Оцінюючи переваги і можливості електронних аукціонів, зазвичай приділяють увагу прозорості, чесній конкуренції постачальників і економії грошей. Але у використання централізованих закупівель є ще один важливий аспект — можливість точного розрахунку поставок і автоматизованого управління запасами.

Кілька простих речей, про які часто забувають

Аналіз діяльності більшості Організаторів показує, що допомогти побудові ефективної системи закупівель можуть прості і, здавалось би, загальновідомі поради.

Зрозуміла і точна тендерна документація

Якість виконання замовлення залежить не лише від можливостей і чесних намірів виконавця, а й від точності, з якою були сформульовані вимоги до предмету поставки. Тут працює той же принцип, що і з грамотним складанням технічного завдання для будь-якого фахівця. Але тендерну документацію потрібно писати ще вдумливіше.

Ключові вимоги до предмету поставок нерідко розташовані в документах не зовсім очевидним і не завжди логічним чином. Наприклад, в розділі «Інші вимоги до тендерної документації». Від учасників чекають уважного читання кожного слова, але ускладнення і без того не самого простого процесу навряд сприятиме отриманню кращих пропозицій.

Діапазон бажаних характеристик замість однозначних цифр

Купуючи комп'ютерну техніку, Організатору не варто занадто сильно обмежувати потенційних постачальників суворим зазначенням характеристик. Це лише відсіє більшість хороших пропозиції, які не підійшли за другорядними параметрами.

Вказання бажаного діапазону характеристик підвищить шанси на купівлю необхідного товару за мінімальною ціною. Слід пам'ятати, що даний механізм дійсно працює лише в тому випадку, якщо пропозиція оцінюється не тільки по ціннику — варто враховувати і нецінові критерії.

Реальні умови і терміни поставок

Якщо ставити перед Учасниками реальні умови, меншу кількість дійсно хороших пропозицій буде відхилено через протермінування. Законодавство і так залишає переможцю всього 5 календарних (а не робочих!) днів на підтвердження відсутності підстав для відмови в укладанні угоди. Якщо при цьому потрібно ще й робити неможливе з точки зору логістики, тендер забере собі не найкращий учасник у своїй галузі, а «майстер спорту» з участі в аукціонах ProZorro.

Циклічне поповнення запасів і товари як послуги

Централізована система закупівель — це прекрасна основа для побудови сучасної автоматизованої моделі поповнення запасів. Інтернетом речей в Україні вже нікого не здивуєш — розумні гаджети постійно обмінюються інформацією між собою, а громадяни все частіше купують холодильники, які самостійно замовляють продукти.

Так може працювати і велика компанія. Наприклад, банк може автоматично отримувати витратні матеріали, канцтовари та інші необхідні дрібниці в сотні відділень одночасно. А промислове підприємство або логістична фірма — закуповувати паливо для свого транспорту.

Поставки точно в строк, тут і зараз

Сформувати діючу систему циклічних поставок через електронний майданчик дуже просто. Вірне планування, підтверджене знанням і коригуванням власних бізнес-процесів, має наступні переваги:

скорочує непрофільні витрати
дозволяє обійтися без комірників і складів;
зменшує кількість задіяного персоналу;
збільшує швидкість реакції на зміни ринкової ситуації.

У всьому світі автовиробники вже багато років користуються принципом ALAP (As Last As Possible) для зменшення обсягів замороженого капіталу. Багато клієнтів SmartTender.biz пішли тим самим шляхом, позбувшись від тих видів витрат, які не приносять користі їх бізнесу.