Сервіс «Мої документи»

Кожен постачальник, який подає пропозицію до публічної закупівлі, має надати організатору пакет документів, вказаних в умовах тендерної документації.

 

Сервіс «Мої документи» — це хмарне сховище майданчика SmartTender, яке дозволяє завантажувати та зберігати необхідні документи, структурувати їх (створювати папки) та захищати нанесенням водяного знаку. Це дуже зручно, оскільки надає постачальнику такі можливості:

• • позбавляє необхідності завантажувати одні й ті ж самі документи в систему під час подачі кожної тендерної пропозиції;

  • дозволяє заздалегідь завантажити документи в систему, а тендерну пропозицію подати пізніше. Наприклад, якщо постачальник планує подати пропозицію у конкретний день, але знає, що не матиме доступу до робочого комп’ютера.

 

Як завантажити документи у хмарне сховище

Для того, щоб почати користуватися сервісом «Мої документи», використовуйте нашу просту інструкцію:

 

Крок №1 — авторизація на майданчику SmartTender

Для того, щоб завантажити необхідні документи у хмарне сховище «Мої документи», увійдіть до свого облікового запису на майданчику SmartTender.

Введіть свої дані у форму та натисніть кнопку «Увійти» (мал. 1).

 

Мал. 1

 

Звертаємо вашу увагу на те, що використовувати сервіс «Мої документи» можуть лише зареєстровані на майданчику SmartTender користувачі. Якщо у вас немає облікового запису, його можна створити, керуючись нашою простою інструкцією з реєстрації.

 

Крок №2 — перехід на сторінку сервісу

В особистому кабінеті в розділі «Додаткові сервіси» виберіть пункт «Мої документи» (мал. 2).

 

Мал. 2

 

На екрані відкриється сторінка для завантаження документів (мал. 3).

 

Мал. 3

 

Крок №3 — завантаження документів у хмарне сховище

Натисніть кнопку «Завантажити файл», щоб відкрити вікно для завантаження документів (мал. 4).

 

Мал. 4

 

Натисніть кнопку «Обрати файли» (мал. 5).

 

Мал. 5

 

Завантажте вибрані документи зі свого комп’ютера.

 

Важливо! Файли, які ви хочете завантажити, мають бути розміром не більше за 49 Мб.

 

Якщо ви не впевнені, що вибрали правильні документи, бажаєте перевірити їх, але не хочете закривати форму завантаження, ви можете заново скачати їх на свій комп’ютер для ознайомлення. Для цього наведіть курсор на назву необхідного документа, дочекайтеся, доки з’явиться кнопка «Завантажити», та натисніть на неї (мал. 6). Документ одразу завантажиться на ваш комп’ютер.

 

Мал. 6

 

Для того, щоб видалити зайвий документ зі списку, натисніть кнопку видалення (мал. 7).

 

Мал. 7

 

Натисніть кнопку «Ок», щоб завантажити документи в систему. Якщо все добре, система видасть вам текстове сповіщення «Файли успішно завантажені» (мал. 8).

 

Мал. 8

 

Важливо! Система не дозволить вам завантажити у сховище файл, назва та тип якого співпадають з уже завантаженим документом, а також файл розміром понад 49 Мб.

 

Для того, щоб упевнитися, що у сховищі знаходяться потрібні вам документи, перевіряйте їхню дату створення (мал. 9). Датою створення вважається момент, коли ви завантажили файл у «Мої документи».

 

Мал. 9

 

Доступні дії з документами у хмарному сховищі

З усіма завантаженими у сховище документами та створеними папками, ви можете здійснювати певний набір дій. Для цього натисніть кнопку з трьома крапками навпроти назви відповідного документа чи папки (мал. 10).

 

Мал. 10

 

У випадаючому меню виберіть необхідну команду для здійснення наступних дій:

1. 1. Змінити назву — виберіть команду «Перейменувати» та впишіть нову назву. Під час редагування важливо випадково не змінити/не видалити розширення файлу (в назві документа), інакше його буде неможливо відкрити.

   2. Перемістити документ в іншу папку — виберіть команду «Перемістити» та виберіть папку, в яку хочете перемістити документ (мал. 11).

 

Мал. 11

 

     3. Видалити документ — виберіть команду «Видалити».

     4. Захистити документ водяним знаком (функція працює лише для PDF-файлів) — виберіть команду «Нанести водяний знак». Після цього навпроти назви документа з’явиться відмітка про наявність водяного знаку (мал. 12), а на самому документі — відповідний напис (мал. 13). Видалити водяний знак з документа буде неможливо.

 

Мал. 12

 

Мал. 13

 

     5. Встановити автоматичне додавання документів у тендер (за умови, що ви вже подали пропозицію за цим тендером) — виберіть команду «Властивості», поставте галочку навпроти автододавання та натисніть кнопку «Ок» (мал. 14). Можливість доступна для користувачів комерційного напряму.

 

Мал. 14

 

     6. Встановити термін дії — кінцеву дату, після якої система автоматично видалить документ із сховища. Для цього виберіть команду «Змінити термін дії до» та впишіть необхідну дату або виберіть її у випадаючому календарі (мал. 15).

 

Мал. 15

 

За 1 день до закінчення терміну дії документа система надішле вам сповіщення про це (мал. 16).

 

Мал. 16

 

Документи з простроченим терміном дії виділяються червоним кольором (мал. 17). Додати до тендеру документи з простроченим терміном дії неможливо.

 

Мал. 17

Якщо ви хочете видалити чи перемістити одразу декілька папок чи документів, поставте галочки біля їхніх назв (або біля напису «Ім’я», якщо хочете виділити усі документи в папці) та натисніть відповідну кнопку «Видалити» чи «Перемістити» (мал. 18).

 

Мал. 18

 

Для того, щоб завантажити документ із сховища «Мої документи» на свій комп’ютер, натисніть на його назву (мал. 19).

 

Мал. 19

 

Створення папок та налаштування доступів

Якщо ви часто використовуєте сервіс «Мої документи» або одночасно берете участь у кількох закупівлях, рекомендуємо створювати окремі папки та сортувати документи між ними.

 

Для того, щоб створити нову папку, натисніть кнопку «Створити папку», введіть назву та натисніть клавішу Enter на клавіатурі (мал. 20).

 

Мал. 20

 

Натиснувши позначку з трьома крапками, можна налаштувати «Доступ» до кожної папки (мал. 21).

 

Мал. 21

 

Доступні рівні доступу для папок (мал. 22):

• • перегляд — виключно ознайомлення/завантаження документів;
  • коригування — доступ до всіх функцій для роботи з документами.

 

Мал. 22

 

Доступ встановлюється відповідно до структури підприємства (мал. 23).

 

Мал. 23

 

Основні правила доступу до папок/документів

Доступ можна встановити на будь-якому рівні вкладення (мал. 24).

 

 

Мал. 24

 

При цьому, після надання доступу користувачу, на його екрані папка буде відображена на верхньому рівні вкладення (мал. 25).

 

Мал. 25

 

У разі встановлення різних прав на верхній і другий рівень — права будуть розділені. Наприклад, якщо ви становите для папки «Prequalification» право доступу «Перегляд», а для папки «Prequalification 1.1» — «Коригування», користувач зможе коригувати лише папку «Prequalification 1.1», а всі інші вкладення папки «Prequalification» будуть доступні лише для перегляду, навіть якщо для них не налаштовувалися права доступу (мал. 26).

 

Тобто, щоб забезпечити коректну роботу користувача з документами, треба починати налаштування із вкладених папок і тільки потім переходити на верхній рівень.

 

Мал. 26

 

Щодо документів, які знаходяться на самому верхньому рівні вкладення в «Мої документи», неможливо надати доступ — властивості доступу налаштовуються виключно для папок та вкладених у них документів (мал. 27).

 

Мал. 27

 

Як користуватися розділом «Мої документи» під час подачі тендерної пропозиції

Одним з етапів подачі тендерної пропозиції до обраної закупівлі є додавання вказаних в умовах тендера документів.

 

Для того, щоб прикріпити до своєї пропозиції файли зі сховища «Мої документи», на сторінці подачі тендерної пропозиції натисніть кнопку «Обрати з моїх документів» (мал. 28).

 

Мал. 28

 

Поставте галочки навпроти назв необхідних документів (або навпроти напису «Мої документи», якщо хочете прикріпити одразу всі файли зі сховища) та натисніть кнопку «Прикріпити» (мал. 29). Вибір папки автоматично вибирає всі вкладені у ній файли. Документи моментально завантажаться до вашої тендерної пропозиції.

 

Мал. 29

 

Ви можете пересвідчитися, що додали правильні файли, завантаживши їх на свій комп’ютер — для цього наведіть курсор мишки на назву документа, дочекайтеся появи кнопки «Завантажити» та натисніть її. Також ви можете видалити непотрібні файли шляхом натискання відповідної кнопки видалення навпроти назви документа (мал. 30).

 

Мал. 30

 

Знаходьте цікаві тендери, подавайте заявки на участь і перемагайте в держзакупівлі разом зі SmartTender!