Помилки держзамовників

Скласти тендерну документацію так, щоб вона відповідала вимогам законодавства, і водночас була зрозумілою — завдання не з легких. При цьому навіть незначні неточності можуть мати наслідки. Такі помилки Prozorro кваліфікує як підставу для штрафів (1700–3400 грн за ст. 164–14 КУпАП) і навіть скасування закупівлі.

Щоб цього не сталося, ми зібрали головні помилки, які найчастіше роблять замовники, та приклади з практики ДАСУ. Читайте далі — і ви дізнаєтесь:

❔ які вимоги обов’язкові, а які дискримінаційні;

❔ які дрібниці найчастіше стають підставою для штрафів;

❔ як правильно оновлювати й завантажувати ТД;

❔ на що особливо звертають увагу аудитори.

Ця стаття — своєрідна «інструкція безпеки» для уповноважених осіб. Вона допоможе уникнути зайвих проблем і провести закупівлю без неприємних сюрпризів.

ТОП-12 помилок замовників під час складання ТД та оприлюднення оголошення в системі

Тендерна документація — штука підступна: здається, все просто, а потім виявляється, що десь забули додаток чи дату. Ловіть перелік найпоширеніших помилок — щоб у вас був шанс їх уникнути.

Документація повинна містити два додатки: для учасників і для переможця. Їхня відсутність є прямим порушенням пункту 28 Особливостей. Все що має містити ТД визначено ст. 22 Закону.

Неправильне зазначення строку подання пропозицій

Фраза «згідно з оголошенням» у ТД — табу. Закон вимагає, щоб дата була вказана прямо в документації й точно збігалася з тією, що зазначена в електронній системі.

У ТД завжди має бути зазначено, хто відповідає за комунікацію: ПІБ, посада та e-mail. Без цих даних документація вважається неповною.

Інколи замовники вигадують «свої правила»: вимагають подавати документи у спеціальних формах, з печатками чи додатковими підписами. Але закон чітко визначає, які підстави для відхилення допустимі. Все, що «поза списком» — заборонено.

Вирішили щось підкоригувати в ТД? Тоді потрібно завантажити повну нову редакцію документації з усіма додатками й прикріпити окремий перелік змін.

👉 Важливо: якщо зміни зроблені менш ніж за 4 дні до дедлайну подання пропозицій — строк доведеться продовжити.

Прикріпили тільки додатки без основного тексту? Це вважається неоприлюдненою ТД. І найгірше — виправити таку помилку неможливо. Доведеться скасовувати процедуру і починати все заново.

Не забувайте: за наказом Мінекономіки №1082 пріоритетною є інформація, заповнена в електронних полях системи. Якщо у файлі написано одне, а в полях інше — автентичною вважається саме інформація з системи. Тож уважно звіряйте дані, щоб уникнути плутанини.

Державна аудиторська служба (ДАСУ) — це «вартовий», який стежить за тим, щоб закупівлі були чесними й прозорими. Вона визнає порушенням будь-яке невдале формулювання чи «вигадану» вимогу, якої немає в законі.

Найбільше проблем виникає саме на етапі складання ТД. ДАСУ регулярно фіксує типові порушення та помилки у Прозорро, які можуть обернутися:

- обов’язковим розірванням договорів;
- скасуванням торгів;
- штрафами від 1 700 до 51 500 грн.

Тож не дивуйтеся: навіть дрібна помилка може коштувати дуже дорого.

Тема гарантій також завжди «болюча», адже і тут замовники часто помиляються. Найтиповіші випадки:

- посилання на застарілі норми законодавства;
- прийняття банківських гарантій із помилками у реквізитах;
- невідповідність повноважень підписанта сумі забезпечення.

📌 Приклад: гарантію підписала особа з правом лише на 250 тис. грн, тоді як вимога була понад 600 тис. грн. Результат — припинення договору.

Ще одна типова помилка — плутанина з додатками. Замовники часто:

- не відокремлюють перелік документів для учасників і переможця;
- забувають включити всі обов’язкові документи у відповідний додаток для учасника.

📌 Приклад: у вимогах був передбачений лист від виробника, але його не внесли до переліку в додатку. Це було визнано порушенням Постанови №1178.

Закон і Постанова №1178 не передбачають обов’язку надавати зразки. Тому відхилення учасника через їх відсутність буде порушенням.

📌 Приклад: замовник відхилив пропозицію, бо постачальник не надав зразки тестової продукції. ДАСУ та АМКУ визнали це неправомірним, торги скасували.

Інформацію про субпідрядників можна вимагати лише для робіт та послуг. Якщо ж таку умову вставити у закупівлі товарів — це буде порушення.

💡 Рекомендація: використовуйте окремі шаблони ТД для товарів, робіт і послуг, щоб уникнути плутанини.

Відхилення у Прозорро можуть трапитися на будь-якому етапі закупівлі, тож завжди тримайте руку на пульсі й будьте уважними.

Щоб полегшити підготовку до закупівлі, радимо скористатися нашими:

- безкоштовними аналітичними звітами;
- AI-модулем цін для моніторингу ринку і формування правильних вимог.

Також для клієнтів доступна безкоштовна функція «дзеркало торгів» згідно з постановою КМУ №710. Наші спеціалісти допоможуть налаштувати її під ваші потреби, щоб інформація на сайті завжди була актуальною.

І найголовніше: штрафи за помилки Prozorro можуть бути відчутними, тому оголошуйте закупівлі через наш майданчик і звертайтеся до служби підтримки SmartTender за номером 0 800 75 10 10 📞