані «паперові тендери»: усі ці нескінченні протоколи засідань комітету, документації з конкурсних торгів, папочки в папочках, архіви, нескінченні перевірки контролюючих органів тощо.

Думаю, що професійне життя українського закупівельника можна сміливо розділити на два періоди: закупівлі до 2016 року та після 2016 року. Те, що відбувалося до — мабуть тема окремої статті або навіть книги. Після 2016 року життя «тендеристів» заграло новими фарбами, та й взагалі — з’явилося поняття «закупівельник» як таке. Тобто, повністю сформувалося розуміння, що це не просто людина, яка готує і штампує стоси документів, а, передусім, менеджер ініціатор та імплементатор певних процесів.

У 2018 році я почала займатися закупівлями в ДП «НКММК «Мистецький Арсенал» як секретар тендерного комітету. Зараз у Арсеналі я очолюю повноцінний відділ публічних закупівель.

Як ви використовуєте знання, здобуті від навчання у KSE, на практиці?

Мої відчуття після навчання в KSE можу описати лише так: «Життя вже ніколи не буде таким, як раніше»! Наприклад, модуль аналітики. Взагалі не розумію, як раніше я без нього жила! Окрема тема — бізнес/закупівельні процеси. Саме тоді я усвідомила, що абсолютно все, що ми робимо, навіть повсякденне життя, — це сукупність процесів, результат яких можна контролювати чи прогнозувати. KSE вчить цьому у розрізі діяльності закупівельника. Ти починаєш розуміти, що закупівля товарів, робіт та послуг — це не тільки проведення процедури й укладання договору. Це значно ширший процес, який включає в себе багато етапів і потребує залучення багатьох фахівців. Головне — спочатку створити «правильні процеси», а потім змусити їх працювати на певний результат.

Темою мого проекту в KSE була «Оптимізація роботи тендерного комітету підприємства з урахуванням майбутніх змін у законодавстві». Мені вдалося проаналізувати всі існуючі процеси, пов’язані з закупівлями, виявити зайві ланки, оптимізувати роботу залучених фахівців, скоротити час для отримання певного результату, а найголовніше — підготувати нашу інституцію культури до майбутніх реформ у сфері публічних закупівель (перехід до уповноважених осіб). Сьогодні цей проект повністю успішно реалізовано у Мистецькому Арсеналі.

Який загальний обсяг закупівель у вашій компанії та скільки людей працює у цьому напрямі?

Мистецький Арсенал — це приблизно 10 великих культурних проектів на рік: від Книжкового Арсеналу (з його 450 подіями, 150+ учасниками та 55 000 відвідувачів), дитячого фестивалю «Арсенал ідей» (із «дослідницькими лабораторіями»), до міжнародних виставок сучасного мистецтва (з гонорарами, придбанням ліцензій та об’єктів). Мистецький Арсенал — виняткова культурна інституція, тому всі закупівлі тут унікальні.

Success Story

В середньому за рік ми укладаємо близько 350 договорів на закупівлю товарів, робіт та послуг, з них в середньому 100 договорів за результатами проведених процедур. Звісно, обсяги проведення процедур закупівель суттєво збільшилися після появи спрощених закупівель. Тому Мистецький Арсенал розширив штат відділу публічних закупівель: зараз тут працює три спеціалісти.

Як саме ви працюєте з постачальниками та чи вибудовуєте довготривалі партнерські відносини з ними?

Співпраця починається ще на етапі підготовки закупівлі. Особливо коли закупівля стосується якихось нетипових послуг. Наприклад, на Міжнародний фестиваль «Книжковий Арсенал» ми закуповували послуги з виготовлення висічки тексту з плівки (це текст який відвідувачі бачать на інформаційних табличках біля стенду кожного видавництва). Одне тільки технічне завдання для цієї закупівлі пропрацьвовувалось більше місяця, було багато консультацій з ринком надавачів таких послуг. Деяких постачальників шукаємо самостійно через відкриті джерела, інші постачальники знаходять нас. Кожному приділяємо увагу, збираємо всі комерційні пропозиції, пояснюємо нашу специфіку діяльності, потреби. І після цього запрошуємо до участі.

Взагалі Мистецький Арсенал — дуже відкрита інституція. Ми намагаємось, щоб наші закупівлі, зокрема технічні завдання, були зрозумілими не тільки спеціалізованим підрядникам зі сфери культури, а й усім іншим. Ми завжди підтримуємо розширення кола учасників, часто користуємось вбудованим у майданчик інструментом «Запрошення до участі». Є й такі закупівлі, де розсилаємо понад 300 запрошень по одному лоту. Це теж має позитивний результат. За 2019-2021 роки у нас значно збільшилася база нових контрагентів. В деяких наших закупівлях економія коштів за результатами аукціону досягає більше 70%.

Які ваші ТОП-5 особистих порад для ефективної роботи закупівельника?

Я б хотіла порадити всім закупівельникам наступне:

1. Закупівлі треба любити. Якщо ви дратуєтесь, коли чуєте слово «Прозорро», то не варто бути закупівельником :)
2. Постійно навчайтесь та вдосконалюйте свої знання. У сучасному світі це можна зробити навіть безкоштовно. Наприклад, завдяки тендер-блогерам, консультантам, закупівельним ресурсам, бізнес-сніданкам. Приділяйте час читанню та прослуховуванню вебінарів, аудіоматеріалів. Завжди знайдеться «нюанс», щось новеньке, чого ви досі не знали.
3. Будьте повністю зануреними у життя інституції, знайте, чим вона дихає.
4. Відповідальність. Не бійтесь брати на себе відповідальність за певні рішення — без цього результату ніколи не буде.
5. Пам’ятайте про важливість команди. Адже, яким би розумним та відповідальним закупівельником ви не були, наскільки б «правильні процеси» не налагоджували, нічого не буде працювати без професіоналів у команді. Цілковите розуміння і підтримка керівництва та готовність колективу до нововведень — дві рушійні сили та базові запоруки для підтримки реформ у закупівельній сфері.

Попередню Success Story в рамках спільного спецпроекту SmartTender і KSE читайте тут.

Дізнавайтеся найцікавіше про сферу закупівель і перемагайте разом зі SmartTender!