Signy

За останній час в сервісі Signy (колишній SmartSign) відбулося багато змін, починаючи з його назви і закінчуючи інтеграцією з іншими подібними сервісами. Про всі нововведення та плани на майбутнє ми поговорили з Батьєю Сиротою — керівником проекту Signy.

Про головну зміну — ребрендинг сервісу SmartSign і перетворення його в Signy

SmartSign ми використовували давно для свого внутрішнього документообігу: узгоджували в ньому договори, підписували акти з клієнтами, виставляли їм рахунки. Цей сервіс — наш окремий, незалежний і повноцінний IT продукт з великою різноманітністю функціональних можливостей. Він може бути впроваджений на будь-якому підприємстві, незалежно від його розміру, як система для внутрішнього і зовнішнього документообігу.

Весь цей час ми робили максимум для того, щоб робота наших клієнтів була комфортною. Але технології удосконалюються, електронні підписи стають все більш захищеними, а разом з цим зростають і потреби користувачів. Тому ми вирішили рухатися вперед і почали зі зміни назви нашого сервісу. Тепер вона більше відповідає нашим цінностям і звучить лаконічно й сучасно — Signy (від англ. to sign — підписувати).

Як інтеграція Signy c іншими популярними сервісами електронного документообігу спрощує роботу наших клієнтів з контрагентами

Другою за значущістю новиною стала інтеграція з іншими масовими сервісами електронного документообігу (далі по тексту — ЕДО). Хоча раніше у Signy вже була можливість безшовно інтегруватися з ERP (системою для автоматизації бізнес-процесів компанії) IT-Enterprise.

Signy

Сьогодні сервісом Signy користується близько 20 000 унікальних компаній, а створено і відправлено понад 500 000 документів. До нас часто звертаються великі підприємства, серед контрагентів яких — тисячі постачальників. Для того, щоб наші користувачі могли безперешкодно обмінюватися юридично значущими документами, незалежно від того, в якій системі працює їхній контрагент, ми прийняли стратегічно важливе рішення — інтегруватися з найбільш поширеними сервісами ЕДО. Тому сьогодні Signy інтегрується не лише з ERP IT-Enterprise, а й з M.E.Doc, 1С та Вчасно. Така інтеграція дозволяє замовнику максимально оперативно отримувати необхідні документи. Кожен з контрагентів, перебуваючи на своєму робочому місці та в своїй системі, працює з одним і тим самим документом і бачить по ньому всю інформацію.

Що дає інтеграція Signy з майданчиком SmartTender.biz

SmartTender має два IT продукти: тендерний майданчик SmartTender.biz і систему ЕДО Signy. У якийсь момент ми зрозуміли, що буде логічним (а головне — зручним) інтегрувати їх між собою. Так клієнти SmartTender отримали можливість відразу після проведення торгів підписувати договір з переможцем в особистому кабінеті на майданчику.

Ґрунтуючись на практиці підписання договорів у нас в компанії, ми розробили функціонал, що дозволяє налаштувати внутрішнє погодження документа перед його відправкою переможцю. При цьому крім самого договору клієнту нічого більше вказувати не потрібно. Завдяки інтеграції систем майданчика й сервісу ЕДО вся інформація підставляється автоматично і процес підписання договору з переможцем проходить максимально оперативно — це дозволяє клієнту вчасно почати роботи по предмету закупівлі (наприклад, вчасно отримати товар, оплату тощо).

Про нові способи зворотного зв'язку для наших клієнтів та розробку більш user-friendly інтерфейсу

Ребрендинг — це проект, що містить в собі багато складових, в тому числі й дизайн сайту. Ми почали великий проект зі зміни інтерфейсу кабінету клієнта (UI та UX дизайн). Наші клієнти вже побачили перші зміни — ми повністю оновили дизайн всіх повідомлень, зробили його більш сучасним і практичним. Тепер набагато легше знаходити всю необхідну для роботи інформацію.

Signy

Все, що ми робимо або будемо робити, має лише одну мету — зробити сервіс максимально зручним для клієнтів. І, звичайно ж, в першу чергу ми прислухаємося до їхніх побажань. Для отримання відгуків та пропозицій клієнтів ми почали проводити опитування на сайті і за останній квартал отримали понад 1 500 відгуків від різних підприємств, що містять в собі різні ідеї та пропозиції щодо розвитку. Такі відгуки також допомагають нам аналізувати якість консультацій користувачів та рівень їх обслуговування.

Щоб завжди бути доступними для зв'язку з нашими клієнтами, ми підключили онлайн-чат на сайті, додали безкоштовний номер 0 800 і реалізували можливість залишати заявки на передзвін.

Про важливі зміни, які чекають сервіс у 2021 році

Сьогодні Signy бере участь в експериментальному пілотному проекті із впровадження єдиної системи електронних товарно-транспортних накладних від Міністерства інфраструктури України. В рамках даного проекту сервіс буде забезпечувати своїм клієнтам можливість обміну е-ТТН між усіма сторонами процесу (вантажоодержувачем, вантажовідправником і водіями-експедиторами) з реєстрацією е-ТТН в єдиній центральній базі даних. Детальніше про те, як проходить цей процес, можна дізнатися з відео:

Що стосується розвитку технічного функціоналу, то реалізована раніше інтеграція з іншими системами буде масштабуватися, туди будуть додавати нові технічні можливості, відштовхуючись від потреб і запитів ринку.

Ми також продовжуємо ребрендинг і в рамках нього працюємо з новим дизайном сайту. Спільно з командою дизайнерів, бізнес-аналітиків і розробників ми створили новий макет сайту з урахуванням побажань клієнтів. Найближчим часом ми плануємо почати його технічну реалізацію. Сервіс стане більш інтуїтивно зрозумілий і дружній до користувача.

Де можна дізнатися більше про роботу Signy та процедуру впровадження ЕДО на підприємстві

Ми регулярно проводимо заходи, спрямовані на інформування клієнтів про нові можливості сервісу і про способи ефективного застосування цих можливостей для розвитку бізнесу клієнта. Також ми сповіщаємо їх про ключові доопрацювання, проводимо індивідуальні навчання для компаній на їхній запит, презентації функціональності й роботи з нею, а також різного роду вебінари (в тому числі з запрошенням наших клієнтів в якості спікерів).

Наприклад, в грудні ми організували вебінар спільно з запрошеним експертом з порталу Дія.Бізнес, де детально розкрили юридичну сторону питання впровадження ЕДО в компанії. Запис доступний тут.

Також щоквартально ми проводимо безкоштовну Smart-Академію для комерційних замовників, і обов'язковим пунктом програми завжди є сервіс Signy: його функціональні можливості, практики застосування нашими замовниками на їхніх підприємствах тощо. Найближчий вебінар комерційного напряму відбудеться 19 лютого. Детальніше про це читайте в анонсі.

Кілька слів про процес переходу компаній на ЕДО

Цифрова трансформація зараз активно набирає обертів в суспільстві та бізнесі. Багато компаній в умовах карантину намагаються максимально оптимізувати свою роботу, трудові й фінансові витрати. Сервіси, в свою чергу, стежать за тенденціями на ринку і запитами клієнтів і продумують плани на розвиток, відштовхуючись від цих тенденцій.

Процес діджиталізації вже запущений, і про це нам говорять найпростіші кейси та цифри: ще на початку карантину, в березні 2020 року, коли наша компанія прийняла рішення надавати всі документи клієнтам тільки через Signy, з першого разу на цю ідею погоджувався лише кожен п'ятий клієнт. Сьогодні ж відправка клієнту паперової версії документа вважається скоріше винятком, ніж нормою, і зустрічається в 1 випадку з 10-15. Тому можемо сміливо говорити про те, що процес переходу на ЕДО — це в першу чергу питання часу і бажання.

Тому раджу кожному власнику бізнесу впроваджувати електронний документообіг вже сьогодні, щоб рухатися в ногу з часом і якомога раніше оптимізувати свою роботу.