Після введення системи ProZorro схема публічних закупівель повністю змінила вигляд. Державні структури взяли на себе зобов'язання оприлюднити торгові потоки та відкрити свій колись закритий закупівельний клуб для всіх постачальників, які бажають спробувати удачі в держтендерах.
Величезна кількість повних ентузіазму учасників отримала доступ до нових ринків збуту. Скептичне ставлення до держзакупівель змінилося на прагнення якомога швидше продемонструвати свій товар держзамовнику. Адже успішний договір на постачання може стати запорукою подальшої співпраці, а для середнього та малого бізнесу такі можливості – це пропускний квиток на новий рівень торгового розвитку.
Перша хвиля закупівель викликала як і захват з боку переможців, так і питання з боку тих, хто програв. Яка логіка відбору кращої пропозиції? Чи справді система працює за принципом примітивізації і просто вибирає найнижчу ціну? Чому випадки дискваліфікації або взагалі недопуску учасників є настільки частими? Саме тут і криються головні підводні камені, які перешкоджають роботі постачальників.

Згідно із законом

Перш ніж почати їх моніторинг, має сенс озвучити важливу пораду для всіх учасників – вивчити законодавчу базу держзакупівель. Вся необхідна інформація знаходиться в Законі України «Про державні закупівлі». Озброївшись цими знаннями, будь-який представник компанії зможе оперувати незаперечними фактами в разі виникнення проблем. Незважаючи на відсутність закону, що регламентує проведення комерційних тендерів, комерційні організатори в більшості випадків керуються основними положеннями з закону про державні закупівлі. Тому ознайомлення з ним буде корисним для всіх.
Що стосується найнижчих цін, запропонованих постачальниками, то зовсім не система є останньою інстанцією при визначенні переможця. Кінцевий вибір залишається за організатором, йому і вирішувати, чи є мінімальна ціна пріоритетом або має сенс розглянути й інші критерії з метою пошуку оптимального економічного ефекту. Більш того, учасник, чия пропозиція не була визнана найбільш вигідною, має право запросити у організатора повну інформацію про пропозицію переможця і його переваги в порівнянні з тим, хто програв.

Тендерна документація VS Постачальник

Найпоширеніша проблема – невідповідність пропозиції тендерній документації. Треба сказати, що це може бути взаємний прорахунок і замовника, і виконавця. Замовник може ненавмисно або свідомо використовувати двозначні формулювання, подавати неповний комплект документів і тим самим перешкоджати правильному складанню тендерної пропозиції постачальником. При фіксуванні неправомірних, завищених або дискримінаційних вимог виконавець має право звернутися до організатора з вимогою внесення відповідних змін.
Якщо ж з документацією все в порядку, але у постачальника все одно виникли проблеми з участю, це може бути з наступних причин:

Постачальник неуважно вивчив вимоги. Пропуск одного пункту може стати приводом виключити учасника з торгових перегонів. Сюди ж можна віднести вимогу надання тендерної пропозиції українською мовою, яке часто ігнорується постачальниками. Необхідність подачі довідки про співробітників в множині має на увазі включення в документ мінімум двох людей – наявність тільки однієї є причиною для дискваліфікації. Випускаючи з уваги такі нюанси, після відхилення пропозиції учасник буде щиро обурюватися і вважати відбір несправедливим.

Рішення: уникайте будь-якої можливості непорозуміння, недогляду або неправильної інтерпретації. За необхідності завчасно подбайте про те, щоб всі довідки та виписки були перекладені. Якщо довідка повинна містити певні пункти і атрибути, переконайтеся в тому, що всі вони є в наявності. Звертайте увагу на однину або множину різних понять. Оперуйте тим же термінологічним апаратом, що і замовник. Чітко дотримуйтесь термінів надання документації. У випадку виникнення питань або необхідності уточнень краще запросити їх заздалегідь. Це стане запорукою подачі правильної тендерної пропозиції.

Постачальник не простежив за змінами в тендерній документації. Після внесення зміни виконавець може перестати відповідати вимогам або ж нові умови можуть йти в розріз з його побажаннями. Особливо це стосується тих учасників, які подали пропозицію завчасно. Випадки зміни певних умов навіть за день до закінчення прийому пропозицій досить поширені – це не забороняється законом.

Рішення: вибирайте електронний торговий майданчик, який розсилає повідомлення про зміни в тендері. Наприклад, SmartTender має таку функцію, і ви завжди будете в курсі всіх тендерних модифікацій.

Постачальник завантажує один і той же пакет документів на всі однотипні тендери. Спроба самостійно стандартизувати документацію також може результувати в недопущення до тендера. Навіть якщо ви вже брали участь в тендерах саме цього замовника, якщо він вже купував ту ж саму продукцію і ваша взаємодія було налагодженою, це не є приводом ігнорувати поточну тендерну документацію.

Рішення: не намагайтеся типізувати пакети документів в надії на те, що знайома назва продукту є гарантом збереження всіх колишніх умов і вимог замовника. Кожен раз уважно вивчайте тендерну документацію і адаптуйте свою пропозицію під неї, якщо зазначені в ній запити вас влаштовують.

Постачальник ігнорує вимоги щодо формату файлів. Те, що зараз є можливість конвертації документів з одного формату в інший, не означає, що замовник горить бажанням цим займатися. Надання файлу в форматі, відмінному від зазначеного організатором, прирівнюється до відсутності файлу взагалі. Замовник може хотіти бачити ЕЦП на всіх поданих документах і якщо хоча б одна довідка не буде відповідати цій вимозі, ваша тендерна участь закінчується, так і не розпочавшись.

Рішення: цей пункт як жоден інший перегукується з першим. Від правильної подачі документів залежить ваш подальший допуск до торгів. Переконайтеся в тому, що немає суперечностей по форматам, забезпечте наявність ЕЦП всюди, де хоче організатор, перевіряйте банківські гарантії.
Перефразовуючи відому цитату, якщо є тендерна документація, отже, хтось повинен її дотримуватися. Це забезпечить вам справну систему торгової навігації і дозволить уникнути всіх підводних каменів участі в тендерах.