Участь у торгах за рамковою угодою

Щоб перемагати в тендерах Prozorro, постачальнику товарів, послуг або робіт потрібно для початку навчитися брати в них участь — почати користуватися інструментом своєї перемоги.

 

Що таке закупівля за рамковою угодою

Закупівля за рамковою угодою — це процедура, яка використовується державними замовниками для типових закупівель товарів чи послуг, що повторюються з року в рік, таких як: паливо, харчові продукти, канцелярія, медичні засоби тощо.

 

Рамкова угода укладається з декількома учасниками (мінімум трьома) терміном до 4 років, з метою визначення основних умов закупівлі окремих товарів і послуг для укладення відповідних договорів про закупівлю протягом строку дії рамкової угоди.

 

Стадії проведення торгів за рамковою угодою:

1. 1. Прийом пропозицій — період оголошення закупівлі, прийому пропозицій та надання роз'яснень.
   2. Прекваліфікація — на даному етапі замовник має відібрати хоча б трьох постачальників, інакше наступний етап не відбудеться.
   3. Аукціон (1-й етап) — проведення аукціону щонайменше з трьома учасниками (максимальну кількість визначає замовник у тендерній документації).
   4. Кваліфікація (1-й етап) — підписання рамкової угоди з фіксацією ціни кожного учасника в системі Prozorro.
   5. Аукціон (2-й етап) — проведення аукціону між учасниками рамкової угоди. 
   6. Кваліфікація (2-й етап) — визначення остаточного переможця та підписання з ним договору про постачання.

 

Таким чином процедура складається з двох етапів:

1. 1. Перший етап — проведення процедури за правилами «Відкритих торгів з публікацією англійською мовою». Учасники подають свої тендерні пропозиції, проходять прекваліфікацію, а потім змагаються в аукціоні за ціною.
   2. Другий етап — проведення процедури за правилами «Спрощеної закупівлі». Закупівля буде проводитися кожного разу, коли у замовника виникатиме потреба у якійсь кількості товару. Запрошення на аукціон учасники отримуватимуть автоматично на електронну пошту. Під час аукціону учасники можуть залишити ціну за одиницю товару незмінною, або зменшити її.

 

Взяти участь у першому етапі може будь-який постачальник, який здатний запропонувати предмет закупівель з належними характеристиками, а також не підлягає дискваліфікації відповідно до вимог Закону «Про публічні закупівлі». У другому етапі можуть брати участь лише затверджені замовником постачальники.

 

І. Участь у першому етапі торгів за рамковою угодою на майданчику SmartTender

Процедура участі у першому етапі торгів за рамковою угодою найбільше схожа на процедуру участі у відкритих торгах з публікацією англійською мовою. Освоїти її алгоритм можна за допомогою нашої простої інструкції. Звертаємо вашу увагу, що брати участь у торгах за рамковою угодою можуть лише ті користувачі, які пройшли ідентифікацію. Про те, як це зробити, читайте в інструкції по ідентифікації учасника торгів Prozorro.

 

Крок №1 — вхід в обліковий запис

Для того, щоб взяти участь у торгах за рамковою угодою, увійдіть до свого облікового запису на майданчику SmartTender.

 

Натисніть кнопку «Вхід» у правому верхньому кутку сторінки. Введіть свої дані у форму та натисніть кнопку «Увійти» (мал. 1) або виберіть «Авторизуватись через КЕП/УЕП» чи «Авторизуватись через EHealth».

 

Мал. 1

 

Якщо ви не маєте облікового запису, його можна створити, керуючись нашою простою  інструкцією з реєстрації у Prozorro.

 

Крок №2 — пошук відповідного тендера

Перейдіть до розділу публічних закупівель на електронному торговельному майданчику SmartTender. Для цього клікніть по відповідному пункту основного меню на головній сторінці сайту або у випадному меню (мал. 2).

 

Мал. 2

 

У фільтрі, розташованому ліворуч, виберіть у підрозділі «Вид торгів» пункт «Укладання рамкової угоди» (мал. 3).

 

Мал. 3

 

Щоб знайти відповідний тендер, ви можете вписати у пошуковому рядку назву потрібного предмета закупівлі (наприклад, цукор), код ЄДРПОУ організатора або безпосередньо код процедури (мал. 4).

 

Для кращого результату скористайтеся й іншими фільтрами зліва. Тоді розумний пошук видасть найбільш релевантні результати.

 

Мал. 4

 

Крок №3 — подача заявки на участь

Якщо ви знайшли закупівлю, що вас влаштовує, можете переходити одразу до подачі заявки на участь у торгах. Однак перед цим рекомендуємо ознайомитися із детальною інформацією про закупівлю, щоб знати, наявність яких документів вимагає організатор торгів. Це можна зробити, натиснувши на назву закупівлі (мал. 5).

 

Мал. 5

 

На екрані відкриється сторінка детальної інформації про тендер. Тут зокрема знаходиться тендерна документація — найважливіша інформація про закупівлю, необхідна кожному постачальнику Прозорро. Саме в ній зазначені всі вимоги замовника.

 

Ви можете завантажити тендерну документацію для детального ознайомлення, натиснувши на відповідні позначки навпроти назв файлів або на кнопку «Завантажити всі файли» (мал. 6).

 

Мал. 6

 

Крок №4 — питання, вимоги та скарги

На етапі «Прийом пропозицій» ви за потреби можете поставити запитання стосовно умов закупівлі (кваліфікаційних вимог до постачальника або предмета закупівлі).

 

Щоб поставити питання організатору, перейдуть на вкладку «Запитання», виберіть предмет обговорення та натисніть «Поставити запитання» (мал. 7).

 

Важливо: Звернутись за роз’ясненнями можна не пізніше ніж за 10 днів до закінчення періоду подання пропозицій.

Мал. 7

 

На етапі «Прийом пропозицій» можна також залишити вимогу/скаргу на умови закупівлі.

 

Для того, щоб залишити вимогу про усунення порушення або скаргу на умови тендерної документації, перейдіть на вкладку «Вимоги/скарги на умови закупівлі», виберіть предмет оскарження та натисніть «Подати вимогу» або «Подати скаргу» (мал. 8).

 

Важливо: Подавати вимоги можна не пізніше ніж за 10 днів до закінчення періоду подання пропозицій, а скарги — не пізніше ніж за 4 дні до закінчення періоду подання пропозицій.

 

Мал. 8

 

У разі потреби ви маєте можливість замовити безкоштовну юридичну консультацію або повний юридичний супровід від фахівців SmartTender. Для цього натисніть, кнопку «Юридична допомога» на сторінці детальної інформації про тендер (мал. 9).

 

Мал. 9

 

Крок №5 — подача пропозиції

Зверніть увагу, що участь у державних закупівлях є платною для постачальників (тарифи Prozorro). Тому попередньо вам необхідно поповнити баланс, натиснувши кнопку «Сформувати рахунок» (мал. 10).

Мал. 10

 

Детальніше про те, як оплатити участь у торгах, читайте в нашій інструкції з поповнення балансу Prozorro.

 

Щоб взяти участь у закупівлі, натисніть кнопку «Подати пропозицію» та перейдіть на сторінку подачі пропозиції (мал. 11). Це також можна зробити одразу на сторінці пошуку торгів (мал. 12).

Мал. 11

Мал. 12

 

Завантаження файлів

На екрані відкриється сторінка подачі пропозиції. В першу чергу завантажте необхідні документи, натиснувши кнопку «Обрати файли». Їх зміст та оформлення мають відповідати вимогам, зазначеним організатором закупівлі в тендерній документації (мал. 13).

 

Важливо: розмір файлу не має перевищувати 49 MB.

Мал. 13

 

При завантаженні вкажіть тип кожного документа:

1. 1. Технічні специфікації — детальний опис якісних, кількісних та технічних характеристик предмета закупівлі.
   2. Документи, що підтверджують кваліфікацію — відповідність постачальника кваліфікаційним критеріям, встановленим у тендерній документації.
   3. Цінова пропозиція — ціна, що подається постачальником на весь обсяг закупівлі.
   4. Кошторис — розрахунок вартості виробництва товару, надання послуг чи виконання робіт, відповідно до вимог тендера.
   5. Документи, що підтверджують відповідність — документація, яка свідчить про відсутність підстав у замовника відхилити пропозицію.

 

Важливо: кожному файлу, що завантажується, необхідно правильно вибрати тип, оскільки документ, що містить цінову пропозицію, та кошторис мають відкритися лише після аукціону.

 

Після завантаження документів ви маєте підписати їх КЕП/УЕП. Для цього натисніть «Підписання файлів КЕП/УЕП» (мал. 14), виберіть потрібні файли та натисніть «Підписати обрані».

Мал. 14

 

Після цього на екрані зʼявиться спливаюче вікно накладання КЕП/УЕП (мал. 15). Завантажте файл підпису, впишіть пароль захисту ключа та натисніть кнопку «Підписати».

Мал. 15

 

Також у вас є можливість налаштувати конфіденційність документів, обмеживши доступ до перегляду іншим постачальникам. Для цього встановіть відмітку поряд із завантаженим документом та вкажіть причину конфіденційності (мал. 16). 

 

Важливо: Налаштування конфіденційності можливе тільки для типів документів: технічні специфікації, кошторис та цінова пропозиція. Документи, що підтверджують відповідність та кваліфікацію — доступні для публічного перегляду.

 

​

Мал. 16

 

Якщо замовник застосовує нецінові критерії

Під час створення тендеру, крім визначення переможця за ціною, організатор може також вказати інші (нецінові) критерії оцінки, такі як: умови оплати, термін виконання робіт, гарантійне обслуговування, експлуатаційні витрати тощо.

 

Організатор може визначити один чи декілька нецінових критеріїв, щодо яких застосовує загальну вагу і логіку оцінки. Загальна вага всіх нецінових критеріїв пропозиції не може перевищувати 30%.

 

Під час подачі пропозиції в такому разі необхідно вказати нецінові показники (1), за якими автоматично розраховується коефіцієнт корекції пропозиції. За цим коефіцієнтом визначається приведена сума пропозиції (2) (мал. 17).

 

Мал. 17

 

Якщо замовник застосовує багатолотову закупівлю

Організатор може розділити закупівлю на окремі лоти, зберігаючи однорідність предмета закупівлі між всіма лотами (співпадають перші чотири символи класифікатора ДК 021:2015).

 

Лоти можуть відрізнятись кількістю товарів або послуг, очікуваною вартістю, місцем постачання, рівнем класифікації предмета закупівлі, неціновими критеріями.

 

В багатолотовій закупівлі постачальник може подати одну пропозицію на один або декілька лотів одночасно.  Для детального розгляду інформації по лотах на сторінці подачі пропозиції натисніть «+ Прийняти участь» (мал. 18)

Мал. 18

 

Якщо замовник застосовує кваліфікаційні критерії

При створенні тендеру організатор вказує критерії, яким повинен відповідати постачальник. Перелік вимог відображається на сторінці детальної інформації про тендер/лот в окремому блоці «Електронна тендерна документація» (1). Щоб переглянути перелік вимог (2) та спосіб підтвердження, розгорніть список (3) (мал. 19).

Мал. 19

 

Детальніше про критерії читайте у нашій статті.

 

Цінова пропозиція

Після того, як ви завершили завантаження документів, впишіть вашу цінову пропозицію за предмет закупівлі у відповідному полі (мал. 20). За наявності субпідрядників також вкажіть додаткову інформацію і щодо них.

 

Важливо: Цінова пропозиція не повинна перевищувати очікувану вартість закупівлі, вказану організатором у тендерному оголошенні.

 

Мал. 20

 

Подача пропозиції

Обовʼязково поставте відмітку для підтвердження відповідності кваліфікаційним вимогам (мал. 21).

 

Після виконання всіх дій можна подавати пропозицію. Для цього натисніть кнопку «Надіслати пропозицію» внизу сторінки (мал. 21).

 

Мал. 21

 

Ваша пропозиція буде збережена як чернетка. Для активації пропозиції необхідно накласти КЕП/УЕП, оскільки без накладання КЕП/УЕП вона буде недійсною. Вкажіть тип ключа, виберіть файл підпису, пропишіть до нього пароль і натисніть кнопку «Підписати» (мал. 22).

Мал. 22

 

Після успішної подачі пропозиції, на екрані з'явиться повідомлення «Пропозиція подана і підписана КЕП/УЕП», а статус пропозиції зміниться на «Пропозиція подана. Пропозиція підписана КЕП/УЕП» (мал. 23).

Мал. 23

 

Лічильник на сторінці процедури покаже, коли відбудеться наступний етап вибраного вами тендеру (мал. 24).

 

Мал. 24

 

Зверніть увагу! Замовник має право вносити зміни до тендерної документації протягом всього періоду подання пропозицій. У випадку внесення змін він повинен продовжити тривалість періоду подання таким чином, аби до його завершення залишалось не менше 7 днів. За таких умов, якщо ви подали свою пропозицію до моменту внесення змін, її статус змінюється на «Потребує підтвердження». Для участі в аукціоні вам знадобиться ознайомитись зі змінами, які вніс замовник, та підтвердити вашу пропозицію або зробити заміну файлів.

 

На етапі прекваліфікації замовник проаналізує вашу пропозицію на відповідність вимогам тендерної документації та прийме рішення, чи допускати вас до наступного етапу — аукціону.

 

Крок №6 — прекваліфікація

На етапі «Прекваліфікація» замовник розглядає всі тендерні пропозиції та публікує протокол розгляду.

 

Усунення невідповідностей (24 години на виправлення)

У разі виявлення невідповідностей у пропозиціях учасників замовник публікує повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей пропозиції. У відповідь постачальники мають надати обґрунтування до закінчення терміну розгляду пропозицій.

 

Повідомлення містить таку інформацію:

• • перелік виявлених невідповідностей;
  • посилання на вимогу (вимоги) тендерної документації, щодо якої (яких) виявлені невідповідності;
  • перелік інформації та/або документів, які повинен подати учасник для усунення виявлених невідповідностей.

 

Повідомлення про необхідність усунення невідповідностей пропозиції постачальника відобразиться на детальній сторінці тендеру (мал. 25).

 

Мал. 25

 

Також ви отримаєте сповіщення на email (мал. 26).

 

Мал. 26

 

В такому разі вам необхідно надати обґрунтування в довільній формі, тобто завантажити документи до пропозиції як «Документи, що підтверджують кваліфікацію» (мал. 27).

 

Мал. 27

 

Якщо до вас було пред'явлено декілька вимог, інформація про них буде зберігатися історією на детальній сторінці тендеру, із зазначенням «Періоду» та «Опису» (мал. 28).

 

Мал. 28

 

Зверніть увагу! Пропозиція буде вважатися виправленою після завершення терміну на виправлення — 24 години. У цей час організатор отримає повідомлення стільки разів, скільки разів буде змінено пропозицію протягом виділеного терміну.

 

До завершення часу на обґрунтування у вас є можливість довантажувати до пропозиції конфіденційні документи та/або замінювати їх. При цьому налаштування конфіденційності копіюються з попередньої версії документа. Видалити відправлені документи неможливо.

 

Після завершення часу на виправлення, організатор може відхилити вашу пропозицію, якщо обґрунтування не надано чи з іншої причини, передбаченої Законом України «Про публічні закупівлі», або визнати пропозицію обґрунтованою.

 

Завершення прекваліфікації

Після оприлюднення замовником протоколу розгляду тендерних пропозицій електронна система закупівель автоматично розсилає повідомлення всім учасникам тендеру та оприлюднює перелік учасників, тендерні пропозиції яких не відхилені згідно з Законом України «Про публічні закупівлі».

 

Крок №7 — участь в електронному аукціоні

Якщо ви були допущені до участі в аукціоні, система надішле вам лист із посиланням на аукціон, інформацією про подачу пропозиції, допуском до аукціону та іншими необхідними даними.

 

В аукціоні перемагають ті учасники, які в процесі торгів запропонують найвигіднішу пропозицію. Переможців має бути щонайменше три. З ними підписують рамкову угоду терміном до 4 років. У договорі фіксуються цінові пропозиції за результатами аукціону.

 

ІІ. Участь у другому етапі торгів за рамковою угодою

При виникненні потреби у певному обсязі товару чи послуг, замовник оголошує другий етап торгів, і в ньому беруть участь лише ті постачальники, з якими підписано рамкову угоду.

 

Якщо ви є учасником угоди, ви отримаєте запрошення на електронну пошту (мал. 29) та запит на оновлення попередньо зафіксованої в Prozorro ціни за одиницю товару (чи надання послуг). Ціну можна залишити незмінною або зменшити. Під час публікації другого етапу торгів замовник може задати нову ціну за одиницю або виключити вас з рамкової угоди, про що система повідомить сповіщенням у вашому особистому кабінеті та листом на електронну пошту.

Мал. 29

 

За умовами рамкової угоди замовник може зазначити в тендерній документації «Проект рамкової угоди» максимальну кількість разів, коли учасник може не подати пропозиції до оголошених закупівель, після чого учасника буде виключено з рамкової угоди.

 

Якщо вас допустили до другого етапу торгів, для початку необхідно знайти саму закупівлю. Для цього у фільтрі, розташованому ліворуч, виберіть у підрозділі «Вид торгів» пункт «Відбір для закупівлі за рамковою угодою» та знайдіть закупівлю, щодо якої ви вже уклали рамкову угоду (мал. 30).

 

Мал. 30

 

Знайшовши картку відповідного тендеру, перейдіть на сторінку детальної інформації по тендеру. Для цього натисніть на назву предмета закупівлі або натисніть «Подати пропозицію» і одразу перейдіть на сторінку подачі пропозиції (мал. 31).

Мал. 31

 

Другий етап торгів відбувається по аналогії з процедурою спрощеної закупівлі. Тому вам знадобиться лише знову подати свою цінову пропозицію, натиснувши «Надіслати пропозицію»/»Надіслати» (мал. 32). Ціну можна залишити незмінною або зменшити. 

 

Мал. 32

 

Оскільки ви ще на першому етапі надали всі необхідні документи, повторно це робити не потрібно.

 

Для активації пропозиції необхідно накласти КЕП/УЕП, оскільки без накладання КЕП/УЕП вона буде недійсною. Вкажіть тип ключа, виберіть файл підпису, пропишіть до нього пароль і натисніть кнопку «Підписати» (мал. 33).

Мал. 33

 

Після успішної подачі пропозиції, на екрані з'явиться повідомлення «Пропозиція подана і підписана КЕП/УЕП», а статус пропозиції зміниться на «Пропозиція подана. Пропозиція підписана КЕП/УЕП» (мал. 34).

Мал. 34

 

Переможцем аукціону стає той постачальник, який запропонує найнижчу ціну.

 

Під час періоду «Кваліфікація» замовник розглядає пропозицію переможця, схвалює чи відхиляє її. За результатом другого етапу закупівлі за рамковою угодою замовник укладає з переможцем окремий договір на постачання товару чи надання послуг.

 

Якщо замовник знову захоче провести закупівлю за даною угодою, схема, описана в даному пункті, повторюється.

Знаходьте цікаві тендери, подавайте заявки на участь та перемагайте в держзакупівлях разом зі SmartTender!