Польська Гуманітарна Акція

Ми поспілкувалися із представниками Польської Гуманітарної Акції, яка з 2014 року допомагає постраждалим від військової агресії українцям. Спеціалісти відділу логістики ПГА зі Львову — Ірина Шпирка, та з Києва — Олексій Качура — розповіли нам, як електронні закупівлі допомагають закривати нагальні потреби людей, що саме закуповується в першу чергу і чим тендери за кордоном відрізняються від тих, що проводяться на українських онлайн-майданчиках.

Польська Гуманітарна Акція

Що таке Польська Гуманітарна Акція та в чому полягає її діяльність в Україні

Польська Гуманітарна Акція була заснована у 1992 році. Її метою є надання допомоги цивільному населенню, що страждає від збройних конфліктів та стихійних лих, а також полегшення людських страждань та просування гуманітарних цінностей. Наразі ПГА має активні місії та допомагає жертвам гуманітарних криз в Україні, Південному Судані, Іраку та Курдистані, Сомалі, Ємені, Кенії, Лівані, Мадагаскарі.

Польська Гуманітарна Акція

В Україні ПГА присутня з 2014 року з негайною реакцією на конфлікт на сході країни, а постійну діючу місію було запроваджено у 2015 році. З 24 лютого 2022 року зусилля місії ПГА миттєво примножилися, а команда з того часу збільшилась ледь не втричі та продовжує зростати й допомагати населенню України. Наразі ПГА має тут чотири діючих офіси: у Львові, Києві, Дніпрі та Харкові. Зовсім скоро планують відновити свою присутність у Краматорську.

В Україні ПГА допомагає постраждалому населенню з прихистком, ремонтом пошкодженого майна, продуктовими та непродуктовими наборами, покращенням санітарних умов, психосоціальною підтримкою, а також прямою фінансовою підтримкою.

Польська Гуманітарна Акція

ПГА впровадили велику програму з відбудови зруйнованого майна та встановлення модульних будинків у Київській області. За підтримки партнерів, вони повністю відновлюють житлові будівлі, надають матеріали для ремонту. Тимчасові модульні будинки повністю здатні допомогти населенню пережити важку та холодну зиму: вони оснащені опаленням, всередині є туалет та душова кабіна. Звісно, вся активність у секторі прихистку та житла базується на закупівлях та ефективній роботі відділу логістики ПГА.

1. Чому ви вирішили перейти на онлайн-закупівлі?

Ірина: Для нас онлайн-закупівлі стали ефективним інструментом для дотримання наших внутрішніх правил. Тобто, якщо закупівля перевищує певний грошовий поріг, то ми зобов’язані проводити тендерну закупівлю через онлайн-платформи. І це зручно. Також це дозволяє нам поповнювати базу постачальників.

2. Впровадження електронної системи торгів — це був ваш вибір для оптимізації закупівельного процесу чи вимога іноземних донорів?

Ірина: Так, дійсно, електронна система торгів задовольняє наші внутрішні правила, погоджені з нашими партнерами — інституційними донорами. Але це і наш особистий вибір також, тож тут все вдало співпало. До того ж, впровадження електронних торгів надало нам доступ до великої бази постачальників. Тепер ми маємо більше інструментів та можемо обрати найкращий для нас. Все це, як результат, покращує процес закупівель та звітності по них.

3. Чому та як ви обрали своїм інструментом для закупівель Smart Procurement?

Ірина: Нам сподобалась простота користування платформою, а також крута опція, яка показує, скільки постачальників отримали наш запит та скільки переглянули.

Польська Гуманітарна Акція

Олексій: Smart Procurement має дуже зручний, інтуїтивно зрозумілий у використанні інтерфейс, професійну команду customer service, а також більш ніж 100 000 зареєстрованих постачальників товарів та послуг, що спрощує та пришвидшує проведення наших закупівель.

4. Які товари й послуги ви закуповуєте за допомогою системи?

Ірина: З товарів — це наповнення для наших продуктових на гігієнічних наборів для окремих домогосподарств та інституцій, для дітей і дорослих. Послуги здебільшого транспортні: перевезення великими фурами для наших програм гуманітарної допомоги, а також ремонтні роботи, які ми здійснюємо у рамках сектору прихистку та допомоги з відбудовою житла.

5. Чи вдалося вам вже реалізувати якісь проекти за допомогою Smart Procurement?

Ірина: За допомогою Smart Procurement ми закуповуємо складники наших NFI (non-food items) наборів, зокрема тих, що призначені допомогти населенню легше перенести холод зимою. Наприклад, теплі ковдри, буржуйки, генератори і таке інше. Також, як вже зазначалося раніше, наші проекти з відбудови житла дуже залежать від ефективних закупівель, адже йдеться про великі об’єми ремонтних матеріалів та важливі транспортні послуги.

Олексій: На платформі Smart Procurement ми стартували в листопаді 2022 року. Наразі відбулося, або в процесі, 16 процедур закупівель. Усі процедури дали можливість вибрати необхідні матеріали, вироби або провайдера послуг. Наприклад, ми знайшли транспортну компанію яка наразі доставляє наші гуманітарні вантажі в Україні, забезпечили матеріалами для утеплення та котлами ряд сільських домогосподарств у Чернігівській області, потерпілих від війни та багато чого ще.

6. Ваша організація також працює в Польщі, де зосереджена значна кількість постраждалих від війни переселенців з України. Як відбуваються процеси закупівель за межами України?

Дійсно, Польська Гуманітарна Акція має місії в різних куточках світу, але скрізь застосовуються однакові процедури. Все залежить лише від вартості закупівлі.

З лютого 2022 року ми провели кілька тендерів у Польщі, щоб закупити необхідне для України. Загалом тендерна процедура однакова, як у Польщі, так і в Україні. Але варто зауважити, що у Польщі ми не маємо такої платформи, як в Україні, тому там ми публікуємо тендери на нашому сайті, рекламуємо в соціальних мережах, розсилаємо запрошення потенційним постачальникам.

А от у тендерах, що проводяться на Smart Procurement, для залучення постачальників достатньо інструментів майданчика. Тут є e-mail розсилки та сповіщення для компаній, які працюють у потрібних нам категоріях товарів чи послуг, можливість запрошувати до участі постачальників, що поки не зареєстровані на сайті, але з якими ми б хотіли співпрацювати, та ще багато іншого. Завдяки цьому нам не потрібно витрачати час на розміщення оголошень про тендерну процедуру на інших сайтах та відслідковувати відповіді зацікавлених компаній на пошті чи в соцмережах. Проведення закупівель та пошук постачальників відбувається швидко, зручно та в одному місці.