Эксклюзивно для SmartTender

Добігає кінця 5-й тиждень карантину. Ми звернулися до друзів та клієнтів компанії SmartTender, щоб дізнатися, які зміни відбулися за 35 днів в різних сферах бізнесу. Очевидно, що навіть якби карантин закінчився вже завтра, він все одно встиг спричинити ряд негативних наслідків для світової та української економік. Представники провідного українського бізнесу погодилися відповісти на наші запитання та розповісти про те, як вони адаптувалися до роботи в умовах епідемії.

Дмитро Шаповалов, CEO Clobbi

Clobbi - SmartTender

Яких заходів вжила ваша компанія після введення карантину?

З середини березня ми перевели всю команду на віддалену роботу. Це було досить просто. Раніше керівники клієнтських проєктів (це близько чверті співробітників) проводили у відрядженнях у клієнтів по 30-50% свого робочого часу. Для них звично постійно працювати віддалено і синхронізуватися з основною командою.

Ті, хто працював з офісу, звикали близько тижня, поки ми налагоджували віддалену роботу і комунікації. Ми протестували Google G-Suite та ряд інших рішень, але в результаті зупинилися на таких продуктах:

- Microsoft Teams — використовуємо для синхронізації команд, спілкування, дзвінків і обміну документами, а також для комунікації з клієнтами;
- CRM для управління завантаженням і портфелем проєктів, а також для планування спринтів розробників — залишили на базі IT-Enterprise;
- системи бюджетування, контролю витрат та управління платежами адаптували під поточну ситуацію (на відміну від багатьох інших компаній, із цим нам простіше, оскільки дані продукти є нашою власною розробкою).

Склали новий план робіт для команд. Наші клієнти — це промислові підприємства, у зв'язку з карантином деякі з них заморозили роботу та витрати. Інші компанії навпаки, активізувалися і почали терміново шукати способи управління виробництвом віддалено. Ми зібрали інформацію від клієнтів і заново розподілили сили команд, сфокусувавшись на лідах та проєктах в активній фазі. Частина команди займається підтримкою заморожених проєктів — по ним теж потрібно вести роботу, хоч її й стало менше.

Скоротили витрати та зупинили наймання до кінця карантину. Співробітників не звільняли, але відправили на бенч близько 8% — це ті, хто сьогодні не залучений в клієнтських проєктах. Підвищення зарплат за підсумками рев'ю і виплату бонусів теж відклали до кінця карантину. Бонуси не згорають, ці гроші будуть виплачені, коли карантин закінчиться. Також продовжили брати уроки англійської — вони критично важливі для роботи. А ось від зовнішніх курсів і дорогого навчання поки відмовилися.

Як це вплинуло на організацію бізнес-процесів?

Зараз ми працюємо з внутрішніми проєктами так само, як і з зовнішніми, за принципом внутрішнього клієнта. Раніше ми лише приблизно оцінювали витрати та бюджети для внутрішніх завдань, зараз стали набагато суворіше. Тепер співробітники, які працюють над завданням внутрішнього замовника, оцінюють трудовитрати, ми плануємо та стверджуємо бюджет з командою-замовником і потім чітко його дотримуємось.

Також ми сфокусувалися на більш «легких» продуктах і перебудували воронку продажів відповідно до того, що зараз потрібно замовнику. Звичайний проєкт до карантину обов'язково містив реінжиніринг процесів компанії. В середньому, чверть часу проєкту ми перебували на виробництві клієнта: спілкувалися, аналізували, як влаштовані його процеси, виробляли рішення, проводили навчання користувачів, керівні комітети з директорами.

Зараз клієнтам, як і раніше, потрібно оптимізувати витрати, але компанії шукають легші, коробкові рішення. Новим замовникам ми в першу чергу пропонуємо полегшену функціональність системи для віддаленого управління виробництвом, контролю витрат, управління продажами. Починаємо проєкт з того, що може допомогти клієнту одразу, а детальний аналіз та оптимізацію пропонуємо провести після карантину.

Змінився і процес реалізації проєкту. Замість особистих зустрічей та очного навчання клієнтів готуємо відеоматеріали та інші способи віддалено навчити працювати з системою.

З початком карантину ми ввели й щоденний контроль бюджетів. Раніше бюджетування та прогноз були ковзаючими, до них зверталися кілька разів на місяць. Зараз ситуація змінюється щодня: десь продовжують карантин і заводи клієнтів зупиняються, а нам потрібно тримати руку на пульсі.

Крім усього іншого — ми перебудували дашборди: оперативно контролюємо бюджет, рух грошових коштів, статус клієнтів, KPI.

Що порадите українському бізнесу?

Не варто сподіватися, що карантин вийде «пересидіти», зачаївшись і по максимуму скоротивши витрати. Потрібно адекватно реагувати на ситуацію і не чекати, що все буде як раніше. Ніхто не знає, скільки триватиме карантин, тому слід приймати нові правила гри, шукати нові ніші і підходи до продажів.

Максимально діджиталізуйте роботу, якщо ви досі цього не зробили. Цифрові рішення чудово допомагають контролювати все в реальному часі. В майбутньому без них ніяк не обійтись.

Про інструменти для віддаленої роботи вже сказано тисячу разів, але знаємо, що з цим впоралися не всі компанії. Використовуйте додаткові канали крім Skype, дзвінків і месенджерів, щоб забезпечувати зв'язок з командою та клієнтами.

Які висновки ви зробили після перших трьох тижнів карантину?

У віддаленої роботи точно є плюси. Ми стали більш дисциплінованими, не затягуємо зустрічі та швидше домовляємося.

Багатьом співробітникам дуже сподобалося працювати з дому, оскільки вони не витрачають час на дорогу. Думаю, що після карантину віддалена робота стане звичнішою та відкриє нові можливості для масштабування бізнесу, адже тепер ми не будемо так прив'язані до присутності в офісі.

На віддаленому режимі стали очевидними проблеми в роботі окремих співробітників. Ми і раніше аналізували завантаження, але зараз результати говорять за себе. При цьому колеги, які працювали з фокусом на своїх KPI, переорієнтувалися на те, як можна поміняти бізнес, і зараз пропонують дуже класні ідеї. Під час кризи стає видно характер команди. Не змарнуйте цей час і оцініть колег заново.

Дмитро Піскарьов, CEO агентства інтернет-маркетингу Netpeak в Україні

Netpeak - SmartTender

Яких заходів вжила ваша компанія після введення карантину?

16 березня ми перевели понад 250 своїх співробітників у всіх містах і країнах на віддалену роботу. Нам було простіше, адже у компанії вже був подібний досвід: наприкінці грудня 2019 року одеський офіс переїжджав на нове місце. Тоді команда із 120 людей працювала віддалено протягом двох тижнів.

Як і раніше, всі комунікації стосовно задач у нас відбуваються через:

- CRM/ERP;
- планувальник завдань ПланФікс;
- відеодзвінки через Google Hangouts, Skype і Zoom;
- робочі чати в Telegram;
- дзвінки через SIP-телефонію;
- Google Документи, Таблиці та Календар;
- облік онлайн-активності співробітників через трекер робочого часу Yaware.

Також ми виконали оптимізацію витрат в агентстві. Ми не звільняємо співробітників через кризу, але в разі невиконання KPI — процедура стандартна. Однак оптимізація штату та робочих процесів нас теж торкнулася. Наприклад, довелося зупинити роботу відділу холодної лідогенерації, оскільки зараз це не актуально. Співробітники пішли в оплачувану відпустку з можливістю відновлення після стабілізації ситуації. Крім того, ми отримали значні знижки від орендодавців офісів, що безсумнівно дозволить нам легше пережити цей період.

На час карантину ми ввели мораторій на наступні активності:

1. Відкриття нових вакансій. Однак продовжуємо закривати ті вакансії, які були відкриті до початку карантину.
2. Закупівлю техніки та меблів. Для організації роботи вдома співробітникам дозволили забрати з офісу свою робочу техніку, стілець і стіл.
3. Проведення кваліфікацій, рух кар'єрними сходами, зміну систем стимулювання.
4. Тімбілдінги та зустрічі наживо.
5. Відвідування зовнішніх освітніх подій (курсів, конференцій, семінарів, тренінгів).

Як це вплинуло на організацію бізнес-процесів?

Найскладнішою для нас стала необхідність різко перебудувати велику кількість процесів та інформувати співробітників про те, що відбувається.

Ось, як ми це вирішили:

1. Для всіх новин організували чати і канали в Telegram. У нас є канали окремих офісів, окремих міст та окремих команд. Коли щось змінюється, ми одразу попереджаємо про це співробітників.
2. HR-департамент оперативно змінював і створював велику кількість правил, мануалів, регламентів і відразу інформував про них усіх співробітників.
3. Окремо написали алгоритм дій для віддаленої роботи з відповідями на більшість питань. Наприклад, «Як буде рахуватися час?» або «Що робити, якщо відключили світло?». Вийшов великий мануал на 25 сторінок з докладними відповідями та покроковими інструкціями по організації роботи з дому.

Що порадите українському бізнесу?

Вважаю, що зараз дуже важлива оперативність прийнятих рішень і швидкість адаптації до зовнішніх подій. Чим швидше ваш бізнес реагуватиме на зміни, тим більше шансів вижити.

Давати поради бізнесу я зможу тільки тоді, коли ми самі вийдемо з цієї кризи. Поділюся тим, що робимо ми зараз, аби пройти цей період простіше.

1. Налагодили щоденні звіти про всі важливі бізнес-показники:

- dashboard з імовірністю втрати клієнтів в поточному і наступних місяцях. Дозволяє прогнозувати грошові потоки;
- dashboard клієнтів, які відмовились стартувати роботи (дозволяє запропонувати особливі умови на період кризи і, звичайно, прогнозувати грошові потоки);

Приклад Dashboard по клієнтах зі статусами, розробленого Netpeak в період кризи

- Telegram-чат з щоденними звітами щодо руху грошей у всіх регіонах присутності окремо та з порівнянням із минулим аналогічним періодом;

1. Розуміючи, що зараз для будь-якого бізнесу головне — вільні гроші, знизили критерії входу для клієнтів і відкрили дешевші пакети послуг з меншим наповненням. Спеціально в період карантину ми запустили акцію «Продавай онлайн, поки офлайн — офлайн» і розробили послугу PPC Start, в рамках якої наші фахівці за 48 годин запустять рекламу в Google Ads або Facebook, налаштують аналітику, а ціни будуть зафіксовані в національній валюті зі зниженою агентською комісією.
2. Відмовилися від усіх витрат, крім критично важливих для бізнесу.
3. Змінили фокус роботи топ-менеджменту з реалізації довгострокової стратегії на короткостроковий антикризовий план. Щодня контролюємо його виконання.

Які висновки ви зробили після перших трьох тижнів карантину?

Для себе особисто я зробив переоцінку цінності офісу й офісної роботи в цілому. Для нас це велика стаття витрат, без якої, як виявилося, ми здатні добре справлятися. Думаю, цей карантин зробить компанії менш прив'язаними до офісної роботі та найму персоналу в штат, а фріланс стане поширенішим.

Крім того, я зрозумів, що адаптуватися можна завжди, навіть бізнесу, глибоко пов'язаному з офлайн. Тут мене надихає приклад нашого клієнта — «Планета Кіно». Після закриття кінотеатрів вони зробили акцію з продажем промокодів на майбутні прем'єри фільмів та організували онлайн-продаж супутніх товарів. Це ще раз доводить, що зараз «виживе» не найсильніший, а швидкий і гнучкий.

Марина Галак, керуючий партнер рекрутмент агентства PRO.people Recruitment Agency

PRO.people Recruitment Agency - SmartTender

Яких заходів вжила ваша компанія після введення карантину?

З 16 березня вся команда приїхала за технікою до офісу, ми провели оперативний мітинг і дізналися про здоров'я співробітників. Наша робота пов'язана з великою кількістю комунікацій з людьми, з оцінкою кандидатів, і особисте спілкування у цьому процесі дуже важливе. Але перехід до онлайну не став великим стресом, оскільки у нас добре побудовані бізнес-процеси і комунікація.

В роботі у агентства 70% вакансій — це маркетинг і C-level позиції і 30% — IT. Для останніх співбесіди у Zoom — вже звична схема. А ось неайтішнікам у перші тижні довелося трансформувати способи комунікації. Тому ми одразу зрозуміли, що наше нове завдання зараз — допомагати адаптуватися всім учасникам ринку, як кандидатам, так і клієнтам.

Для управління проєктами ми використовуємо Trello і внутрішню CRM. Для дзвінків — Zoom і Whereby.com. Робочі чати — в улюбленому Telegram. Робочий час не трекаємо — я вважаю за потрібне довіряти команді, та й у нашій професії немає поняття «стандартний 8-годинний робочий день».

Єдине, про що домовилися на період карантину — повідомляти про початок роботи фотографією свого робочого місця у чаті. Але це скоріше для натхнення і підтримки один одного. У перші тижні ввели орієнтири початку робочого дня до 10 ранку, щоб синхронізувати команду і виробити звичку. Зараз, коли все вже звикли до нових умов, кожен працює у своєму комфортному режимі.

Як це вплинуло на організацію бізнес-процесів?

На період карантину наші клієнти (IT-компанії і маркетингові агенції) практично не зупинили найм. Тобто 90% навантаження збереглося. Якісь позиції стали на hold, але лише тимчасово. Більш того, на другому тижні після введення карантину ми підписали нового клієнта і зараз ведемо ще одні переговори.

Для нас шукати рішення — не у новинку, ми робимо це постійно. Я б сказала, що зараз наша роль трансформувалася в якісне консультування та занурення у кожну ситуацію, в кожної людини.

У зв'язку зі скороченнями у багатьох компаніях на ринок будуть виходити і вже виходять хороші фахівці, яких не всі компанії можуть утримувати з різних причин. водночас велика кількість активних здобувачів починає демпінгувати за рівнем заробітної плати, оскільки багато вакансій глобально скорочуються. Як наслідок — компанії, які можуть собі дозволити найм зараз, роблять це.

Якщо коротко — наймати зараз вигідно тим, хто має фінансовий запас міцності. Дуже «вузьких» спеціалістів продовжують хантити так само активно, як і до карантину. Тому процеси взаємодії з клієнтами сильно не змінилися, хіба що зустрічі перейшли у Zoom.

Зараз актуальні ті питання, на які може відповісти не кожна компанія. Що робити з тими кандидатами, хто вже прийняв оффер? Як організувати «вихід» у перший робочий день? Як адаптувати людину віддалено? Тому ми зрозуміли, що потрібно виступати консультантами для всіх сторін: і компаній, і кандидатів. Ми пропонуємо різні варіанти, від стандартного «виходу» людини віддалено, якщо це дозволяє її діяльність, до оффера з відстрочкою: фіксується попередня дата першого робочого дня, прив'язана до дати завершення карантину.

Ми також помітили, що кандидатам було складно адаптуватися. Ситуація змінюється щодня і люди перебувають у стресі. У перший тиждень карантину ринок кандидатів «завмер», люди не розуміли, що буде далі і що їм робити. Кандидати, у яких зараз є хоч якась стабільність і робота, бояться робити різкі рухи. Воно й зрозуміло. А у нас «горять» вакансії. Тому ми придумали нову схему для ринку і назвали її «пре-оффер».

Що це означає? Всім сильним фахівцям ми пропонуємо спілкуватися і проходити співбесіди «на перспективу». Як мінімум, це відмінна можливість потренувати свої навички презентації, як максимум — у разі позитивного рішення отримати пре-оффер. Кандидатам зараз не потрібно нікуди їхати і можна пройти інтерв'ю з дому в «піжамі» у вільний час. Це дуже зручно і вигідно. Нам важливо було розпочати доносити це кожному фахівцю.

Кандидат, який сподобався компанії, але наразі зайнятий, отримує пре-оффер. При цьому він не звільняється і працює на свого роботодавця до завершення карантину. Після закінчення карантину рекрутер зв'яжеться з кандидатом і далі є два варіанти розвитку подій:

1. Підтвердження пре-оффера — кандидат отримує офіційного листа на пошту, де наміри компанії переростають в оффер, а рекрутер дає «зелене світло» на звільнення і домовляється щодо дати виходу.
2. Рекрутер відправляє офіційного листа, де вказано, що компанія холдить пре-оффер. Ні у компанії, ні у кандидата немає ризиків.

Кандидат з пре-оффером також може відмовитись або підтвердити свої наміри.

Несподівано для себе, ми оперативно переформатували нашу школу рекрутменту «Be PRO» з офлайну до онлайну. Вийшло так круто, що випустили вже одну групу і набрали нову. Чесно сказати — не планувала так швидко стартувати з ще одним потоком, але знайшлися бажаючі, які попросили запустити навчання на карантині, поки є час вчитися. І ми набрали групу навіть без створення сайту, лише за відгуками і моїм постом у Facebook. Далі лояльні умови, зробили розстрочку студентам, додатково зайняли команду викладанням. Win-win у чистому вигляді, і нам зручно, не потрібно сидіти в офісі до 21:00 у дні лекцій, і студентам добре. Взагалі не знаю, зважилася б я на чистий онлайн-формат, якби не карантин.

Загалом, принцип нашої роботи зараз — реагувати на потреби ринку і максимально оперативно шукати ефективні варіанти їхнього закриття без зупинки діяльності.

Так, наприклад, особисто я вже п'ять років проводжу індивідуальні кар'єрні консультації, для кандидатів. Під час скорочень в IT-компаніях ми запропонували підтримати цих людей, і даний напрям переріс у корпоративний. Тобто компанії, які скорочують людей, оплачують їм професійну, психологічну та кар'єрну допомогу на час скорочення. Я вважаю, що це дуже круто для ринку України.

Що порадите українському бізнесу?

Гнучкості і розуміння цінності головного ресурсу — людського. Тому що карантин і криза закінчаться, а люди залишаться.

Важливо, через яку призму ти дивишся на ситуацію. Мені, наприклад, незвично і незрозуміло, коли це все закінчиться, але не страшно. Вважаю, що це час замислитися про поточні бізнес-процеси і побудовані взаємини з людьми. Подумати про те, що давно відкладали, і реалізувати це, якщо з'явилося більше часу.

Ми давно хотіли зробити якийсь соціальний проєкт допомоги тим, хто шукає роботу. І саме під час карантину запустили Telegram-канал «Хочу роботу!», де знаходимо і відбираємо компанії-партнери, які шукають співробітників сфер IT і маркетингу. З його допомогою люди вже отримують запрошення на співбесіди і роботу! Також ми створили партнерський Telegram-канал для колег HR-ів «Хочу співробітника», де можна за анонімним профілем кандидата отримати його резюме. Для кандидатів і роботодавців це безкоштовно.

Ще ми почали вести безкоштовні лекції в університетах з пошуку роботи, складання резюме тощо.

Які висновки ви зробили після перших трьох тижнів карантину?

Не треба панікувати і «видавлювати» з себе рішення одразу, коли їх ще немає. Важливо дати собі час адаптуватися, розвантажити мозок від нав'язливих і, як правило, неефективних думок. Виспатися, запитати у команди, як вони себе почувають, подбати про своїх людей і почати приймати рішення на свіжу голову. Чи не поспішати і не бігти за колегами по ринку. У перший тиждень карантину всі кинулися безкоштовно відкривати свої курси, програми і т.д. Те, що добре одному, може бути смертельним іншому.

Для себе подумала про те, що віддалена робота — це не так страшно, як я собі уявляла. Швидше за все, після карантину я буду легше ставитися до варіанту найму віддалених співробітників до команди.

Василь Задворний, генеральний директор «Prozorro»

Prozorro - SmartTender

Чи є ймовірність, що через карантин запуск системи Prozorro 2.0 відтермінують?

Поточна ситуація точно не вплине на терміни вступу в силу змін до Закону України «Про публічні закупівлі». Ми з самого початку будували систему таким чином, щоб вона була максимально електронізована. Відповідно, віддалена робота і концепція «тендер на дивані» — це саме те, чого ми прагнули досягти. Умови карантину — чудовий спосіб перевірити, вдасться нам це чи ні. Тому я не бачу ніяких побоювань щодо роботи замовників і постачальників в нових умовах.

Prozorro — це сучасна IT-компанія, в якій усі співробітники можуть працювати з будь-якої точки світу. Ми звикли, наприклад, проводити мітинги онлайн, та обробляти тестові дані віддалено. Звичайно, адміністратори системи продовжують приїжджати в офіс, щоб завантажити найсвіжіші оновлення системи в продуктив. Це неможливо робити віддалено, згідно з правилами захисту інформації. Система являє собою захищений сервер, і наші дії повинні відповідати суворим вимогам до КСЗІ. А от всі інші процеси відбуваються онлайн. Навіть колл-центр уже працює з дому.

Все вже практично готове до запуску, майданчики протестовані, сценарії затверджені, тому нам залишається лише включити систему 19 квітня.

Що ви порадите українському бізнесу?

Карантин — це серйозний виклик для будь-якого бізнесу. І я розумію, що той досвід переходу в онлайн, який є у Prozorro, підійде не всім. Очевидно, виробництва та надання певних послуг важко перенести в формат work from home.

Але, по-перше, не потрібно боятися технічних складнощів. Зараз доступний відеозв'язок хорошої якості і велика кількість інших інструментів організації робочого процесу. Вони працюють добре, і багато компаній вже активно впроваджують їх у свою роботу. Це зовсім не те, що було 10 років тому.

Що стосується бізнесу загалом, то карантин, очевидно, призведе до уповільнення економіки, і ми це вже бачимо. Однак, ми спостерігаємо і те, що обсяг державних закупівель не зменшується в порівнянні з аналогічними тижнями минулого року. Причому варто розуміти, що переважна кількість закупівель — допорогові. Тобто не можна сказати, що обсяг залишається тим самим лише за рахунок тендерів, які стартували ще до епідемії.

За нашими даними, за перші 16 днів карантину держава витратила майже мільярд гривень на закупівлю товарів, що допомагають боротися з епідемією і долати її наслідки. В середньому ж щорічний обсяг державних закупівель перевищує 600 млрд гривень. І це не лише паливо, ремонти доріг або вагони. Це широкий асортимент товарів. Я вважаю, що державні закупівлі будуть залишатися такою собі тихою гаванню і допоможуть підтримати бізнес в період уповільнення економіки.

І ще один момент. Важливо розуміти, що навіть епідеміологічна ситуація відкриває нові можливості для бізнесу. Зараз ми бачимо, як багато бізнесів перепрофілюються на виробництво необхідних товарів: антисептиків, засобів індивідуального захисту тощо. Ми, як екосистема, працюємо над тим, щоб була зрозуміла консолідована потреба.

Наприклад, два тижні тому була запущена система YouControl — інтерактивна карта потреби українських лікарень в основних засобах індивідуального захисту, апаратах штучної вентиляції легенів тощо. Ми вже бачимо, що ця потреба величезна, і в усьому світі поки недостатньо потужностей, щоб її покрити. Причому це проблема не тільки України, це проблема світова. Так що в цьому напрямку у бізнесів точно є можливість задовольняти реальну необхідність людей і рятувати людські життя.

Ось чому постачальникам варто приєднуватися до майданчика Prozorro. Наприклад, платформа Prozorro Market — це прекрасна можливість консолідовано зібрати в одному місці всіх постачальників з усіма їхніми пропозиціями. Звичайно, прямо зараз у постачальників згаданих вище товарів немає великої проблеми знайти собі клієнтів. Але з іншого боку вихід на Prozorro Market — це шанс отримати найцікавішу пропозицію, подивитися на конкурентів онлайн і знайти золоту середину між попитом та пропозицією. Зі свого боку ми максимально спростили процедуру заходу на майданчик.

Які висновки ви зробили після перших трьох тижнів карантину?

Ми, як людство, дійсно сильно змінюємося, і варто розуміти, що онлайну буде ще більше. Та ситуація, яка зараз склалася — просто черговий поштовх у цю сторону. Очевидно, карантин не пройде для суспільства даремно. Ми почнемо більше цінувати особисте спілкування і менше боятися роботи онлайн.

Я навіть думаю, що зросте кількість такого собі «міжкордонної» співпраці. Люди перестануть уникати можливості працювати віддалено, навіть на іноземні компанії, адже всі вже до цього звикли. Можливо, почнеться антитренд світової урбанізації. Раніше всі з'їжджалися в міста заради шансу отримати хорошу роботу. А карантин показав, що насправді можна працювати з будь-якого місця, де є швидкий інтернет.

Антон Хвастунов, директор з розвитку групи компаній GIGAGROUP

GIGAGROUP - SmartTender

Яких заходів вжила ваша компанія після введення карантину?

Карантин став справжнім викликом для кожної компанії. Для того, щоб убезпечити нашу команду і виконати умови карантину, ми перевели понад 150 співробітників на віддалену роботу. Ми не знали, як правильно це організувати, у нас ще не було подібного досвіду, тому просто відкинули будь-які сумніви і робили —це була необхідна річ не лише для компанії в цілому, але і для здоров'я кожного співробітника.

За три тижні онлайн-роботи ми вже адаптувалися. Для вирішення безлічі завдань зідзвонюємося по корпоративними номерам, використовуємо власні Telegram-групи, організовуємо онлайн-зустрічі за допомогою Zoom і Skype, а також ставимо завдання і контролюємо строки їхнього виконання за допомогою CRM-системи Бітрікс.

Але такий формат віддаленої роботи підійшов не для всієї GIGAGROUP. «Серце» нашого бізнесу — комерційний дата-центр GigaCenter. Він є об'єктом критичної інфраструктури, а це значить, що ми не можемо перевести його співробітників на віддалену роботу. Дата-центр просто зобов'язаний продовжувати свою безперебійну роботу, адже від цього залежать «життя» безлічі компаній. Безумовно, ми врахували всі рекомендації держави і вжили всіх необхідних заходів для того, щоб убезпечити кожного клієнта і співробітника GigaCenter.

Для всіх членів команди GigaCenter, а також для відвідувачів передбачені базові запобіжні заходи (маски і антисептики для рук). Проводимо щоденне кварцування приміщень, контролюємо кількість людей, які можуть перебувати у модулі одночасно.

Ми максимально обмежили відвідування нашого ЦОД і здійснюємо їх тільки у випадках, життєво необхідних для компаній. Також ми розробили тимчасові правила перебування на території нашого дата-центру. Повірте, у нас не менш безпечно і стерильно, ніж в будь-якій лабораторії міста.

Ми максимально оптимізували витрати усередині компанії і внесли зміни до стратегії розвитку. Тимчасово припинили пошук нових співробітників, не звільняємо наших фахівців — головна мета зберегти команду у тому вигляді, у якому вона є на сьогоднішній день.

Як це вплинуло на організацію бізнес-процесів?

До моменту введення карантину всередині нашої групи компаній ми використовували CRM-систему Бітрікс. Це дуже допомогло нам в організації бізнес-процесів при віддаленій роботі. Кожен відділ компанії, як і раніше, веде у ній особистий канбан (список завдань), відображає там статус їхнього виконання, а також погоджує час онлайн-зустрічей для вирішення важливих питань. А співробітники, зі свого боку, створюють щоденний звіт про виконані завдання. Все це допомагає топ-менеджменту компанії бути у курсі роботи кожного працівника, контролювати етапи виконання завдань, а також не втрачати зв'язок з командою.

Як і безліч інших компаній, ми провели велику роботу з організації бізнес-процесів всередині GIGAGROUP. Були створені спеціальні мануали і інструкції щодо дистанційної роботи, кожен керівник відділу проводив особисті бесіди зі своєю командою — нам було важливо успішно організувати роботу кожного співробітника і надати їм впевненість в завтрашньому дні.

Наші маркетингова і HR-команди оперативно інформували співробітників, а також клієнтів про будь-які зміни — писали офіційні звернення у блозі сайтів компаній, соціальних мережах, а також спеціальних розсилках для клієнтів.

Що порадите українському бізнесу?

Поточну кризу складно переживають всі: від малого до великого бізнесу. І переживуть її лише найсильніші компанії зі здатністю адаптуватися під зміни і потреби ринку.

Радити щось складно, адже кожен з нас сьогодні тільки вчиться переживати карантин і використовує для цього всі можливі ресурси. Наприклад, наша команда кинула всі сили на оптимізацію витрат всередині компанії і розробила свого роду антикризовий план на час карантину. Ми внесли зміни до стратегію розвитку компанії (наприклад, скоротили всі витрати на офлайн-просування і оптимізували Діджитал-комунікації), призупинили запуск дорогих проєктів і трансформуємо наш IT-сервіс під сьогоднішні потреби ринку.

Незамінними стали хмарні сервіси. Вони надають безліч можливостей для вирішення головного завдання бізнесу — ефективної організації дистанційної роботи співробітників. Так, компанія GigaCloud організувала онлайн-офіс у хмарі на базі сервісу Microsoft Office 365 і спільно з фахівцями Microsoft надала безкоштовний доступ до можливостей пакета Office 365 E1 на півроку (GigaCloud є офіційним партнером Mіcrosoft і надає ліцензії на використання сервісу Office 365).

Також важливо згадати, що з переходом до віддаленої роботи бізнес став ще вразливішим з точки зору кібербезпеки. Щоб допомогти компаніям захистити свою корпоративну інформацію, фахівці компанії GigaSafe надають низку IT-продуктів, які є особливо актуальними для будь-якого бізнесу.

Ми намагаємося будь-якими способами зберегти команду і роками налагоджені відносини з партнерами і клієнтами, якими так дорожимо. Так, ми надаємо знижку замовникам, для яких наш сервіс є критично важливим, продовжуємо співпрацювати з телеком-операторами та провайдерами України. Адже одного разу карантин закінчиться і «вставати на ноги» великою командою, з підтримкою партнерів і клієнтів, буде набагато легше, ніж поодинці.

Ілона Станкевич, Executive Producer і співзасновник PaperPlanes Production

PaperPlanes Production - SmartTender

Яких заходів вжила ваша компанія після введення карантину?

У нашій сфері діяльності офісна робота для більшості команди не є ключовою, тому багатьом було легко перейти на дистанційну роботу. Особливо команді Post-production — вони без проблем працюють віддалено. Але, все ж, ключовий напрямок нашої діяльності — це зйомки, і тут з початком карантину відбулися серйозні зміни. Ми відразу поставили на паузу найближчі зйомки (особливо з дітьми) до закінчення карантину.

Також в перший тиждень ми з командою розробили гайдлайн безпечних зйомок, за яким можна знімати проєкти без тісного контакту один з одним і без залучення великої кількості людей. Це переважно відеоінтерв'ю або product review.

Мінімізація зйомок — це, в першу чергу, захист нашої команди, а люди — наш пріоритет. Тому під час карантину ми завершуємо вже відзняті проєкти і працюємо над анімаційними роликами, explainer videos та розробкою нових варіантів відео. Всі вже давно працювали в онлайні, але зараз, повністю без офлайну, стало трохи складніше. Тому довелося швидко адаптуватися.

Як це вплинуло на організацію бізнес-процесів?

Глобальних змін в організації у нас не відбулося. Зараз я слухаю та читаю багатьох керівників, які діляться досвідом кризового варіанту ведення бізнесу в період карантину, урізуючи величезну кількість коштів в першу чергу на персонал і супутні витрати.

У нас фінансових скорочень як таких не відбулося, першочергово тому, що продакшн працює за проєктним принципом: велика частина команди підв'язується під проєкт, а не під зарплату, і це дозволяє нам маневрувати видатками та не прив'язуватися до маси супутніх витрат (наприклад, до оренди великого офісу).

У відеовиробництві робота над кожним проєктом поділяється на три етапи:

- Pre-production (підготовчий етап, на якому відбувається брейншторм, детальна комунікація з клієнтом, креатив, вибір обладнання, локацій, акторів тощо — все, що потрібно підготувати до зйомок);
- Production (самі зйомки);
- Post-production (монтаж, корекція кольору, саунд-дизайн, VFX тощо).

Стосовно самих процесів на цих етапах, ключові моменти ми реалізуємо в такий спосіб:

- запити клієнтів — по email, Messenger, Telegram, або в телефонному режимі;
- розробка ідей креативною частиною команди — брейншторм по Skype, Zoom, Messenger;
- основна частина технічних моментів (юридичних і фінансових) у нас і так завжди онлайн. Зараз ще тестуємо функцію електронного документообігу SmartSign від SmartTender, щоб підписання всіх документів також відбувалося виключно онлайн;
- якщо на проєкті ми переходимо до етапу Production (зйомок) — діємо згідно з вищезазначеним гайдлайном;
- вся комунікація команди відбувається в месенджерах (Telegram, Facebook Messenger);
- завдання по проєкту ведемо в Trello, Google Drive (так було завжди, тому тут ніяких внутрішніх проблем не виникло).

Що порадите українському бізнесу?

Важко щось радити в ситуації повної невідомості. Думаю головне — це не припиняти працювати. Одного разу карантин закінчиться і ми всі повинні будемо якомога швидше налагодити діяльність у всіх сферах. Кожен є споживачем один одного, тому все взаємопов'язане.

Зараз потрібно оптимізувати витрати. Безумовно, поки неможливо залишити такі ж ціни на свої послуги, коли купівельна спроможність більшості споживачів впала. Дуже важливо йти назустріч клієнтам і розуміти, що зараз час не наживатися, а підтримувати один одного. Ми намагаємося максимально підлаштовуватися під фінансові можливості клієнтів, пропонуємо їм оптимальні продукти і мінімізуємо витрати на їх виробництво.

Наприклад, якщо анімаційний ролик умовно коштує 1000 $, зараз ми можемо знизити ціну на 20-40%. Це в першу чергу дозволяє нам продовжувати існування, а клієнтам — замовляти наш продукт навіть під час карантину. Адже зараз, коли всі вдома, відеоконтент дуже актуальний.

Які висновки ви зробили після перших трьох тижнів карантину?

Не можна втрачати ані дня часу! Я вже десь на третій день карантину почала замислюватися, що можливо ми вже щось упускаємо. Кожна криза — це боляче, але це й відкрите вікно можливостей. Можливостей покращуватися, адаптуватися або почати щось нове. І за них слід хапатися!

Для мене особисто прекрасним прикладом є креативні ресторатори та заклади, які фізично закрилися, але при цьому стали придумувати нові варіанти продажу своїх продуктів: роблять доставку продуктових наборів для приготування страв вдома, онлайн-трансляції своїх рецептів, доставку готової їжі (зрештою, не всі були готові перейти на щоденне приготування). Варіанти є завжди, головне їх шукати. Карантин мине, а наші вчинки будуть пам'ятати. Тому цінності кожної компанії зараз повинні бути на першому місці.

Олег Витвицький, керівник департаменту по роботі з корпоративними клієнтами ТОВ «Епіцентр К»

Епіцентр - SmartTender

Яких заходів вжила ваша компанія після введення карантину?

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів, «Епіцентр», як мережа господарських магазинів, продовжує працювати для забезпечення населення товарами першої необхідності: засобами захисту та дезінфекції, медичними приладами, засобами кварцування і знезараження повітря, товарами особистої гігієни, побутовою хімією, базовими продуктами (борошно, олія , вода, напої, фрукти), дитячим харчуванням і товарами для дітей.

Щоб забезпечити наявність у мережі перерахованих вище товарів, засновники групи компаній «Епіцентр» Олександр і Галина Гереги створили у компанії оперативний штаб. Ми провели переговори з усіма виробниками і постачальниками цих товарів і уклали довгострокові домовленості.

Для безпеки покупців і персоналу у магазинах мережі ввели суворі європейські стандарти санітарно-гігієнічного контролю. Регулюється кількість відвідувачів — працює тільки один вхід. Відповідно до встановлених обмежень, до торгової зали допускають не більше однієї людини на 10 кв. м. В обов'язковому порядку при вході до магазину у всіх відвідувачів вимірюють температуру. Щоб уникнути скупчення людей на касах встановили обмежувальні елементи.

У торговій залі постійно проводять вологе прибирання спецзасобами і кожну годину дезінфікують обладнання, з яким контактують покупці: каси, коляски, кошики тощо. Щоночі у магазині проводять кварцування приміщень, де у робочий час знаходиться велика кількість людей. У торгових відділах, прикасових зонах, приміщеннях для персоналу та санвузлах встановили засоби для дезінфекції рук. Працівників магазинів забезпечили індивідуальними засобами захисту та дезінфекції і допускають на робочі місця тільки після огляду лікаря. Також двічі на день їм вимірюють температуру. Центральний офіс компанії частково працює віддалено.

Ми вважаємо своїм обов'язком підтримувати медичну галузь України у скрутні часи, тому виступили з ініціативою придбати апарати штучної вентиляції легенів для закладів охорони здоров'я. Зараз ми очікуємо першу партію зі 100 апаратів, які потім передамо до лікарень. Паралельно працюємо з органами місцевої влади, щоб забезпечити заклади охорони здоров'я засобами захисту.

Як карантин вплинув на організацію закупівель і тендерів у вашій компанії?

Під час карантину ми організуємо всі торги дистанційно. Заявки акумулюються у внутрішній ERP-системі «Потамус». Самі аукціони проводимо на майданчику SmartTender.

Суттєвого зменшення обсягів торгів ми не відчули. Але, звичайно, їхня швидкість дещо впала, і є деяка нервозність й невизначеність з боку підрядників. Тому ми працюємо з кожним індивідуально і в разі потреби коригуємо нашу співпрацю.