Пояснення щодо документів для участі в закупівлях продуктів харчування від юриста SmartTender.biz — Олени Ісаченко

Якщо ви берете участь у публічних закупівлях продуктів харчування, в першу чергу вам потрібно мати універсальний пакет документів, які вимагаються від учасників будь-яких тендерів Prozorro. Окрім них вам знадобляться специфічні документи, що підтверджують кваліфікацію вашої компанії:

     1. Підтвердження наявності у вас працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід

Зазвичай замовник вимагає надати чинні особисті медичні книжки працівників, які будуть залучені до виконання поставок товару, з відміткою про проходження медичного огляду, а також посвідчення водіїв.

Якщо ви використовуєте послуги перевезення для поставки товару, то маєте впевнитися, що завантаження договору про надання послуг перевезення буде відповідати умовам тендерної документації. Задля цього можна опублікувати в системі запитання до замовника або написати вимогу (чи скаргу) про внесення змін до тендерної документації — розширення кола документів для підтвердження відповідності кваліфікаційному критерію.

     2. Підтвердження наявності у вас обладнання, матеріально-технічної бази та технологій

Найчастіше замовники вимагають надання таких документів:

• • свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу (технічного паспорту);
  • свідоцтва про право власності на потужності (склад, виробничо-адміністративний корпус тощо);
  • витяг з державного реєстру речових прав.

Серед специфічних документів також зустрічаються наступні:

1. 1. Експлуатаційний дозвіл для потужностей (об’єктів) з виробництва, переробки або реалізації харчових продуктів із зазначенням виду господарської діяльності та асортименту продукції.
   2. Дозвіл на початок експлуатації обладнання підвищеної небезпеки.
   3. Рішення про державну реєстрацію потужності оператора ринку із зазначенням виду діяльності, що планується здійснювати з використанням потужності.
   4. Акт територіального управління Державної служби України з питань безпечності харчових продуктів та захисту споживачів, складений за результатами проведення планового (позапланового) заходу державного контролю (інспектування) стосовно дотримання операторами ринку вимог законодавства про харчові продукти та корми, здоров’я та благополуччя тварин.
   5. Свідоцтво про відповідність системи керування вимірюванням від уповноваженого здійснювати метрологічні дії органу (у разі, якщо учасник є виробником і здійснює дослідження та випробування продукції у власній лабораторії).

     3. Підтвердження відповідності транспортного засобу для поставки товарів

Замовник може вимагати надати такі документи:

1. 1. Документ, що підтверджує проведення санітарної обробки (дезінфекції) автотранспорту, яким здійснюватиметься поставка товарів, згідно з чинним законодавством України. Разом з ним надаються результати дослідження змивів на патогенну та умовно патогенну мікрофлору автотранспорту (це може бути Протокол лабораторного дослідження бактеріологічної лабораторії автомобілів за гігієнічними показниками та Протокол випробувань змивів з автомобілів на наявність мікробіологічних показників сальмонели тощо).
   2. Окремою вимогою зазначається надання Договору про проведення дезінфекції, дератизації та дезінсекції приміщень та автотранспортних засобів із підтвердженням у вигляді Актів виконаних робіт.       

     4. Підтвердження наявності документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів)

Як правило, аналогічність визначається за кодом ДК в системі або безпосередньо за предметом закупівлі. Варто звернути увагу на обсяги, оскільки замовник може вимагати підтвердити досвід виконання аналогічних договорів в обсязі не менше ніж визначений технічним завданням для предмету закупівлі по конкретному тендеру. Обсягом вважається об’єм поставки продукції або вартісні показники.

Визначення контрагента по аналогічному договору є дискримінацією, а тому підтвердити наявність досвіду можна договором як із державною організацією, так і з корпоративним та приватним підприємством або фізичною особою-підприємцем, самозайнятою/фізичною особою.

Наголошую, що варіативність контрагента по аналогічному договору має бути закріплена в тендерній документації.

     5. Наявність фінансової спроможності, яка підтверджується фінансовою звітністю

Відповідно до ч.1 ст.13 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», звітним періодом для складання фінансової звітності є календарний рік.

Якщо замовник, обравши даний кваліфікаційний критерій, не деталізував, за який період необхідно надати фінансову звітність, рекомендую надавати актуальні річну та проміжну (за результатами першого кварталу, першого півріччя, дев’яти місяців).

Важливо! Якщо ви є суб’єктом малого підприємництва, то за законом не зобов’язані складати звіт за повною формою, але обов’язково маєте повідомити про це замовника листом у довільній формі із посиланням на законодавчі акти, які підтверджують підстави ненадання відповідних складових фінансової звітності.

     6. Наявність документів, які підтверджують відповідність необхідним технічним, якісним та кількісним характеристикам предмета закупівлі

В умовах тендерних документацій зустрічаються вимоги надати такі документи:

1. 1. Сертифікат на систему управління безпечністю харчових продуктів (НАССР, ISO 22000:2015 (ISO 22000:2018) тощо).
   2. Сертифікат на систему управління безпечністю харчових продуктів категорії харчового ланцюга — F, підкатегорії — FII та категорії харчового ланцюга — G, підкатегорії — GI і GII або їх аналоги.

Попри добровільну сертифікацію, якщо замовник прописав дану вимогу в тендерній документації, а учасник не оскаржив її, то ненадання такого документа призведе до дискваліфікації.

Серед специфічних технічних документів зустрічаються такі:

1. 1. Протокол лабораторного дослідження за мікробіологічними показниками МАФАМ, КУО в продукції.
   2. Якісне посвідчення, сертифікат якості (відповідності), декларація виробника.
   3. Протокол випробувань (досліджень) за фізико-хімічними показниками.
   4. Експертний висновок на визначення органолептичних та мікробіологічних показників.
   5. Протокол досліджень (випробувань) на вміст токсичних елементів, мікотоксинів, пестицидів, радіонуклідів.
   6. Молекулярно-біологічні дослідження на наявність ГМО в продукції.
   7. Довідка від лабораторії про проходження ветеринарно-санітарної експертизи.

Важливо! Якщо в документі (технічному сертифікаті, протоколі тощо або в наданих договорах) присутнє посилання на сторінки або вказані додатки, то вони є НЕВІД’ЄМНИМИ частинами, і їх необхідно подавати разом із основним документом.

Окремо хочу сказати про момент, на який постачальники не завжди звертають увагу, — датування. Рекомендую перед подачею тендерної пропозиції перевіряти чинність та дійсність документів. Оскільки закінчення строку дії документа є підставою вважати, що він відсутній у складі тендерної пропозиції, а це загрожує вам дискваліфікацією.

Готуючи тендерну пропозицію, завжди керуйтеся правилом: краще запобігти дискваліфікації, ніж сподіватися на позитивне оскарження. Якщо вам потрібна консультація чи допомога юристів із будь-яким питанням, що стосується участі в тендері, залиште заявку на цій сторінці.

Зверніть увагу на те, що дана послуга доступна лише для зареєстрованих користувачів майданчика SmartTender.biz.

Зареєструватися на майданчику

Як зареєструватися на майданчику SmartTender.biz

Ви можете зареєструватися на майданчику, виконавши три простих кроки:

1. 1. Відкрити форму реєстрації.
   2. Заповнити відповідні поля.
   3. Дочекатися підтвердження на пошту про те, що ваш обліковий запис успішно створений.

Покрокова інструкція реєстрації постачальників Prozorro доступна тут.

Готуйте заздалегідь документи для участі в тендерах та перемагайте разом зі SmartTender!