Ви – відповідальний за закупівлі? Тоді ви напевне відчували певний моральний тиск у справі вибору мінімальних цін. Але чи дійсно завжди розумно віддавати перевагу вартості та оминати увагою всі інші фактори?
Ціновий критерій з самого початку монополізував простір прийняття рішень щодо визначення переможця. Його пріоритетність відзначена в самому законі, де сказано, що ціна повинна або повністю превалювати, або мати вагу не менше 70% під час прийняття остаточного рішення.

Може, саме в цьому велика правда?

Дійсно, вибір найменш витратної пропозиції може здатися розумною дією, особливо в нинішньому економічному кліматі. До того ж, тендерна схема для того і придумана, щоб мінімізувати витрати та знаходити оптимальні рішення.
Однак багато хто забуває, що «оптимальні» не дорівнює «найдешевшим». Про те, що ціна завжди безпосередньо корелюється з якістю, годі й казати. Звичайно, хороший продукт не може коштувати підозріло дешево, оскільки постачальнику потрібно як мінімум покрити витрати на його виготовлення. Але багато виробників дотримуються свого особистого бачення визначення ціни на свою продукцію і найчастіше вона просто необґрунтовано завищена без прив'язки до якості.

Складні закупівлі

Особливо цікаво стає, коли закупівля має на увазі виконання якихось складних послуг, досліджень або робіт. Тут ціна зовсім мало розповість вам про те, що саме збираються піднести вам виконавці. Важливо розглянути й інші критерії:

умови оплати;
терміни виконання;
наявність гарантій.

Чинним законодавством не передбачено поняття складних закупівель, тому організатор сам визначає цю ступінь, спираючись на масштабність і специфіку придбаних товарів чи послуг. Нюанси подібних закупівель не вичерпуються необхідністю застосування нецінових критеріїв. Концентрація на фінансовій складовій заважає всім учасникам розглянути дослідні аспекти закупівлі, які могли б відкрити шляхи для нових пропозицій і засобів для вирішення поставлених завдань.

Час економити та час витрачати

Старе прислів'я «ви отримуєте те, за що платите», звичайно, не завжди вірне. Однак підприємство, доручаючи відділу закупівель щось придбати, хоче мати беззаперечні гарантії того, що воно отримає саме те, за що платить. Чи можна якось вирватися з цього замкнутого кола? Чому б не спробувати.

Встановіть необхідний рівень якості заздалегідь

Ми всі стикалися з торговими угодами та часто бачили, як постачальники влаштовують справжню битву за зниження пропонованих цін. Це відбувається не тому, що вони себе недооцінюють, а за цілком певних причин. Однак, якщо вам потрібні дійсно професійні підрядники, субпідрядники та матеріали, то краще залучити принцип розумних інвестицій. Більш того, хорошим варіантом буде спочатку визначити необхідний рівень якості робіт і вичерпно описати його для того, щоб відразу виключити постачальників, які не в змозі надати послуги подібного рівня.
Звичайно, якщо роботи не складні, а команда підрядників досвідчена і вміла, вартість може легко стати вирішальним фактором. Якщо проект є більш комбінованим (більш жорсткий графік, обмеження за місцем роботи, складна конструкція або специфічні стандарти), то найдешевший тендер буде ризикованішим і навряд чи окупиться в довгостроковій перспективі.
Аналізуючи закупівельну діяльність протягом декількох років, ми можемо зробити висновок, що учасники, які знизили середню ціну більше ніж на 25%, потрапляють під категорію сумнівних, і співпраця з ними може бути ризикованою. Таким чином, є сенс фокусуватися на тих, хто пропонує ціну на 10-15% нижче середньої вартості.

Витрати на низьку вартість

Вибір тендера з найменшою вартістю найбільш ймовірно результує в:

затримки у виконанні замовлених робіт;
наявність непрофесійних субпідрядників;
найдешевші та низькопробні матеріали;
надмірність кількості виконавців;
додаткові витрати від перевантаження виконавців, затримок і рішення проблем;
перевищення кошторису витрат, що приводить до претензій і спорів;
можливий фінансовий і репутаційний збиток компанії.

Шукайте співробітницьку цінність в більш високих ставках

Щоб вибрати кращого виконавця, розумно сформулювати тендерні питання, які згенерують відповіді, що зачіпають співробітницьку цінність, оскільки вони призведуть до реальної економії при збереженні якості. Крім того, під час оцінки пропозицій шукайте відповіді, які демонструють прихильність учасника торгів до ідеї розумного балансу ціни та якості.
Якісний підхід повинен приносити економію коштів, зберігати проект в рамках бюджету і забезпечувати його своєчасне завершення, тоді як низька ціна може виявитися набагато більш дорогою.