Кейс «Укрнафтобуріння»

Все більше компаній інтегрують в свою роботу електронний документообіг, програмне забезпечення для автоматизації бізнес-операцій та оптимізації роботи відділу продажів і внутрішніх процесів (системи ERP та CRM), а також переходять на онлайн-закупівлі. Як це відбувалося в ПрАТ «ВК «Укрнафтобуріння», та до яких результатів привело — ми дізналися у Андрія Чеботарьова — керівника департаменту по матеріально-технічному постачанню компанії, та Андрія Вихрицького — менеджера з постачання ПрАТ «ВК «Укрнафтобуріння». Кейс «Укрнафтобуріння»
Потужності майбутньої компанії «Укрнафтобуріння» вперше почали працювати в 1981 році на Сахалінському нафтогазоконденсатному родовищі в Харківській області. А в 2004 році компанія була офіційно зареєстрована як ПрАТ «ВК «Укрнафтобуріння». Сьогодні це близько чотирьох десятків свердловин глибиною від 3,8 до 5,75 км. На даний момент ми входимо в ТОП-3 приватних газодобувних компаній України.

Кейс «Укрнафтобуріння»

Розкажіть про те, що допомагає вашій компанії розвиватися

Наша компанія обирає інтенсивний шлях розвитку, і саме тому ми плавно діджиталізуємося протягом останніх років. Наприклад, за останні два роки ми повністю перейшли на онлайн-тендери, а також максимально діджиталізували інші наші процеси: поступово відмовилися від паперового документообігу та впроваджуємо в компанії ERP систему, інтегруючи її з електронним торговим майданчиком (ЕТМ).

Таким чином зараз в ERP системі у нас ведеться не лише внутрішній документообіг, казначейство й кадрове управління, але й все, що пов'язано з тендерами: планування, безпосередньо сама закупівля на майданчику, оформлення договору з переможцем, контроль приходу товару на склад, складський облік, а також приймання і видача товару на виробництво. Процес закупівель також контролюється службою безпеки компанії: вона має спеціальний акаунт у ERP системі та ЕТМ, що дозволяє бачити подробиці кожного нашого тендера.

Як раніше проходили ваші закупівлі, та чому ви вирішили почати роботу на електронному майданчику?

Ми здійснюємо закупівлі на електронному майданчику з 2016 року. Звичайно, перехід на такий принцип роботи не був раптовим — ми поступово збільшували кількість онлайн-тендерів, і тільки з вересня 2018 року було введено жорстке правило організовувати більшість торгів виключно на майданчику. Поясню, чому так вийшло.

Раніше у нас був один спеціально виділений email, на який надходили пропозиції від потенційних постачальників. Доступ до поштової скриньки мали всього два співробітника, і саме їм доводилося розбирати все заявки. З часом кількість щорічних закупівель зростала, відповідно, зростала й кількість пропозицій. Навіть з частковим переходом на онлайн-майданчик процес був досить трудомісткий: ми завантажували всі отримані від внутрішніх замовників заявки в Excel, далі заносили їх в базу майданчика, проводили торги, завантажували звіти по торгах, і потім вручну обробляли результати й вибирали переможця.

Процедура займала багато часу, тому неважко здогадатися, чому в якийсь момент ми вирішили перейти на закупівлі виключно з використанням онлайн-майданчика. Це моментально зменшило обсяг ручної роботи та дозволило нам більше сконцентруватися на аналітичній складовій.

Як побудований ваш процес організації закупівель сьогодні?

Закупівлями займається наш Департамент, який складається всього з шести чоловік: мене і двох менеджерів з постачання — територіально ми знаходимося в Києві, а також начальника відділу забезпечення виробництва та підзвітних йому вантажника й комірника — вони знаходяться безпосередньо на підприємстві.

Процес організації тендера відбувається наступним чином:

1. Виробничі служби (внутрішній замовник) формують потребу та подають заявки в ERP системі. Далі ця потреба фільтрується складом: замовник одразу бачить залишки необхідної номенклатури на складі. Та продукція, якої немає на складі, йде в формування заявки на закупівлю.
2. Закупівля узгоджується з уповноваженими особами компанії, приймається закупівельником і розміщується на майданчику.
3. За підсумками торгів обирається переможець, і з ним підписується договір.

Кейс «Укрнафтобуріння»
У нас є річний план закупівель, в якому прописані найбільш матеріальні позиції для закупівель. Також при оперативному плануванні внутрішній замовник може робити замовлення в міру виникнення потреб — немає жорстко встановленого терміну подачі заявок, але є обмеження мінімального терміну поставки того чи іншого ТМЦ в ERP. Найдрібніші закупівлі, віддаються на розсуд внутрішнього замовника, звісно, з відповідним контролем. Це закупівлі на суми до 20 тисяч гривень. Все, що дорожче — купується виключно відповідно до внутрішніх закупівельних процедур у форматі електронного тендера.

Яких результатів ви домоглися за допомогою електронних закупівель?

Ми вважаємо, що функція закупівель — це не просто сервісна функція. Раціональні закупівлі створюють реальну додану вартість для Компанії. Заощадити бюджет у багато разів простіше, ніж кардинально підвищити продажі, особливо на висококонкурентному ринку. Тому при проведенні кожного тендеру ми завжди оцінюємо підсумкову вартість володіння предметом закупівлі.

З моменту початку нашої роботи з електронними тендерами, розмір економії відчутно зріс:

- у 2017 році економія склала близько 4%;
- у 2018 році — трохи менше 7%;
- у 2019 році — 10%;
- у 2020 році — понад 19%.

Кейс «Укрнафтобуріння»

Це стало можливо завдяки нашому інтенсивному підходу до розвитку. Ми змогли оптимізувати трудові ресурси замість того, щоб стрімко нарощувати кількість співробітників. У цьому нам допомогло використання інновацій в роботі, що додатково підвищило продуктивність нашого підрозділу.

Як ви обирали майданчик для проведення тендерів?

Ми протестували багато різних майданчиків, і вирішили зупинитися на SmartTender.biz. В першу чергу нашу увагу привернуло те, що майданчик — клієнтоорієнтований, і допомагає розробляти індивідуальний функціонал під своїх користувачів. Давайте будемо відверті, функціонал всіх електронних торговельних майданчиків працює на однакову мету — забезпечити проведення електронних торгів. Питання тільки в тому, хто наскільки гнучкий в частині підходу до побажань клієнта. Наприклад, у нас виникла необхідність отримувати готові оформлені за нашими внутрішніми стандартами протоколи Конкурсних комісій в SmartTender.biz — і нам надали таку можливість. Також приємно, що, незважаючи на наші побоювання, нещодавно ми досить гладко провели інтеграцію майданчики з ERP системою компанії.

Також хочемо відзначити базу постачальників SmartTender. Завдяки тому, що на майданчику працює багато компаній нафтогазовидобувної галузі, тут зареєстрована велика кількість потенційних учасників наших тендерів. Відповідно, рівень конкуренції вищий, а закупівлі виходять більш результативними.

Як останні події на ринку позначилися на роботі вашого департаменту?

У 2020 році в нашій сфері відбулися відчутні зміни. Багато компаній скоротили інвестиції в буріння та збільшення обсягів видобутку газу й нафти, що, відповідно, звільнило ресурси великої кількості постачальників послуг, а також будівельних, бурових та інших робіт.

Це позначилося й на наших тендерах. Учасники нафтогазовидобувного ринку — досить консервативні, і раніше підрядники воліли публічно не оголошувати вартість пропонованих послуг чи робіт. Зараз же вони готові активно змагатися за перемогу в аукціоні, істотно знижуючи фінальну ціну. Наприклад, недавні торги для закупівлі робіт з капітального ремонту свердловин тривали протягом кількох годин.

Які ваші плани на 2021 рік?

Ми плануємо продовжувати поступову діджиталізацію всіх бізнес-процесів, яку почали ще в 2019 році. Наприклад, рік тому ми почали впроваджувати QR-кодування — маркування QR кодами всієї продукції, що надходить до нас на склад. Найближчим часом плануємо здійснити інтеграцію ERP з програмою QRSmarty.

Це дуже зручно: за допомогою одного лише мобільного телефону комірник може виконувати переміщення товару: проводити інвентаризацію, передавати товар зі складу на підзвітну особу тощо. Також будь-яка людина, у якої на телефоні встановлено додаток, може сканувати код на товарі, та за лічені хвилини дізнатися, що це за товар, коли, ким і за якою ціною він був поставлений. Це дозволяє легко ідентифікувати ТМЦ (товарно-матеріальні цінності), що зберігаються на складі, та відстежувати весь їхній життєвий цикл.